紙質檔案數字化前整理工作中的現狀及探索

隨著經濟與技術的發展，我國的檔案管理已經逐漸由紙質時代向數字化時代邁進。由于電子檔案在利用方式、利用效率上的優越性，檔案數字化工作的客觀需要日益增加，我國紙質檔案數字化工作在全國普遍開展起來，檔案數字化前整理工作作為檔案數字化加工的準備工作，直接決定了數字化加工成果的質量。

本文就檔案數字化的現實意義和工作現狀，以及紙質檔案數字化前整理工作存在的問題進行了論述和分析，并對解決措施提出了想法，以供大家探討。

一、檔案數字化的現實意義

檔案數字化是利用智能信息處理技術，將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將它們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。數字化的檔案具有資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用方便化等優點。對于檔案的自身管理和社會服務有著諸多現實意義。

(一) 檔案數字化是實現檔案信息化的重要內容

新形勢下，信息化已然成為社會發展的醒目標志，進入一個全方位、多層次推進的新階段。檔案作為信息的重要載體，在客觀發展環境的驅動下，也必然要主動適應新常態下的信息化模式，切實增強檔案的社會服務能力。這是“互聯網＋” 時代檔案工作的必然選擇，也是信息化社會給予檔案事業的新挑戰和新契機。因此，可以說，檔案信息化必然成為檔案工作發展的重要內容。而檔案數字化的實現，使檔案的載體從傳統的紙質轉變為電子化載體、網絡化載體、數字化載體，有效地實現了檔案信息內容的需求更加趨向于綜合化，確保了檔案信息內容的利用更加準確、高效。

(二) 檔案數字化是實現檔案信息資源充分利用的重要條件

檔案數字化工作改變了過去檔案工作單一、局限的管理模式，逐漸轉變為多元化模式，也由傳統利用方式向現代利用方式轉變。進而可以全面、便捷地提供檔案信息，也盡可能地避免了檔案原件被損壞，確保了檔案實體安全。經過數字化的檔案，可以通過信息技術平臺進行積累和儲備，從而實現資源保護和共享。同時，利用網絡服務平臺，將數字化檔案有選擇、有類別地提供于社會、服務于群眾，切實實現社會公眾查閱、利用檔案的高效、便捷模式，從而提高檔案利用效率，豐富數據服務功能，使檔案工作進入一個嶄新的發展模式。

(三) 檔案數字化是實現檔案管理、利用模式轉變的重要手段

辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，而傳統的紙制檔案存儲空間大、查閱不便、維護成本高，難以適應數字化時代的飛速發展。因而，各單位逐步改變原有的檔案管理方式，引入了檔案計算機管理系統，科學有效地管理利用本單位的檔案。通過紙質檔案數字化工作，真正實現了紙質檔案的信息化管理和利用，從根本上改變了檔案的管理利用模式。

二、紙質檔案數字化的現狀

隨著國家信息化建設的推進，各級檔案館引入了檔案計算機管理系統，為紙質檔案數字化提供了技術上的保障。同時，由于電子檔案與紙質檔案相比在利用方式上具有的明顯優勢，以及電子檔案對紙質檔案的備份作用，客觀上促進了紙質檔案數字化工作的開展。通過紙質檔案數字化，豐富了電子檔案資源，擴大了檔案利用范圍，有效提高了檔案利用效率。同時，借助檔案計算機管理系統，對有關數據可以進行快捷方便的統計分析，提高了工作效率。

但是，從現有的檔案數字化成果來看，數字化工作中也存在一些問題，例如數字化質量堪憂，數字化成果無法得到有效利用等，導致這些問題的直接原因就是未做好檔案數字化前整理工作。

三、紙質檔案數字化前整理工作的重要性

紙質檔案數字化前整理工作，是在對紙質檔案進行數字化轉換前所作的準備工作，是在充分尊重前人勞動成果的基礎上，以適應紙質檔案數字化要求為目標而開展的兼具回顧性和開創性雙重特征的一項重要基礎業務工作，其內容涵蓋檔案鑒定、整理、著錄等多個方面。只有做好紙質檔案數字化前整理工作，才能保證數字化工作高效有序的開展。

目前，我國的綜合性檔案館多數館藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長。由于各個歷史時期檔案的整理規范各不相同，整理規格各異，導致館藏紙質檔案存在著一些問題，需要在檔案數字化加工之前進行解決。首先，館藏紙質檔案中，可能存在大量的重復甚至是無用的檔案；其次，由于時間久遠或保存不當，可能存在檔案破損、霉變等問題；第三，由于不同時期檔案整理規范不同，導致檔案整理質量可能存在不符合數字化要求的情況；第四，由于部分檔案著錄不規范，可能存在案卷缺少卷內目錄的情況，以致無法檢索而難以進行利用。

通過數字化前整理工作，可以剔除無價值的檔案，去除大量冗余信息，節省數字化加工費用。通過數字化前整理工作，可以系統地解決紙質檔案實體存在的問題，從而有效地提高紙質檔案數字化資源的質量，為紙質檔案數字化成果的質量提供基本保障。通過數字化前整理工作，可以對紙質檔案目錄進行重新梳理，保證紙質檔案數字化成果著錄工作有效準確的開展，有助于提高數字檔案信息的檢索成功率，提升數字檔案館建設效果，發揮檔案數字化資源的運行效益。

四、紙質檔案數字化前整理工作中存在的問題

(一) 涉密檔案的數字化加工過程中可能發生失泄密

檔案是歷史的原始記錄，在資政育人、科研生產以及維護國家、集體、個人合法權益、還原歷史真實面貌等方面發揮著重要的憑證作用，其中有些涉及國家秘密、商業秘密或個人隱私，具有保密性，一旦泄密，會給個人、集體、國家利益甚至國家安全造成極大危害和難以彌補的損失。在紙質檔案數字化加工過程中，涉及檔案鑒定、整理、著錄、掃描、圖像處理、數據掛接、校驗、還原入庫等眾多環節，每個環節都可能引發檔案的泄密安全風險。

(二) 紙質檔案數字化前整理工作缺少統一的規范標準

目前，紙質檔案數字化的直接標準就是?紙質檔案數字化技術規范?，規范對紙質檔案數字化工作的指導思想和技術規范進行了說明，也涉及了數字化前整理工作的內容，但是對數字化前整理工作中的工作流程、工作環節、技術指標等內容并未作出具體的規定和說明。由于各個單位檔案整理的質量、保管情況、管理方式、設備條件、技術水平等各不相同，數字化前整理工作的開展情況良莠不齊，導致數字化后的電子檔案質量參差不齊，給之后電子檔案的提供利用工作造成了困難。以掃描分辨率為例，由于不同單位使用的掃描設備型號不一，使用的分辨率也不盡相同，數字化后得到的紙質檔案掃描圖片的清晰度及存儲空間等都會有明顯差異。

(三) 現行著錄規則并未對電子檔案著錄作出明確規定

當前對于檔案的著錄工作的主要依據是國家標準?檔案著錄規則? (ＤＡ/Ｔ １８—１９９９)，該標準自發布以來有效地指導了我國檔案著錄工作實踐，很好地適應了紙質檔案時代著錄的要求。但是隨著新型載體檔案文件的出現，尤其是電子文件的增多，?檔案著錄規則? 在指導電子檔案著錄工作時表現出了一定的局限性。?檔案著錄規則? 中規定的著錄項已無法完整地反映出電子檔案的特征。例如，電子檔案具有設備依賴性: 電子文件從本質上來看是存儲在各類存儲載體上的數據代碼，電子文件的生成、檢索、查閱的過程中都要借助一定的硬件設備、操作系統和應用軟件，沒有相應的軟硬件平臺，這些操作就無法進行。所以對其著錄時，必須包括其生成、管理、利用、保存、遷移整個生命周期中所在的軟硬件平臺信息。這樣在紙質檔案數字化前整理工作中存在一定盲目性，導致電子檔案著錄過程中可能缺少一些重要的屬性信息。

五、關于有效開展紙質檔案數字化前整理工作的對策探討

(一) 建立完善安全保密制度，確保檔案信息安全

在開展檔案數字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并嚴格執行，同時加強保密宣傳，增強本單位全員的保密意識；其次，要對數字化加工人員的保密素養進行審查，保證其嚴格執行工作流程，防止在工作環節中失泄密；第三，要加強檔案數字化硬件設施管理，確保數字化過程中的檔案信息安全；第四，要加強檔案計算機管理系統的安全管理，保證涉密網絡與互聯網物理隔離，防止數字化成果泄密的發生。涉密檔案的安全保密問題貫穿數字化加工的全過程，在檔案數字化工作中我們要始終把檔案安全保密工作放到工作的首位，杜絕失泄密，保證檔案信息的安全。

(二) 完善紙質檔案數字化標準，保證檔案整理質量

國家應盡快對現有紙質檔案數字化標準進行修訂與完善，細化紙質檔案數字化的有關規定，建立健全檔案數字化管理體系，確保紙質檔案數字化工作的規范化。明確數字化前整理工作的規范標準，使數字化前整理工作有據可依，有效地提高紙質檔案數字化成果的質量，為紙質檔案數字化成果的質量提供基本保障。各級檔案部門應努力總結檔案數字化前整理工作的實踐經驗，在遵循國家統一規定標準的前提下，結合各地區各檔案館的實際情況，制定統一的紙質檔案數字化前整理工作規范和數字化前整理工作評價標準，為后續紙質檔案數字化工作高效有序地開展提供保障，進一步保證數字化成果的質量。

(三) 建立電子檔案著錄規則，明確數字化成果著錄項由于?檔案著錄規則? (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９) 在電子檔案著錄工作上存在很大的局限性，隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，國家應盡快制定電子檔案著錄規則，明確電子檔案著錄項。明確電子檔案著錄項可以對數字化前整理的著錄環節進行規范，準確地對紙質檔案數字化成果進行著錄，不僅可以有效提高紙質檔案數字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發揮檔案的憑證作用。