館室檔號的自然銜接

檔號是檔案館(室) 在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，是存取檔案的標記。檔號作為檔案保管單位的標識符號，直接與檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和統計等工作發生關聯，是檔案管理諸環節工作不可忽略的要素。規范檔號的編制，是實現檔案科學管理的基礎，也是實現館室檔號銜接的關鍵。

一、館室檔號構成的漸變

館室檔號構成伴隨著我國檔案事業發展，經歷了一個起步摸索、逐步完善和改革發展的建設過程，每一過程的跨越都將檔案科學化管理帶入一個新臺階。

(一) 起步摸索階段

新中國成立初斯到改革開放前，檔案以文書為主，檔號的構成為: 全宗號—保管期限—案卷號，其中保管期限中文實標，相同保管期限檔案按全宗流水編案卷號，案卷號位數最多達５ 位。檢索工具主要以案卷目錄為主，目錄號作為目錄管理編號，反映全宗內檔案案卷目錄的冊數，與檔號沒有直接關聯。此階段檔號構成中缺檔案門類標識，若出現多種門類的檔案就會產生重號。

(二) 逐步完善階段

時間跨度從改革開放后到２０００ 年，這一階段多門類、多載體檔案不斷涌現，計算機在檔案管理中得到了初步的應用，原有檔號的構成已不能適應這種變化發展。１９９５ 年，國家檔案局發布了?檔號編制規則? (ＤＡ/ Ｔ １３—９４)，規范了檔號的編制方法，適用于不同紙質檔案門類，解決了之前檔號重號問題，規定的文書、業務、科技檔案檔號構成分別為: 全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張) 號、全宗號—類別號—案卷號—件、頁(張) 號和全宗號—類別號—項目號—案卷號—件、頁(張) 號。其中類別號設置一般不超過３ 級，不同級位間可用間隔符“.” 分開；項目號是專指產品、工程、課題、設備等檔案的代字和代號；類別號視同專業(專門) 檔案門類號。

此階段檔號構成有３ 大特點: 一是簡化了檔號標識，規定了全宗號屬類代碼的編制方法以及文書檔案案卷目錄號阿拉伯數字代碼；二是引用案卷目錄號參與檔號構成，規定了每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜，將紙質案卷目錄號與檔號構成中目錄號一一對應；三是規定了專業(專門)檔案的檔號構成。

(三) 改革發展階段

時間跨度從２０００ 年至今。為了適應檔案現代化與檔案信息資源開發的需要，充分發揮計算機管理檔案的優勢，２０００ 年１２ 月６ 日中華人民共和國頒布實施檔案行業標準?歸檔文件整理規則? (ＤＡ/ Ｔ ２２—２０００)，該標準從我國檔案工作實際出發，在借鑒傳統立卷整理方法的基礎上，對歸檔文件整理進行了改革，推行文件級整理方法，大幅度簡化整理中的手工操作。檔號構成直接顯現檔案分類方法，主要有兩種: 全宗號—年度—保管期限—機構(問題) —件號或全宗號—保管期限—年度—機構(問題) —件號，若立檔單位年度形成文件較少的，省略機構(問題) 項，直接按年度—件號編排。此種檔號構成的缺陷是沒有檔案門類標識，僅適用于文書檔案。

為了符合文檔一體化管理的要求，便于計算機管理或計算機輔助管理，保證紙質文件和電子文件整理協調統一，２０１５ 年１０ 月２５ 日，國家檔案局發布了?歸檔文件整理規則? (ＤＡ/ Ｔ ２２—２０１５)，取代了ＤＡ/ Ｔ ２２—２０００ 標準。該標準實用性較廣，除擴展電子文件外，將館、室編件號合二為一，增加了檔案門類代碼，還規定其他門類檔案可以參照執行。規定檔號構成為: 全宗號—檔案門類代碼、年度—保管期限—機構(問題) 代碼—件號。照此標準執行特殊載體檔案的檔號也可以參照編制，達到了館室檔號編制全覆蓋無死角。

二、館室檔號銜接存在的問題

新中國成立以來，我國檔案工作經過不斷摸索實踐和創新發展，經歷了不同發展完善階段，各階段由于檔號構成不同，編制組合方式多樣，造成同一檔案館、同一檔案室不同歷史時期形成的檔案檔號存有差異，影響了館室全宗檔案檔號的銜接，分析原因主要有以下幾方面:

(一) 檔案行業標準滯后，自身存在著一定的局限

每個標準的出臺都是實踐、理論，以及再實踐的反復螺旋上升過程，館室檔案數量龐大，門類載體多樣，難能用后標準完全取代已有檔號的編制，加之有關檔號行業標準的制定因其定位不同，自身也存在一定的局限。

第一，?檔號編制規則? 中“案卷編號以３ 位數為宜”，這是一定歷史時期的產物，主要是為了解決案卷目錄號與紙質目錄一一對應的問題，３ 位數的提出是基于紙質案卷目錄裝訂成冊的案卷條目不超過一千的因素，在實際中少有應用。一是館室藏有大量編號超過４ 位數的檔案，推翻重新編號工作量超大，而紙質案卷目錄號的問題采取分編冊號即可解決；二是立檔單位相同門類保管期限檔案的數量多數會超過１ 千，案卷號４ 位數編排較為合理，可以減少目錄號的無限膨脹。

第二，?歸檔文件整理規則? 中檔號按“年度—保管期限” 排序存在層級邏輯包含關系顛倒問題，此排序基于立檔單位按年度歸檔整理工作考慮，僅此而言不存在分類層級問題，但館室檔案是跨年度縱向的，保管期限明顯上位于年度。若按“年度—保管期限” 編號，反映在電子目錄數據的管理上是混亂的，同一保管期限檔案按年度隔斷，與檔案實體按保管期限排架的做法不一致。

(二) 館室工作缺乏溝通和聯系，檔號編制未能統一

主要表現在: 第一，全宗號沒有預先給出。一方面檔案館沒有預先將全宗號給定立檔單位，另一方面檔案室機構改革調整后，撤并情況未及時告知檔案館重新確定全宗號，導致接收進館的檔案全宗號為空，需要進行大量的全宗號添加工作。第二，出現館室檔案案卷目錄號重號和斷號現象。一是檔案室出現５０—６０ 年代檔案編目斷層，目錄號始編于“文革” 后形成的檔案，這樣館室檔案的目錄號就出現了錯位，合并后會產生目錄號重號。二是檔案室只有具有永久保存價值的檔案才能移交進檔案館，移交進館檔案的室編目錄號會出現短期斷號。

(三) 編目過于煩瑣，后續管理不便

這種現象主要集中在機關檔案室檔案立卷整理過程中: 第一，編目層級過多。如科技檔案僅項目號的層級設置就多達３ 級，這種分類專業性很強，沒有統一的分類標準，利用時需要對照分類表查找，檔案移交進館后利用極為不便，檔案在出入庫管理時也易于歸錯位。第二，檔案反復起始編號，致使檔案目錄號過大。主要有２ 方面原因: 一是有些立檔單位在歷次向檔案館移交檔案后，案卷重新始編號，同一保管期限的檔案產生新的目錄號；二是按照內設機構編目錄號，以會計檔案為代表，大多數立檔單位會計檔案都是由會計檔案形成部門整理和保管的，沒有集中整理的機制，自然按部門形成多個目錄號，有些單位按年始編案卷號，每一目錄僅有幾十卷檔案的現象也時有發生。

三、館室全宗檔案的門類架構和檔號規范編制的設想

館室全宗檔案是一體的，檔案室的檔案遠大于檔案館與之相關的全宗檔案。實現館室檔案檔號的自然銜接，須明確檔案室歸檔門類和載體，建立館室全宗檔案的門類架構，規范檔號的編制。檔號的規范編制不僅要兼容所有歸檔門類、載體檔案，而且要兼容不進館檔案，同時也要區別于檔案數字化工作，兼容電子檔案。

(一) 館室全宗檔案的門類架構

全宗管理是檔案館檔案管理的基礎，館藏由無數多全宗檔案構成，各全宗因立檔單位職能性質不同，會形成不同門類和載體的檔案，我們將之劃分為文書、專業(專門)、特殊載體檔案３ 大類。有些專業性較強的單位還藏有專業資料，可以作為全宗檔案的補充材料，加在一起共有４ 大類，構建成“館室全宗檔案門類架構” (見下圖)。圖中有二級分類，基本可以涵蓋館室所有門類檔案。其中文書、專業(專門) 檔案的載體是紙質的，隨著ＯＡ 的應用及普及，將會形成大量的電子檔案，屆時按照雙套制保管的要求，紙質檔案將成為異質備份檔案。特殊載體檔案泛指非紙質載體檔案，分為音頻(錄音)、視頻(錄像)、照片和實物四種門類，其載體形式多樣，除實物外，都會產生數碼電子檔案，光盤或移動硬盤等將會成為雙套制保管的異質備份檔案。

 (二) 館室檔號的規范標準

檔號的編制應具有唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性。我們以館室全宗檔案門類架構中門類檔案為基準，通過對館藏存量檔案的結構分析，室藏增量檔案的摸底調查，以及未來檔案拓展空間的預斷，結合館室各門類各載體檔案的共性和個性差異，本著避免館室檔號的二重編號，達到自然銜接的工作思路，設定如下館室檔號編制的統一規范標準。

１ 檔號的構成

檔號的構成應視檔案整理的分類方式和分類排序而定，從館室檔案的整理分類來看，主要有檔案門類、保管期限、年度、項目、機構(問題) ５ 種。歸檔文件的檔號基本按分類直接標注，立卷檔案中檔案門類、保管期限一般用目錄號區分，年度、機構(問題) 通過案卷號編排。由此可見立卷檔案與歸檔文件的分類整理方法基本一致，設定統一的檔號編制標準是可行的。

考慮到區分電子檔案及檔案分類上下位層級的邏輯包含關系，建議檔號構成統一編制為: 全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —年度—案卷號[機構(問題) ] —件號，或全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —項目總編號—案卷號[機構(問題) ] —件號兩種，后者適用于專業(專門) 檔案，“檔案門類、保管期限(或·ｅ) ” 可視為目錄號。第一種中若無“年度” 分類項的，下位類可以直接上移，此標準適用于館室各種類型的檔案。少量按項目分類號整理的檔案(如科技檔案)，可以保留室行業標準編號，在整個項目檔案收集齊全后或檔案移交進館前，重新按項目號—案卷號編制大流水館案卷號，進而達到與上述檔號構成一致。

此檔號編制解決了以往存在的３ 方面問題，一是使檔案門類和保管期限在檔號中直觀顯現；二是可避免館室檔案目錄號重號；三是檔案室不移交進館的檔案不會造成檔案館目錄號空號。此外還直觀區分了傳統檔案與電子檔案。

２ 檔號的標識

在檔號的標識上應盡量做到簡單、可擴充，部分層級的位數設置可留有一定的發展空間。全宗號４ 位標識，首位是全宗群代碼，若全宗群位數在１０以內，可用阿拉伯數字(以下簡稱數字) 標識，超過１０ 即用漢語拼音首位大寫字母標識，后３ 位是全宗編號，用數字標識；檔案門類一般用２ 位大寫漢語拼音代碼標識，若出現標識代碼重復或２ 位代碼標識不清的門類，可擴展到３ 位，如設備檔案和社保業務檔案分別標識為ＳＢ、ＳＢＹ；保管期限代碼用１~２ 位數字標識，其中永久、長期、短期分別標識１、２、３，定期檔案按實際年數標識，如保管期限為３０ 年直標３０，若是電子檔案，在保管期限代碼后面添加ｅ，如ＷＳ. １ ｅ 表示永久文書電子檔案；年度用４ 位數字直標；案卷號由４ 位數字標識，若超過５ 位數可以考慮采用年度層級編號，１ 年形成檔案超過１ 萬的可增至５ 位數；機構由３ 位大寫漢語拼音標注；件號由４ 位阿拉伯數字標識。如檔號３００１—ＷＳ. １—２０１５—ＢＧＳ—０００１ 表示永久歸檔文書２０１５ 年辦公室第１ 件檔案。

(三) 檔號的編制

按照上述檔號的構成和標識，從立卷和不立卷兩種檔案整理方式著手，統一館室文書、專業(專門)、特載檔案檔號的編制方法如下。

１ 文書檔案

立卷檔案檔號構成為“全宗號—ＷＳ、保管期限(或·ｅ) —案卷號—件號”，同一保管期限的檔案編制一個流水案卷號；歸檔文件檔號構成為“全宗號—ＷＳ、保管期限(或·ｅ) —年度—機構(問題) —件號”。

２ 專業(專門) 檔案

專業(專門) 檔案門類較多，檔案分類形式多樣，各立檔單位可根據實際確定檔案分類方法。立卷檔案檔號構成有兩種，即“全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —項目總編號—案卷號—件號” 或“全宗號—檔案門類、保管期限(或·ｅ) —年度—案卷號—件號”。專業(專門) 檔案也可以采用不立卷的方式整理，檔號可參照歸檔文件編制。對于按行業標準編制檔號的，如科技檔案，行業標準號作為室編號保留，待整體項目完成檔案歸檔齊全后，編制館流水案卷號，行業標準號不參與檔案館檔號構成。

３ 特殊載體檔案

由音頻(錄音)、視頻(錄像)、照片和實物四類構成。音頻檔案包含錄音磁帶、錄音光盤和音頻電子檔案等，用ＬＹ 標識；視頻檔案包含錄像磁帶、錄像光盤和視頻電子檔案等，用ＬＸ 標識；照片檔案載體分底片沖印照片(以下簡稱照片)、底片和數碼電子照片，用ＺＰ 標識，底片與照片是同一信息，只給一個檔號；實物門類標識為ＳＷ。特殊載體檔案檔號編制分別如下。

(１) 聲像檔案

分為音頻(錄音) 和視頻(錄像) 兩種，按照立卷和不立卷兩種方式整理。原生檔案由盤帶等載體承載的，盤帶可視作案卷管理，盤帶號等同于案卷號，檔號構成為“全宗號—檔案門類、保管期限—盤帶號—件號”，同門類同保管期限的不同載體的檔案可以流水混編盤帶號。原生檔案是數碼電子的，可以采用件整理的方式，一個數碼文件相當于一件，按年度整理編號，檔號構成為“全宗號—檔案門類、保管期限·ｅ—年度—件號”，如檔號３００１—ＬＸ. １ ｅ—２０１０—０００８ 解讀為３００１ 全宗２０１０ 年形成的永久第８ 件數碼視頻檔案。

(２) 照片檔案

照片檔案無論是底片沖印還是數碼電子都按件整理。底片沖印照片檔號構成為“全宗號—ＺＰ、保管期限—冊號—件號”，照片按組信息排放裝冊，一冊可裝若干組信息照片，冊內編流水件號，冊號視同案卷號；數碼照片檔號構成為“全宗號—ＺＰ、保管期限·ｅ—年度—組信息號—件號”，照片按年度整理，組信息號相當于歸檔文件中的問題項，３ 位阿拉伯數字編排。保管期限為永久的數碼照片沖印裝冊，雙套制保存，大流水編制冊號，冊號參與著錄，不作為檔號構成項。

(３) 實物

按件整理，檔號構成為“全宗號—ＳＷ、保管期限—分類號—件號”。由于各立檔單位實物檔案數量不多，類型繁雜，為了易于管理，再按分類編號，按照實物的歸檔范圍劃分為榮譽類、紀念品(禮品) 類、印信類和字畫類四類，分別標識為ＲＹ、ＬＰ、ＹＸ、ＺＨ，各分類號下不區分年度編流水件號。具體實物的分類各立檔單位可根據歸檔種類酌情而定。

(４) 資料

公開出版和內部發行的資料號構成為“全宗號—ＺＬ—冊號”；其他資料可參照歸檔文件整理方式編資料號。

四、館室檔號銜接的路徑

館室檔號銜接的關鍵在檔號的規范化建設，檔案形成于檔案室，落戶在檔案館，前端檔案室檔案的規范整理尤為重要。在３ 大類檔案中，各立檔單位的文書、特殊載體類檔案基本固定，檔號易于統一規范，除專業(專門)檔案除人事、會計、基建等檔案門類固定外，各立檔單位依工作職能會產生不同門類的專業檔案。２０１１ 年，國家檔案局根據?全國檔案事業發展“十二五” 規劃? 和建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的要求，印發了第一、第二批?國家基本專業檔案目錄?，初步明確了專業檔案內容，劃分為人事、民生、政務、經濟、文化５ 大類。各立檔單位可參照設定專業檔案管理門類，要注意避免將職能處室形成的業務檔案歸入文書檔案的情況，以此建立室檔案門類架構，規范檔號的編制。

館室檔號的規范化是一個漸進的過程，需要經歷一個過渡階段。對于不同時期館室檔號編制的差異，不能強求用統一的標準去替代，而是在確保檔號唯一的前提下，允許多種編制方法的存在，逐步趨于規范。在此過渡期內，應正確處理好存量檔案和增量檔案的關系。檔號規范標準的實施應以增量檔案為起點，檔案局可以業務指導的方式指導并督促檔案室執行。對標準實施前形成的藏量檔案，盡量保持原整理基礎不變，僅對檔案室向檔案館移交檔案中出現的檔號不完整和館室檔號重復現象進行更號。為此建立并完善各種檔案登記統計臺賬，加強館室間的相互溝通和協調尤為重要。檔案館應將全宗號事先給定檔案室，檔案室需將機構撤并情況及時告知檔案館確定變更后機構的全宗號。檔案館在檔案移交進館前須做好摸底調查，提前對重號檔案進行更號處理，盡量保持原編案卷號不動，采用批量處理的方式修改目錄號，選擇應用條形碼檔號標簽，同步完成電子目錄和檔案實體更號。此方法通過實踐驗證簡便易行，效率較高，且不易出差錯，在加貼檔號標簽的同時完成檔案清點工作，對存在的問題及時修正，使移交進館檔案達到規范化整理要求。