中華人民共和國國家標準

文書檔案案卷格式

GB/T 9705-88
The filing forms of administrative records

1.適用范圍

本標準適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。

2.案卷卷皮格式

文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。

2.1硬卷皮格式

nth="12" Year="1899">2.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸規格采用value="300" UnitName="mm">300mm×value="220" UnitName="mm">220mm或value="280" UnitName="mm">280mm×value="210" UnitName="mm">210mm(長×寬)。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三邊(上、下、翻口處)要另有value="70" UnitName="mm">70mm寬的折疊紙舌。

卷脊可根據需要分別設10、15、20mm三種厚度。

用于成卷裝訂的卷皮，上、下側裝訂處要各有value="20" UnitName="mm">20mm寬的裝訂紙舌。

本標準推薦使用value="250" UnitName="克">250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。

nth="12" Year="1899">2.1.2案卷封面項目

封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸。

nth="12" Year="1899">2.1.3封面項目的填寫方法

nth="12" Year="1899">2.1.3.1全宗名稱：

全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”“簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。nth="12" Year="1899">2.1.3.2類目名稱：

類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類，并應保持分類體系的穩定性。

nth="12" Year="1899">2.1.3.3案卷題名：

案卷題名即案卷標題，一般由立卷人自擬。案卷題名應當準確概括本卷文件的主要制發機關、內容、文種。文字應力求簡煉、明確。

nth="12" Year="1899">2.1.3.4時間：卷內文件所屬的起止年月。

nth="12" Year="1899">2.1.3.5保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。

nth="12" Year="1899">2.1.3.6件、頁數：裝訂的案卷要填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。

nth="12" Year="1899">2.1.3.7歸檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。

nth="12" Year="1899">2.1.3.8檔號的編制：

封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。

全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。

目錄號：全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。

案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。

nth="12" Year="1899">2.1.4卷脊項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號，其排列格式尺寸。

2.2軟卷皮格式

使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內保存。

nth="12" Year="1899">2.2.1軟卷皮外形尺寸：

軟卷皮設封皮和封底，其封皮和封底可根據需要采用長寬為value="297" UnitName="mm">297mm×value="210" UnitName="mm">210mm(供A4型紙用)或value="260" UnitName="mm">260mm×value="185" UnitName="mm">185mm(供16開型紙用)的規格。

nth="12" Year="1899">2.2.2軟卷皮封面項目：

軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置。

nth="12" Year="1899">2.2.3軟卷皮封二項目：

軟卷皮封二印制項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、心寸。

軟卷皮封二項目的填寫方法同3.4卷內文件目錄填寫方法。

nth="12" Year="1899">2.2.4軟卷皮封三印制項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，其尺寸位置。

軟卷皮封三項目的填寫方法同4.3卷內備考表填寫方法。

2.3卷盒格式

nth="12" Year="1899">2.3.1卷盒外形尺寸采用value="300" UnitName="mm">300mm×value="220" UnitName="mm">220mm(長×寬)，其高度可根據需要分別設置30、40或value="50" UnitName="mm">50mm的規格。在盒蓋翻口處中部要設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。

nth="12" Year="1899">2.3.2卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面為空白面。

卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。

2.4填寫要求

填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。

3.卷內文件目錄格式

3.1目錄用紙幅面尺寸采用國內通用16開型(即長×寬為value="260" UnitName="mm">260mm×value="185" UnitName="mm">185mm)或國際標準A4型(即長×寬為value="297" UnitName="mm">297mm×value="210" UnitName="mm">210mm)。

3.2頁邊與文字區尺寸

卷內目錄用紙上白邊(天頭)寬20±value=".5" UnitName="mm">0.5mm

卷內目錄用紙下白邊(地腳)寬15±value=".5" UnitName="mm">0.5mm

卷內目錄用紙左白邊(訂口)寬25±value=".5" UnitName="mm">0.5mm

卷內目錄用紙右白邊(翻口)寬15±value=".5" UnitName="mm">0.5mm

3.3卷內文件目錄項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、尺寸。

3.4卷內文件目錄填寫方法

nth="12" Year="1899">3.4.1順序號：以卷內文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號。

nth="12" Year="1899">3.4.2文號：文件制發機關的發文字號。

nth="12" Year="1899">3.4.3責任者：對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人，亦即文件的署名者。 3.4.4題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“〔 〕”號。

nth="12" Year="1899">3.4.5日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數字右下角加“·”號。

nth="12" Year="1899">3.4.6頁號：卷內文件所在之頁的編號。

nth="12" Year="1899">3.4.7單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：

全宗號 目錄號 案卷號 件號

4×value="15" UnitName="mm">15 mm

nth="12" Year="1899">3.4.8備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。

4.卷內備考表格式

4.1卷內備考表外形尺寸及頁邊與文字區尺寸均同卷內目錄。

4.2卷內備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸。

4.3卷內備考表填寫方法

nth="12" Year="1899">4.3.1本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。

nth="12" Year="1899">4.3.2立卷人：由責任立卷者簽名。

nth="12" Year="1899">4.3.3檢查人：由案卷質量審核者簽名。

nth="12" Year="1899">4.3.4立卷時間：填寫完成的立卷日期。

5.案卷各部分的排列格式

5.1使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：

案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。

5.2使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面(含卷內文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒保存。

6.文書檔案案卷格式監制

6.1文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表的監制權屬于各級檔案局。

6.2在卷皮封底的下部應印上“由××檔案局監制”的字樣。