新型檔案機構

隨著我國改革開放的順利進行和檔案學基礎理論研究的不斷深入，我國檔案機構的設置也出現了一些新情況。最近幾年來，在我國出現了一批新型檔案機構，其中較為突出的是文件中心、檔案寄存中心和檔案事務所（也有的稱為檔案咨詢中心）。應該說，除個別文件中心以外，這些新型檔案機構一般都屬于商業化的檔案中介機構，這些新型檔案機構的建立，對推動我國檔案工作的發展和探索我國檔案管理的新形式正發揮著積極作用。

一、文件中心

（一）文件中心的含義及其產生背景

1.文件中心的含義

文件中心是一種社會化、集約化和專業化的檔案管理機構，它的設置一般不像檔案室一樣隸屬于一個文件形成單位，而是按地區按系統建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構。

2.文件中心產生的背景

文件中心最早誕生于第二次世界大戰時期的美國。第二次世界大戰期間，美國政府機關的文件量迅速膨脹，大大加重了文件管理的負擔，加之辦公空間日益緊張，各部門對自己的文件不是束手無策就是漠不關心，致使大量文件沒有受到有組織、有制度的妥善保管，國家寶貴的檔案遺產處于嚴重的危險之中。這種情況引起了美國檔案界的焦慮。于是在檔案界的倡導和協助下，美國軍事部門創建了一種新型的文件管理機構--文件中心，把使用次數不多，但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里。1950年，美國《聯邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構

和美國一樣，第二次世界大戰后，許多國家都堆積有大量未到移交檔案館年限和未到銷毀年限的半現行或處于休眠階段的文件，并面臨著由于沒有任何存儲和處置這些文件的策略而帶來的各種危機，于是開始探索如何將這部分檔案文件盡可能更經濟有效地保管起來。許多國家檔案界認為文件中心不失為一種好的形式。于是，紛紛效仿美國建立文件中心或類似的檔案管理機構*如文件中心（加拿大）、中間檔案館（德國）、過渡性檔案館（英國）等。

在我國，甘肅省永靖縣于1988年成立了我國第一個文件中心。經過十多年的發展，永靖縣文件中心的參聯機關有了很大發展，并摸索出一整套文件中心運作與管理的方法。在國家檔案事業“十五”發展規劃中，國家有關部門已經明確提出在“十五”期間要加強建立文件中心的試點。

（二）文件中心的特征和類型

1.文件中心的特征

（1）文件中心主要是一種實體性管理機構。從已有的實踐來看，文件中心的主要目標就是為那些大量的休眠文件提供一個效率高、耗費低的安全庇護所。這就決定了文件中心的主要職能是：把文件從形成機關接收、存儲進文件中心；提供快速、準確的文件借閱服務，滿足用戶的需要；確保文件安全、管理科學；根據由機關制定、檔案館批準的文件處置表對文件進行處置，包括銷毀不需繼續保存的文件和向檔案館移交具有永久保存價值的文件。文件中心一般不從事與文件內容有關的研究活動，這是它與檔案館在職能上的一個根本區別。

（2）文件中心是一種社會化、集約化和專業化程度很高的檔案管理機構。文件中心一般要為若干參聯機關提供文件管理服務，與檔案室相比，它有較大的規模，服務對象也較多。由于其資金集中，專門性強，人員素質較高，因此，文件中心的管理能力和技術手段一般都要超過一個獨立單位設立的檔案管理機構。

（3）文件中心對其保管的處于休眠階段的文件只有保管權，而無所有權，文件的所有權仍屬于其形成機關。

（4）文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，它要對雙方負責。作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任。

（5）文件中心可以同時承擔文件管理咨詢與培訓的職能。如可為參聯與非參聯機關提供有關文件管理的建議與指導。

2.文件中心的類型

文件中心一般可分為兩大類：

（1）政府性文件中心。這是由政府撥款建立的，為政府機關服務的非營利性文件管理機構。這類文件中心在具體操作文件中心是以吸收參聯機關作為基本形式，并已經取得了較好的效果。

（2）商業性文件中心。這是由有關機構或個人創辦的一種營利性檔案管理機構，它為工商企業或個人提供現代化的文件存儲設施、科學的文件管理和高效的文件服務，它不屬于國家檔案管理系統之列，但它執行國家檔案行政管理部門的相關管理標準。商業性文件中心不靠政府撥款生存與發展，而是通過提供科學高效的文件管理服務收取一定的服務費用。這種商業性文件中心在國內外均有成功實踐。

二、檔案寄存中心

（一）檔案寄存中心的含義

檔案寄存中心是指由國家綜合檔案館設立的，為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存有償服務的機構。檔案寄存中心主要是接受不具備充分保管條件及配備檔案保管條件成本過高的國有與非國有企業及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營、生活等各項活動中形成的檔案的寄存。檔案寄存中心與為具有社會和歷史價值的各種檔案提供無償服務的綜合性檔案館不同，也與具有會員制性質、共籌資金按所籌資金劃分庫房等的聯合檔案室不同。在機構設置上，檔案寄存中心一般隸屬于某一檔案局（館）領導，并內設于檔案館內。這既與綜合檔案館是由國家各級政府設立并且領導不同，又與文件中心作為獨立性的、為機關非現行性文件提供保存服務的過渡性保管機構不同。

（二）創辦檔案寄存中心的背景

隨著經濟體制改革的不斷深入，尤其在國有企業改革及社會主義市場經濟規律對各行各業逐步發生作用的新情況下，檔案管理工作中也出現了如下新問題：

第一，在國有企業改革中，國有企業檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況。國有企業在破產、拍賣、改組、兼并、股份制合作等資產和產權變動過程中，它們所形成的檔案材料有不少是處于失控狀態，整理不及時、管理不完善、流向與歸屬不合理等現象十分普遍。

第二，非國有企業的檔案管理大多比較混亂。在非國有企業中，由于其內部機構往往比較簡單，企業員工流動性大，一般沒有檔案管理部門和專職檔案人員，檔案管理條件也較差，檔案失控以至損毀現象十分嚴重。

第三，一些社會團體和個人不具備檔案保管的充分條件。由于營造“小而全”的檔案保管條件所需費用過高，一些社會團體和個人無法具備檔案保管條件，導致了這些單位和個人所有的珍貴檔案與資料得不到妥善管理。

正是上述新問題的出現，客觀上推動了檔案寄存中心的創建。可以認為，檔案寄存中心是根據市場經濟體制下企業、社會團體與個人的需要而建立的一種新型檔案管理模式。它可以為社會提供社會化、專業化的檔案服務。

作為一種新型檔案管理機構，檔案寄存中心在我國還處在剛剛起步階段，因此，在今后，對檔案寄存中心的設置方法、人員編制、經費安排、工作規范、業務環節、收費標準等問題要充分研究總結，以促進檔案寄存中心的健康發展。

三、檔案事務所

（一）檔案事務所的含義及其產生背景

檔案事務所是指提供檔案事務服務的一種商業性檔案服務機構。

檔案事務所是適應近年來我國檔案工作中出現的一些新情況而建立的一種新型檔案機構。首先，近年來由于檔案業務量迅速增加，特別是檔案的監督、指導工作量大量增加，本行政區域內的所有機關、團體、企事業單位，甚至鄉（鎮）、村的檔案業務指導、監督任務概由檔案行政部門來承擔，檔案行政部門不堪重負；其次，由于有關部門在考慮人員編制時，往往忽視檔案行政管理部門的工作量和工作面，所給編制極少。這就造成了一方面是檔案局即使占用了檔案館的事業編制，也不能完全履行自身的職責，另一方面檔案館的編制被檔案局占用后，也使其正常業務工作受到了影響；此外，檔案部門人員參與檔案勞務性工作，一定程度上會削弱檔案行政管理部門的業務指導與監督職能。正是在這樣的背景下，我國部分地區建立了檔案事務所。檔案事務所的建立，可以承擔大量的檔案勞務性工作，減輕檔案部門指導、監督工作量過大的壓力，也使檔案部門可以集中力量抓好檔案局館的本職工作。

（二）檔案事務所的服務對象和服務范圍

檔案事務所的服務對象非常廣泛，一般包括該行政區域內各級國家綜合性檔案館，各機關、團體、企業（包括國有、集體、合資、獨資、私營企業）、事業單位，鄉（鎮）、村以及公民個人等。

檔案事務所的業務范圍，主要是開展檔案業務的指導、咨詢，以及各種檔案的勞務性服務工作。如檔案的整理、裝訂；各種檔案目錄的抄寫、著錄、打印；檔案的裱糊；破損檔案搶救。檔案事務所開展的檔案業務項目均為有償服務，應根據經濟核算的原則制定合理的收費標準。此外，檔案事務所還可以開展檔案用品的銷售等業務。

應該說明的是，檔案事務所與檔案部門創辦的各種服務部、經營部等有著重大差別。前者主要強調開展檔案的業務技術指導和檔案整理的勞務性有償服務；后者則主要強調檔案用品和物資方面的經營服務

（三）檔案事務所的性質及其管理

檔案事務所是獨立經營、獨立核算、自負盈虧的企業型單位。在用人制度上一般采取聘任制和臨時工制相結合的辦法，對少數檔案專業技術人員采用聘任制，利用他們開展檔案業務的指導和咨詢。事務所的其他工作人員一般則實行臨時工制，主要開展各種勞務性工作。

為了加強對檔案事務所的管理，各地檔案行政管理部門應會同有關部門制定檔案事務所的有關管理規定，并對檔案事務所的業務工作進行指導、監督。