家庭檔案建檔流程

作者：浙江杭州市余杭區檔案局 高建華

來源：中國檔案資訊網

    家庭檔案建檔流程一般分為以下6個步驟。

    第一步：分類

    家庭檔案收集齊全后，要對這些檔案資料進行分類，分類的原則按不同載體、不同類型進行，如文書類、聲像類、日記類、證件類……

    第二步：整理

    以每位家庭為一個全宗進行整理。根據載體、類別的不同，選擇以卷或以件為單位，按國家標準和規范進行整理、編目、編號和排架。文書材料按《歸檔文件整理規則》進行整理編目；科技文件保持成套性，按《科學技術檔案案卷質量一般要求》進行整理編目；照片按《照片檔案管理規范》進行整理編目；錄音、錄像、磁盤、光盤等編寫文字說明編目裝盒；字畫以件為單位整理編目；其他大型物品以件為單位整理編目。

    第三步：編號

    為方便檢索，對每件（份）材料、物品進行編號。編號時要遵循檔案整理辦法中“同一保管期限內編流水號”的原則，不能重復；在每份檔案材料的首頁上方加蓋檔號章，編號的位置在檔號章內，不便直接書寫的，可以書寫在口取紙上，然后粘貼牢固。

    第四步：編目

    根據管理和利用家庭檔案工作的不同需要，分別編制目錄。主要包括歸檔文件目錄、案卷目錄和人名索引等。

    第五步：裝盒

    盒子的外觀、規格可視檔案材料的形式、材料、大小來選擇。盒子宜選檔案部門推薦的正規檔案盒，利于保管，便于使用；盒脊背要注明全宗號、分類號、件（卷）號、業主姓名、盒號等項目，以便查找。

    第六步：排列上架

    家庭檔案要按照分類排列上架。家庭檔案的分類可根據每個家庭

    檔案形成的多少靈活掌握，多則分、少則合。

    附件： 家庭建檔流程圖

                     零散的家庭檔案材料

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                        清理、鑒定

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                          分類

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             文書類 聲像類 日記類 證件類 其他類

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                       以下步驟略

    （本流程及圖由杭州市余杭區檔案學會高建華提供）