淺談?dòng)绊戨娮影鏅n案之合同條款資料篇

作者：南昌市灣里區(qū)檔案局 楊倩

來(lái)源：中國(guó)檔案資訊網(wǎng)

    電子版檔案是紙質(zhì)檔案掃描后形成的可讀性文件（基本屬于不可重新排版），被社會(huì)各界所認(rèn)可具有和紙質(zhì)檔案相同的價(jià)值，一般常用的格式有：JPEG、BMP、PSD、PNG等。可排版的電子版檔案，屬于紙質(zhì)檔案形成前的原始性文件，沒(méi)有簽字和蓋章，目前可以作為學(xué)習(xí)和參考性的閱覽資料，不具有檔案的真實(shí)性和原始性。愿將來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)更上一層時(shí)，能夠把電子版檔案制作成和紙質(zhì)檔案具有同等價(jià)值的存在，紙張浪費(fèi)就會(huì)大量減少，真正無(wú)紙化辦公和檔案信息化的時(shí)代應(yīng)該就到了，也可為全球環(huán)境做出巨大的貢獻(xiàn)。

    掃描版和可排版電子檔案的利用情況，在基層發(fā)生著很大變化，這幾年在檔案管理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在借閱檔案問(wèn)某個(gè)案卷有沒(méi)有電子版的人很多，管理人員都會(huì)說(shuō)上一句沒(méi)有或者不全，借閱的專工拿出照相機(jī)拍上幾張照片走了。足可見(jiàn)利用人群對(duì)電子版檔案的需求量逐漸增多，出現(xiàn)以上這種情況的原因我總結(jié)了兩個(gè)問(wèn)題。

    一、可讀電子版檔案設(shè)備的普及化

    隨著信息化的快速發(fā)展，可讀電子版檔案的設(shè)備功能在逐步加強(qiáng)，儲(chǔ)存量在不斷提高，其中攜帶方便瀏覽快捷的設(shè)備有：“筆記本、平板電腦、手機(jī)、照相機(jī)等”，移動(dòng)設(shè)備的普及更是給電子檔案的利用人群帶了更多的便捷，在這種時(shí)代的背景下，電子檔案被逐步推向普及與發(fā)展，依據(jù)最新《DLT241-2012火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》對(duì)電子版文件的收集、整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案正一步一步的走向規(guī)范化。

    二、合同條款的不嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)電子檔案的影響

    在一個(gè)工程建設(shè)期間，尤其是籌備和前期階段，建設(shè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)總承包、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位以及設(shè)備制造商簽訂合同時(shí)，必須明確規(guī)定施工資料移交的具體細(xì)節(jié)和資料的移交時(shí)間。這些情況會(huì)對(duì)之后的施工造成不必要的工期延誤和施工單位復(fù)印資料的經(jīng)濟(jì)損失。

    1.加強(qiáng)合同條款、明確資料的移交細(xì)節(jié)

    合同條款里面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子版檔案的要求不是很嚴(yán)謹(jǐn)，建設(shè)單位項(xiàng)目中的設(shè)備合同，對(duì)檔案移交沒(méi)有詳細(xì)的解釋，一般都是標(biāo)明紙質(zhì)檔案應(yīng)該移交多少份和電子版移交幾個(gè)。大多數(shù)電子版檔案移交到檔案室的都屬于可排版的電子文件，只有圖紙和說(shuō)明書，說(shuō)移交了移交資料不全，說(shuō)沒(méi)移交設(shè)備廠的確移交了。找設(shè)備廠家都沒(méi)法找，合同條款寫的不具體模棱兩可，電子版檔案的儲(chǔ)存設(shè)備混亂，有的是光盤，有的是U盤，給電子版檔案的管理造成了障礙，根據(jù)基層檔案管理方面的需要和將來(lái)生產(chǎn)后的利用，建設(shè)單位在簽訂合同時(shí)，必須要明確的提出紙質(zhì)和電子版檔案移交的數(shù)量，更應(yīng)該注重檔案的質(zhì)量。

    比如設(shè)備紙質(zhì)檔案應(yīng)包括:“設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)告、合格證、圖紙（需加蓋單位設(shè)計(jì)專業(yè)章，設(shè)計(jì)審核等人員簽字）設(shè)備說(shuō)明書。”電子版檔案應(yīng)包括：“掃描版電子檔案、可排版的電子文件檔案，儲(chǔ)存設(shè)備應(yīng)該統(tǒng)一要求，便于管理和安全利用，應(yīng)該移交光盤和U盤各兩份，光盤便于管理但是容易被劃壞，不利于利用。U盤不便于歸檔管理可是耐磨損便于利用。可以單獨(dú)找個(gè)地方有規(guī)律的存放，方便企業(yè)長(zhǎng)期利用。”這兩種電子版檔案利用的價(jià)值趨向有所不同，掃描版文件便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)行政部門檢查和審查以及企業(yè)員工有效利用。電子版文件只利于企業(yè)員工學(xué)習(xí)參考，編寫各專業(yè)操作規(guī)程和各種材料編輯排版的利用，使企業(yè)能夠節(jié)約時(shí)間成本起到了推動(dòng)性作用。

    2.規(guī)范資料條款、明確資料移交的時(shí)間

    在工程施工期間，最讓施工單位頭疼的是，施工人員充足施工資料缺乏，施工單位避免影響工期，拿著有限的一兩份資料自己去復(fù)印，最后工程施工完了，各設(shè)備廠家也把資料移交全了，設(shè)備資料在最有使用價(jià)值的時(shí)候沒(méi)有全部移交，失去了最佳的使用價(jià)值，之后多余的資料全部移交到檔案室，經(jīng)過(guò)管理人員的有序整理后保存到多余文件架上（要和正副歸檔卷冊(cè)排列順序一致便于查找）。投產(chǎn)后發(fā)放給各專業(yè)的生產(chǎn)維護(hù)技術(shù)人員，把剩余使用價(jià)值最大化。

    合同款項(xiàng)里設(shè)備資料移交時(shí)間情況的源頭，關(guān)鍵在于合同條款里沒(méi)有合理的交代清楚設(shè)備資料的移交時(shí)間。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)資料使用情況，合同條款里應(yīng)該注明：”設(shè)備廠家準(zhǔn)備給建設(shè)項(xiàng)目單位發(fā)設(shè)備時(shí)，提前把全部設(shè)備資料寄到或者移交到建設(shè)項(xiàng)目單位，設(shè)備進(jìn)廠以后施工單位能夠有充足的設(shè)備資料來(lái)施工。尤其是電子版在這個(gè)階段利用率很高，起到的作用尤為重要”。

    以上情況得出的結(jié)論是，如果建設(shè)單位在簽訂合同時(shí)能夠落實(shí)，直接給各建設(shè)單位和社會(huì)帶來(lái)時(shí)間、資金、資源上的節(jié)約，這不僅給施工單位節(jié)約了成本，給建設(shè)單位也會(huì)帶來(lái)不同層次益處。更值得關(guān)注的是避免了紙張?jiān)诟鞔箜?xiàng)目無(wú)價(jià)值的浪費(fèi)，為維護(hù)地球良好生態(tài)環(huán)境減少樹(shù)木砍伐做點(diǎn)貢獻(xiàn)，逐步實(shí)現(xiàn)當(dāng)下綠色環(huán)保、節(jié)約能源的終極目標(biāo)。