民國檔案數字化前整理的理論來源—王可風民國檔案整理思想探析

探討和研究中國第二歷史檔案館(以下簡稱“二史館” ) 民國檔案數字化前整理的理論來源——王可風民國檔案整理思想，對于當前如火如荼的民國中央機關檔案數字化前整理具有一定的現實指導意義。被譽為“新中國民國檔案事業的開拓者”和二史館主要創建人的王可風(１９１１—１９７５ 年)，在整理民國中央機關檔案的實踐中，不僅懷著崇敬的心情“向蘇聯學習檔案工作理論和經驗”，而且還抱著批判的態度“繼承、發揚、改造傳統檔案整理的方式方法”，“深入探索整理民國檔案過程中帶有規律的問題”，創造性地探索出實踐與理論相結合、整理與鑒定互補充、當前與長遠共謀劃等適合民國檔案整理的新思想。這一新思想見識卓遠，歷久彌新，從而成為了二史館２１ 世紀民國中央機關檔案數字化前整理的理論來源。

一、實踐與理論相結合

在１９５０—１９５７ 年年底初步整理民國中央機關檔案全宗的實踐中，王可風率領同事們“積極地創造經驗又不斷地總結經驗”，“一個全宗檔案整理完，或一項工作做完，都作一次總結”，經年累月地堅持不懈，在第一步的整理實踐中孕育了民國中央機關檔案整理的理論結晶。

一是“片紙只字不得損毀”的指導思想。王可風要言不煩地指出，民國中央機關檔案是最珍貴的歷史資料，是國家和人民的公共財富。“檔案文件是第一手材料，是歷史的真實記錄。” 過去舊政權中央機關的歷史檔案，“除了記錄反動統治者的一切陰謀和罪惡以外，也反映著全國人民的生產斗爭和政治斗爭”。 同時，民國中央機關檔案過去保管狀況欠佳，損失較大，遺存的檔案彌足珍貴。如民國北京政府的檔案，“幾乎找不到較為完整的一個機關檔案”。 抗戰后南京國民政府西遷重慶，國府和各院部會及淪陷區省府檔案亦散棄許多。針對民國中央機關檔案遺存于世的稀缺性和作為歷史真實記錄與國家財富的重要性，王可風嚴格地要求整理工作人員認真遵守工作流程和工作方法，不得隨意損壞和丟棄“片紙只字”，最大限度地在整理過程中保護了民國中央機關檔案實體，形成了“片紙只字不得損毀” 的指導思想。

二是初整細整“兩步走” 的思想。王可風深有感觸地總結了民國中央機關檔案的政治、科學和社會價值: 在政治上，司法、檢查與公安機關等可以利用歷史檔案來揭露“人民的敵人”。在科學上，發展自然科學和社會科學，離不開歷史檔案的利用；推進馬克思主義歷史科學的發展也需要重視和善于運用歷史檔案。因為馬克思主義歷史學家不是“隨便地選擇史料和輕視記載事實素材的史料”，而是必須“用全力來搜集和有系統地利用那些記載有豐富事實的史料”， 即歷史檔案。在社會上，歷史檔案可為國家社會主義建設提供必要的參考資料，如治淮工程中使用的水文資料等。針對國家社會主義改造與建設對民國中央機關檔案需要的迫切性和檔案多、人手少、經驗缺的現實性，王可風明確地要求先按全宗進行初步整理，等條件具備時再進行第二步細整，以滿足國家當前改造與建設以及科學文化研究對檔案的實際需要，初步地形成了初整細整“兩步走” 的思想。

三是利用原基礎和按全宗與來源整理的思想。王可風不無清醒地認識到，由于舊政權未建立起科學完善的文書處理與檔案工作的方法和系統，致使民國中央機關檔案很大一部分還處在“零散文件” 階段，亟須進行系統化的整理。同時，傳統檔案工作缺乏系統研究，沒有成為一門科學，需要在繼承的基礎上進行改造和揚棄。借鑒蘇聯經驗和理論開展的檔案整理工作才剛剛開始，目前水平有待提高。針對檔案整齊零散程度不一、“案” “卷” 不分的客觀性和整理工作時間緊、任務重的困難，王可風正確地采用了根據立檔單位沿革實際和檔案文件原有基礎進行整理的方法，有效地提升了典藏檔案的整理速度和質量，系統地確立了利用原基礎和按全宗與來源整理等原則。

與此同時，這些理論結晶也反過來成功地指導了民國中央機關檔案整理工作的實踐，即指導了全宗的審慎確定、分類的斟酌選擇、清檢的層層深入、立卷的特征考慮、標題的擬寫修改、系統化排列的科學調整等。不可否認的是，如果“沒有理論的知識，沒有理論的指導，系統地總結業務經驗” ，也就不可能有民國中央機關檔案整理工作的第一步成功實踐。

二、整理與鑒定互補充

在披沙漉金地整理民國中央機關檔案全宗的過程中，王可風全面系統地歸納了民國檔案系統化整理與鑒定相互補充的思想，即根據檔案科學原則、文件價值和利用目的，分清主從輕重，區分清楚分析立卷和綜合整理的文件類別，以利于掌控整理時間和速度。

一是根據檔案全宗的具體實際，適當采用年代—組織方案或組織—年代方案或問題方案等進行分類。其中以年代—組織方案和組織—年代方案最為優越，如按年代分類的有民國北京政府總統府的檔案、按組織分類的有軍需署的檔案等。當年代跨度較大或混亂不清，以及組織機構變化復雜甚至無法辨清的時候，則采用最為困難的問題方案。問題方案習慣上分為總務和業務兩類，有時也兩類并立。總務類: 法規、組織、會議、計劃、建議、報告、調查、統計、資料、文書、電信、印信、檔案、圖書、事務(庶務) 等；業務類要因“宗” 制宜，具體問題具體確定。如南京國民政府經濟部檔案分為:工業類、礦業類、電業類、商業類、國際貿易類、經濟統制類和農漁水利類等。

二是由類而項而目式地層層深入開展清檢工作。本著提綱挈領、循序漸進、以簡馭繁的原則，采取“劈分法”，先把檔案分成大類，然后再分其中一類，接著再分其中一項、一目。這樣就可以準確而系統地把文件按其屬性清檢到一定的位置。

三是考慮６ 個特征，保持文件歷史聯系，靈活做好立卷工作。蘇聯檔案理論認為，立卷的６ 個特征是: 名稱、作者、問題—實物、通訊者、地理和年代，多數檔案文件是按名稱、問題或實物和年代等特征立卷的。運用這些特征時，首先要善于找出主要特征，然后結合次要特征，遵循符合客觀發展過程和保持文件之間歷史聯系的原則，用聯系的、全局的眼光和批判的揚棄的態度，靈活地考慮文件的重要性和利用問題，適時運用層層深入類、項、目的“魚鱗法” 來進行立卷。

四是在立卷的同時進行標題工作。雖然在立卷時了解了相關檔案文件的內容，但是這種了解是隨著分類、清檢和立卷的層層深入而逐步完善的，因此需先擬寫標題初稿，經過多次審定修改后，才能最終定稿。標題要堅持政治正確，保持時代特點，揭示主要內容，力求語言簡潔，標清文件名稱，避免“案” “卷” 不分。

五是按照全宗對類項與類項間、案卷與案卷間進行全面的系統化排列。因為檔案文件是按分類分項分目的方式進行層層深入的清檢、立卷和標題的，基本上已經系統化了，所以主要是對全宗進行類項與類項間、案卷與案卷間的全面系統的排列，同時“研究案卷立得正確與否，加以調整離并”，“研究標題初稿的正確與否，作最后的修正改定”， 對于量多卷繁的全宗，則在初步系統化排列后，再有重點地對卷內文件按照工作性質、意義大小、年代、地理、名稱和通訊者等６ 個特征進行排列。之后還可進行一次檢查和調整，以利于提高整理質量，便于編號編目。

邊整理邊鑒定，邊鑒定邊整理，使得王可風切中肯綮地確立了民國中央機關檔案文件按年代、組織和問題結合式的分類、“劈分法” 式的清檢、“魚鱗法” 式的立卷、逐步完善式的標題、科學化系統化排列等整理與鑒定互補充的步驟和方法，為開展有序高效的整理工作奠定了良好的基礎。

三、當前與長遠共謀劃

在整理卷帙浩繁的民國中央機關檔案實踐中，王可風針對當前檔案整理人員業務素質的參差性和細化整理檔案的長期性，以專業性和前瞻性的眼光詳細地規劃了工作人員的業務提升和檔案整理的長遠愿景，清晰地指明了民國中央機關檔案整理的發展方向和升級路徑。

首先，王可風滿懷豪情地制訂了民國中央機關檔案整理的１２ 年遠景規劃。１９５６ 年３ 月，王可風主持制訂了?關于南京史料整理處１２ 年遠景規劃的意見?，明確提出未來１２ 年民國中央機關檔案整理的具體規劃: 一是在“一五” 計劃內“將所存１９５５ 年以前所接收的歷史檔案完成初步整理工作”，“隨時展開新接收檔案的初步整理工作”。 二是將１９５３ 年以前整理混淆的全宗“一律按立檔單位糾正”。雖然已經從１９５６ 年起開始糾正調整，但是要爭取“在１９５７ 年把重要的都調整完畢”，“１９５８ 年內把所有的調整完畢”。 三是在全宗正確的基礎上，“有輕重有先后地按科學方法” 開展第二步復整工作。從“二五” 計劃開始，根據檔案文件的重要性和國家使用需要，“選擇一個全宗內某幾類或某幾目檔案，全類、全項或全目進行復整”，即開展初整細整“兩步走” 的第二步細整工作。四是要在整理業務工作中培養和“鍛煉出一批歷史檔案整理工作專家”。在“二五” 計劃末，爭取培養５ ~ １０ 人，到“三五” 計劃末，培養成功１５~２０ 人。其基本要求是: “對歷史檔案有專門鑒認的能力及對歷史檔案文件的專門知識”；“掌握歷史檔案科學的基本理論，有合于科學水平的整理能力”；“在長期工作歷練中熟悉許多材料，足以供研究者的必要的咨詢”；“具備一定的馬列主義理論水平與歷史學、史料學的必備的知識”。

其次，王可風高瞻遠矚地制訂了民國中央機關檔案整理的１０ 年工作規劃。１９６２ 年９ 月，王可風主持制訂了?關于南京史料整理處１９６２—１９７２ 年十年工作規劃的意見?，簡練地規劃了未來１０ 年民國中央機關檔案整理的工作方向。一是基本完成繼續接收的散存于全國各地的５０ 多萬卷檔案的初步整理工作；二是進一步細化整理已經初整過的“重要的全宗和某些全宗內的重要部分”；三是培養鍛煉“又紅又專” 的業務工作人員和干部。

王可風的民國檔案整理實踐與理論相結合、整理與鑒定互補充、當前與長遠共謀劃的思想，立足于堅實的民國中央機關檔案整理實踐，升華于精準的民國中央機關檔案鑒定校勘，創新于深邃的民國中央機關檔案理論思考。由于見識卓遠，歷久彌新，從而成為了二史館２１ 世紀民國中央機關檔案數字化前整理的理論來源。２００９ 年以來，二史館重點啟動的館藏民國中央機關檔案全宗和專題的數字化前整理，其指導理論在很大程度上帶有王可風的民國檔案整理思想的深刻印記。一是數字化前整理的重要性和必要性。全體數字化前整理工作人員不僅關注到館藏檔案作為歷史的記憶、文明的載體和社會的財富的稀缺性，而且認識到館藏檔案“在政府決策、經濟建設、學術研究、對外交流以及愛國主義教育等方面發揮的作用”的重要性；不僅體會到數字化前整理對于改變館藏檔案“一全宗多子號、一案卷多宗號” 等問題的亟須性，而且意識到數字化前整理對于數字化掃描和縮微、檢索和利用以及永久保護檔案實體的必要性。二是數字化前整理全宗的原則和規范。主要有４個: 第一，按全宗整理。“針對各個全宗的不同情況，制訂出每個全宗的具體整理方案。”第二，利用原基礎。“保持原全宗號、案卷號和卷號編排次序。” 第三，邊整理邊鑒定。整理時剔除金屬物，標明重份文件和特殊文件等。第四，根據實際確定整理進度。“先易后難，并結合全宗重要程度和查檔利用、庫房調整等情況，妥善安排。”三是數字化前整理的系統化整理步驟和方法。遵循細化整理的科學流程，先清點案卷，解決一卷多宗等問題，再核對和修改案卷標題，然后固定卷宗，編排卷內文件次序，編寫文件頁碼，之后注明特殊檔案、標清重份和需要說明的案卷情況，最后錄入、校對和編制卷宗目錄，編寫全宗整理說明，移交檔案原件。四是數字化前整理的長遠規劃和愿景。在?中國第二歷史檔案館數字化整理方案? 中，具體規劃分為三個階段: 第一階段(２００９—２０１３ 年) 為五年，完成南京國民政府和汪偽國民政府主要中央部會等檔案的數字化前整理工作。第二階段(２０１４—２０１８ 年) 也為五年，完成南京國民政府和汪偽國民政府的大部分全宗檔案的數字化前整理工作。第三階段(２０１９—２０２８ 年) 為十年，完成民國北京政府、個人全宗、南京國民政府剩余全宗以及不開放全宗檔案的全部數字化前整理工作。從以上所述可以看出，２１ 世紀民國中央機關檔案數字化前整理的指導理論，似乎天然地帶有王可風“所付的精神架構”。從這個意義上說，王可風的民國檔案整理思想無疑就是２１ 世紀民國中央機關檔案數字化前整理的理論來源。