數(shù)字化前檔案整理的方式

根據(jù)檔案整理工作流程中人員分工情況，檔案整理方式可分為單人整理方式、流水式整理方式和分組合作整理方式。

 (一) 單人整理方式

單人整理方式是指一人單獨(dú)完成其中一個(gè)案卷的編頁、編目、寫卷皮、填寫備考表、整理、裝訂、貼標(biāo)簽，每一個(gè)檔案整理人員都需熟練掌握檔案整理全部要求、標(biāo)準(zhǔn)和工作方法。

(二) 流水式整理方式

流水式整理方式是指整理環(huán)節(jié)流水作業(yè)，編頁、編目、寫卷皮、填寫備考表、整理、裝訂、貼標(biāo)簽均由不同工作人員完成，以工作環(huán)節(jié)劃分，工作人員只需熟練掌握其中一個(gè)工作環(huán)節(jié)的要求、標(biāo)準(zhǔn)和工作方法，清楚了解上一環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。

(三) 分組合作整理方式

分組合作整理方式是指分小組完成編頁、編目、寫卷皮、填寫備考表、整理、裝訂、貼標(biāo)簽環(huán)節(jié)，由小組長調(diào)配，組員協(xié)作配合。小組長需熟練掌握檔案整理全部要求、標(biāo)準(zhǔn)和工作方法；組員只需熟練掌握其中一個(gè)或者幾個(gè)工作環(huán)節(jié)的要求、標(biāo)準(zhǔn)和工作方法，清楚了解上一環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。

(四) 三種分組的特點(diǎn)

單人整理方式對(duì)每一個(gè)工作人員的檔案整理水平要求比較高，但檔案整理流轉(zhuǎn)時(shí)間短，責(zé)任明確。在整理過程中，整理人員很難發(fā)現(xiàn)自己整理過程中不規(guī)范或者錯(cuò)誤的地方，但是在專門質(zhì)檢后，不會(huì)有推諉等現(xiàn)象發(fā)生，不會(huì)遺漏需整改項(xiàng)目。

流水式整理方式只要求大部分工作人員某一項(xiàng)的檔案整理水平，整理人員如果中途進(jìn)入或者退出，培訓(xùn)難度較小，基本不影響整理工作，相同時(shí)長中這種方式整理成品最多。在整理過程中，由于是流水作業(yè)，如果環(huán)節(jié)人員數(shù)量設(shè)置不合理或者某環(huán)節(jié)難度較大，將影響流程的流速，導(dǎo)致流轉(zhuǎn)時(shí)間過長。因此需要管理人員根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)配不同工種間的人數(shù)。而且在專門質(zhì)檢后，管理人員之間可能發(fā)生推諉現(xiàn)象，如果程序設(shè)置不合理或者不能嚴(yán)格遵守流轉(zhuǎn)手續(xù)，容易遺漏需整改項(xiàng)目，造成二次重改。

分組合作整理方式對(duì)工作人員的整理水平要求介于前兩者之間，相同時(shí)長整理數(shù)量也是中間水平，對(duì)新進(jìn)入人員的培訓(xùn)比前兩者都方便、直接、有效。但責(zé)任容易劃分不清，在專門質(zhì)檢后，組員間比較容易發(fā)生推諉現(xiàn)象和遺漏整改項(xiàng)目，對(duì)組長的組織和管理能力要求比較高。