淺談民國檔案數字化前整理業務承包之培訓

隨著全球大數據時代的到來，構建數字檔案館已成必然。紙質檔案的數字化是數字檔案館建設的基礎，目前全國各地檔案館的檔案數字化工作正在如火如荼地開展。由于檔案館人力的不足和檔案數字化進度的要求，采用外包的形式開展檔案數字化工作已是眾多檔案館的選擇。民國檔案數字化前整理是專業性很強的一項工作，它是檔案數字化的第一道工序，是極為關鍵的一環，其科學與否、質量高低都將直接影響到檔案數字化的整體質量，乃至決定整個檔案數字化工作的成敗。因此，要做好檔案數字化前整理工作，加強對項目組員工進行檔案數字化前整理業務技能培訓就顯得尤為重要。

今天我將從４ 個方面跟大家介紹一下檔案數字化前整理業務培訓。

(一) 檔案數字化前整理業務培訓以提高工作質量為目的。檔案數字化前整理業務培訓是實現檔案實體精細化、管理自動化的基礎。由于民國檔案的形成、歸檔年代相對較長，并且是按照當時的標準規范整理，難免有不能滿足計算機環境下檔案數字化規范的要求，也難免會因整理人員業務水平的高低和理解不同而存在整理的誤差；等等。要在數字化前整理中解決這些問題與不足，就要對整理人員提出更高的要求。只有通過檔案數字化前整理業務培訓，提高整理人員的業務水平，讓他們系統地學習并掌握檔案分卷、擬寫標題、文件排序、卷內秩序固定等業務技能。

(二) 檔案數字化前整理業務培訓以提高工作效率為目的。檔案數字化以外包形式開展，人員投入較多，工作場面較大，一般都是采用多人批量加工、工序流水作業，前后環節相互影響，每個環節相互銜接的順暢與否，關系到流水線的整體工作效率。

(一) 堅持以人為本

對從事檔案數字化前整理工作的員工要嚴格要求，以全面保護檔案實體、有效開發利用檔案為出發點，讓他們外化于行，內化于心，明確崗位工作職責與工作內容，掌握工作技能與工作要領，盡快進入崗位角色，熱愛所從事的工作。

(二) 打鐵還需自身硬

由于民國檔案數字化前整理工作的業務培訓不同于一般企業對新員工的入職培訓。所以要求我們:

首先，要有過硬的師資儲備。檔案數字化前整理工作的崗前業務培訓對培訓指導老師自身的要求相對較高，他們必須具備全面的專業知識、熟練的操作技能、豐富的實踐經驗，并且能耐心、細心地解決整理人員在培訓期間所遇到的種種問題。

其次，要有可塑造的隊伍。由于民國檔案數字化前整理工作的特殊性，外包公司根據館方專業對口的要求，多數選擇漢語言文學、歷史、檔案學等文史專業的人員，專業對口會大大提高培訓的效率。

最后，要有穩定的工作團隊。檔案數字化前整理工作難度大，新員工培訓周期較長，有的員工在培訓期間由于難以適應崗位要求而被淘汰，加之工作內容相對枯燥，有的員工往往不能長期堅持，就會造成人員培訓的成功率相對較低。因此，我們把招聘到的合格員工當作人才對待，建立工作激勵機制穩定隊伍，有了穩定的隊伍才會收到事半功倍的效果。

檔案數字化前整理工作采取“館方老師指導、整理業務外包” 的新型工作模式開展。在此模式下，通過與館方老師的大力配合，項目組在工作中通過不斷的積累摸索，建立了系統的崗位培訓指導方案，以前期集中培訓與后期在崗指導培訓相結合的方式開展。

(一) 崗前集中培訓

每個剛接觸民國檔案數字化前整理工作的新員工都如同一張白紙，對工作充滿了好奇與茫然，前期的集中培訓主要為:

一是了解民國歷史，通過學習了解這一時期的政治、外交、軍事、經濟、文化和教育等各方面的概況，以及這一時期的中共黨史，避免出現政治性問題。

二是熟悉民國檔案，以各種案卷為實例，教其看懂檔案內容，搞清責任者與事由發展的來龍去脈，以培養新員工對民國檔案的理解能力，為擬寫案卷標題打下基礎。

三是以工作中各種實例為教材，逐一講解在案卷整理與標題擬寫中的常見錯誤及注意事項，使新員工快速熟悉工作內容，掌握工作要求。但新員工在培訓初期由于缺乏經驗和對檔案生疏，往往在檔案行文關系梳理和責任者查找上會犯低級錯誤。

例如，標題“行政院函請交通部檢送交通刊物案”，實際上“行政院”與“交通部” 是上下級關系，故正確標題為“行政院令交通部檢送交通刊物案”。再例如“財務司平漢、粵漢、隴海等鐵路線向銀行借款合同” 許多機構都有財務司，這里財務司作為責任者不明確，經過對案卷實體確認應加上“交通部”，這樣責任者就完整了。

四是提高新員工對民國檔案文字的認知能力。在閱讀檔案時遇到不能識別的繁體、異體、草書等字體，要讓其養成查閱字典、?辭海? 等工具書的習慣，以避免憑經驗感覺認字而鬧出笑話。例如，之前我們所犯的把湖南省耒陽縣的“耒” 誤認為“來”，黃“汎” (泛) 區誤認為黃“汛” 區，草書的“赤” 被誤認為“東”，“縣” 被認為“孫”。所以在今后的培訓中，我們著重培養督促新員工養成查閱工具書的習慣，不疏忽、不大意，力爭杜絕錯字現象。

(二) 在崗培訓指導

一是在崗培訓指導。培訓指導老師會手把手地帶領新員工以充分利用檔案原基礎為原則，以理解案卷內容為基準，對案卷內文件規則排序、準確揭示案卷主題并做好案卷重份文件的處理及對卷內特殊載體的備注等項工作，待新員工慢慢熟悉整理各項環節能獨立工作時，培訓指導老師即擔任起質量檢查的工作。

此外，為保質保量地開展檔案數字化前整理工作，新員工培訓考核也是崗前培訓的一項重要內容，除了日常工作考核外，還會定期對新員工進行考核測評，考核測評的方式主要為口頭表達和書面表達。口頭表達主要體現為每周的項目例會，培訓指導老師會把平時常見的問題匯集，進行現場問答；書面表達主要為不定期舉行考試，新進員工在規定時間內作答。考核測評只是一種手段，主要目的是及時了解該崗位人員工作中的欠缺與不足，并再次有針對性地、系統地培訓講解。

二是應用案例有針對的培訓。培訓工作只是案卷整理前的一項知識準備工作，但在具體的操作過程中，可能會遇到各種各樣的問題，只有在遇到問題、解決問題的反復循環中才能積累實踐經驗。有些實際案例成了我們培訓的最好教材，也驗證了民國檔案的特殊性。

例如: 我們在檢查“各軍事學校與訓練班檔案匯集” 這一全宗的標題質量時，發現有一卷整理后的標題為: “ ?軍閥孫傳芳軍校同學錄? ”，因為“軍閥” 二字絕不會出現在任何正式學校的校名上，請教現場指導老師后，立即調出原卷，發現此卷缺少封面，因整理人員缺乏經驗，無法判斷是哪個軍校的同學錄，便直接沿用原卷皮上的標題。雖然原立檔人員經過相關考證，猜測該校為孫傳芳所辦，故取“ ?軍閥孫傳芳軍校同學錄? ” 標題，但本著嚴謹的工作態度和對利用者的負責，我們與管理組老師決心考證出原校名，并共同查閱?民國人物大辭典? ?民國時期組織簡介? ?辭海? 等相關資料與工具書，通過該卷透露的人名、職官等進行檢索，又請教館內資深軍事專家，同時也借助互聯網進行查找，通過一系列資料信息提示，將該案卷標題暫定為“ ?金陵軍官學校同學錄? ”，因該軍校為孫傳芳所辦，但仍懷疑其精準性。最后對該全宗電子目錄進行檢查，又找到了標題為“ ?金陵軍官學校校友錄? ” 的案卷，疑似與該卷有關，通過這二卷進行核對，并經老師鑒定，最終確認此二卷原為一個整體。該全宗原為館方接收來的檔案，被原立檔單位分為兩卷，標題為“ ?金陵軍官學校同學錄? ” 的案卷只有封面和極少部分內容，而標題為?軍閥孫傳芳軍校同學錄? 內容較多，且兩卷又裝訂整齊，不像被分過的卷。經過最終鑒定，將兩卷合并為一卷，分隔近６０ 年終于在館藏檔案數字化前整理的今天得以“破鏡重圓”。

事后我們針對標題政治性色彩強烈詞語的使用方法進行培訓講解，對標題規范用語進行強調，要求整理人員始終要抱著謹慎的態度，多方考證，及時請教指導老師，確保檔案標題準確性并還原歷史真實面貌。避免在今后的操作中，出現類似的問題。

通過培訓，我們已經培養了民國檔案數字化前整理的專業隊伍，在分卷、擬寫標題、編頁等工作環節都有若干名骨干員工，為公司儲備了一批優秀的人才隊伍，更為后期工作奠定了良好的基礎。更主要的是通過培訓和館方業務老師的指導，合格的專業隊伍為我司連續４ 年與中國第二歷史檔案館(以下簡稱“二史館” ) 簽訂民國檔案數字化前整理項目合同提供了人力資源的保障。

民國檔案數字化前整理工作任重而道遠，建立文件級目錄檢索體系是檔案深化檢索的最重要內容。二史館乃至全國各大檔案館開展民國檔案文件級標題著錄標引工作大勢所趨，而我們在前整理的過程中已有意向文件級靠攏，在整卷遇到零散卷時，非常注重文件排序，因為從長遠來看，文件排序的好壞直接影響今后文件級的整理，檔案已經形成電子檔，今后擬文件級標題必然是直接對照電子檔，如果現在不將卷內文件順序排好，會給今后文件級標題的加工帶來許多麻煩。在現場指導老師的幫助下，現在已經將部分案卷在立卷和擬寫案卷標題時采用文件級標題。我們自承接二史館民國檔案前整理項目開始一直在做案卷級標題的整理，不僅有一批優秀的整理案卷級標題的能手，而且有能力培養整理文件級標題的人才。整理過案卷級標題的人員，因為有了深厚的功底，所以只要稍加培訓，便可上崗。扎實的培訓指導工作為我司與二史館的進一步合作打下基礎。我們將繼續努力，在工作中不斷積累經驗，提高專業素質以適應新的需求，為民國檔案數字化做出微薄貢獻。