數字化前檔案整理的實施方式
(一) 數字化前檔案整理的實施方式
根據社會化程度不同，數字化前檔案整理可分為單位內部組織、市場化方式和與高校、研究所合作整理。其中，市場化方式的社會化程度最高，也是現在檔案部門采用最多的一種實施方式。
(二) 市場化方式
市場化方式是一種業務外包方式，由檔案部門提出具體要求，經由政府采購(公開招標、單一來源、競爭性談判等)，借助社會力量整理館藏檔案。市場化下的檔案整理實施方式如圖３ 所示。
市場化方式減輕了檔案部門的工作強度，加快了檔案整理的速度，促進檔案數字化進程。它是檔案工作順應全社會分工合作的時代趨勢下發展出的實施方式。
但是由于檔案本身的安全保密的要求和檔案外包服務商良莠不齊等多種因素，市場化方式也存在諸多問題:
一是檔案外包業務是一個新興產業，市場還不是很成熟，檔案外包服務商專業程度差別很大，工作人員流動較大。以保密為例，陜西只有較少的外包服務商獲得了由保密部門頒發的針對檔案方面的資格證書，部分外包服務商有完整的保密規范和內部保密協議，而部分外包服務商甚至在保密方面的規定規范空缺。
二是不同的政府采購方式招標到的檔案外包服務商的側重點不同。單一來源能保持檔案整理工作的延續性，不會每年更換不同的服務商，工作配合度比較好，工作銜接方便，但是隨著合作時間的增長，外包服務商對項目重視度下降，提價的訴求增加，工作人員熟練度高但是與檔案部門人員在業務方面溝通減少。公開招標和競爭性談判會導致檔案外包服務商流動性比較高，每年都要重新從零溝通，工作銜接麻煩，對項目收尾階段調卷數量掌握要求高，但是外包服務商重視度高，價格控制比較好。公開招標和競爭性談判也存在區別。公開招標對外包服務商的服務、價格等多方面評判，中標服務商綜合水平較高，價格中等。競爭性談判中標服務商價格最低，但是由于入門門檻較低，有可能中標公司在專業素質和保密方面不盡如人意。
三是政府采購方式需要跟財政部門或者采購中介部門進行溝通，但是由于國家采購政策的要求，可能招不到合適的中標公司或不符合檔案部門的相關條例和規定。以保密為例，政府檔案有比較高的保密和安全訴求，而且近年來國家檔案局也多次就檔案安全發文(如檔辦發[２０１４] ７ 號、檔發[２０１６] ６ 號等)，但是未對檔案整理外包服務商明確提出需要獲得相關保密資質，只是要優先選用。而采購工作中，如果硬性要求必須有保密資質的服務商才可進入招投標范圍，可能會被財政部門、采購中介部門或者無保密資質的服務商質疑；如果不硬性規定，只做公司保密和安全措施的要求，對有保密資質的提出優先選用，由于屬于資格條件，在競爭性談判中不能體現，在公開招標中又不能作為評分標準，可操作性太差，有可能導致中標公司沒有國家認證的保密方面的相關資質，保密部門可能會對此提出質疑，而且檔案的保密安全也得不到最大限度的保證。
四是外包服務商中斷合作。外包服務商由于自身的經營狀況發生重大變化或者其他各種原因，外包服務商中斷履行外包合同，會給檔案部門帶來不可估量的損失，拖慢數字化進程。
