詳說檔案數字化前整理項目中整理質檢環節

一、前言

檔案數字化工作是一項宏偉而浩大的工程，它不僅保護了珍貴的檔案原件，更為檔案資源的開發和利用做出了巨大的貢獻。民國檔案數字化前整理則是對已經初步整理過的民國檔案進行系統編目，按照卷內文件的歷史聯系進行順序排列，并通過編寫頁碼加以固定，以實現檔案實體有序化，方便檔案數字化的過程。

民國檔案數字化前整理的具體內容包括對檔案原件進行分卷順號、擬寫標題、重份處理、秩序固定、案卷包裝、編制目錄等環節，我公司在整理項目現場設置了分卷、整理、編頁、錄入４ 個小組完成以上操作。案卷標題的擬寫堅持實事求是、尊重歷史的原則，通過閱讀案卷內容進行全面分析和綜合概括，以簡潔通順的語言準確地揭示案卷內容。標題擬寫的準確與否決定著檔案利用的價值與便利，所以在確保檔案實體與電子信息安全的前提下，保證擬題質量是我公司一直追求的重中之重，我公司從培訓、流程、規范、質檢等各個方面加強對質量的把控，下文將重點從檔案整理質檢環節介紹關于如何保證擬題質量。

二、檔案整理質檢環節

檔案整理質檢環節主要分為４ 個部分，第一部分為整理質檢組質檢，整理質檢人員１００％對整理后的案卷進行檢查，第二部分為整理組組長對質檢后的案卷進行抽檢，第三部分為整理組人員進行電子目錄檢查，第四部分為中國第二歷史檔案館(以下簡稱“二史館” ) 整理編目處現場老師質檢。

(一) 整理質檢組質檢

整理質檢組人員對整理后的案卷進行１００％質檢，質檢工作內容主要包括: 標題中的責任者、內容、煞尾詞、時間項、備注項。對標題中的錯誤處進行修改及講解，對典型錯誤案例進行記錄，并匯集至知識庫，定期召集整理組和整理質檢組培訓和學習。

１ 標題中的責任者

標題中的責任者，分為機關責任者、個人責任者。

(１) 機關責任者

對標題中無機關責任者盡可能予以添加，不正確的予以修改，并將修改的問題及時反饋至整理人員，進行講解和分析。

例１: 二八全宗第４６０９６ 標題為“接收偽資源委員會檔案清冊留寧部分”，案卷無明確時間。經整理質檢人員檢查發現卷皮原標題為“解放后接收國民黨資源委員會檔案清冊留寧部分”，“解放后” 字樣是帶有感情色彩的詞語，不能擬寫在標題中。在之前的整理工作中從未出現此類問題，故整理質檢人員將這一問題匯報整理組長，組長詢問現場老師，將標題修改為“人民政權接收舊資源委員會檔案清冊留寧部分”。因檔案內無明確接收時間，無法判斷是解放后或建國后，且解放后是帶有感情色彩的詞語，所以添加“人民政權”字樣并將“偽” 字改為“舊” 字，如案卷中有明確時間表示是建國后接收，可擬寫為“建國后人民政府接收舊資源委員會檔案清冊留寧部分”。

例２: 四全宗第２９６８３ 標題中責任者為“經濟部全國經濟調查委員會”，案卷時間是１９４８ 年３ 月至１９４８ 年１０ 月。整理質檢人員在檢查時發現經濟部在１９４８ 年５ 月改稱工商部，而案卷的終止時間為１９４８ 年１０ 月，按照整理規范中對責任者的要求，案卷內機關所屬關系有變動時，以終止時間項為準，故改為“工商部全國經濟調查委員會”。

(２) 個人責任者

對未添加官職或官職添加不正確的個人責任者予以修改。

例１: 汪偽檔案中出現的“通海民眾”，通過查找行政地區劃分表得知通?？h屬于云南省，標題中的責任者擬寫為“云南省通海縣民眾”，整理質檢人員在工作中發現云南省并不屬于汪偽政權管轄范圍內，所以結合案卷內容判斷此處的“通海民眾” 指的是“江蘇省南通、海門縣民眾”。

例２: 二八(１２) 全宗第４４ 卷標題為“資源委員會職員莊前鼎呈報赴上海、杭州各校選拔人才請撥旅費的文書”。案卷內容中無法看出莊前鼎的具體職位，但可以知道隸屬于資源委員會職員，所以整理人員直接擬寫為“資源委員會職員莊前鼎”，而整理質檢人員在查看案卷內容時，發現文件落款處蓋有印章，印章上可以看出莊前鼎是機器制造廠籌備委員會主任委員，故將標題中責任者改為“資源委員會機器制造廠籌備委員會主任委員莊前鼎”。

２ 標題內容

閱讀案卷內容，用簡潔及通順的語句全面概括及總結案卷內容，擬寫標題。

例１: 二八(１６) 全宗第１７０ 卷原標題為“公安部與上海市公檢法軍事管制委員會檔案組等單位關于資源委員會舊檔案借調問題的往來函件”，起止時間項是１９６９ 年８ 月至１９７１ 年１２ 月。整理人員在擬寫標題時直接參考卷皮上的原標題。原標題帶有感情色彩，不能全面概括及表達清楚案卷內容，后經詢問現場老師，改為“‘滬公軍檔材二六九號’ 即中國第二歷史檔案館重點全宗二十八類一四二號檔案流轉過程記錄資料”。

例２: 二一全宗檔案中出現“新四軍侵犯某地”，卷皮上寫為痛擊某地，整理人員參考了原標題中的“新四軍痛擊某地”，此寫法帶有主觀的感情色彩，不能擬寫在標題中，所以整理質檢改為“新四軍攻擊某地”。

３ 煞尾詞

標題中的煞尾詞有“的文書” “等文書” “案” “及有關文書” “往來文書” 以及某一特定的文種，如“呈” “函” “快郵代電” 等。案卷內只有一份文件時，需在標題中體現文種。

例如: 八全宗第５４８９ 卷標題為“監察院關于查辦廣東省臺山縣第九區橫山警察所所長馬錫聘貪污瀆職給廣東廣西監察區監察使署的文書”。卷內只有一份訓令，但標題中并未體現出文種，根據整理規范中對煞尾詞的書寫要求及尊重檔案的真實內容，將煞尾詞“文書” 改為“訓令”。

４ 起止時間項

起止時間指的是一卷中收發文時間、制表時間等文件形成時間中最早及最晚的時間。在整理初期由于專業知識薄弱、整理經驗較少，整理人員常將檔案抽調、歸檔時間作為起止時間。整理質檢人員在檢查時發現這個問題，向整理組組長匯報并詢問得知，檔案提調、歸檔時間只能說明調閱檔案者提調及歸還的時間，并不代表卷內文件的形成時間，所以不能作為起止時間。

５ 備注欄

在檔案整理過程中需對案卷的破損狀況、檔案中的實物及重份卷都標注在備注欄中。破損案卷應明確地標明是何種破損，如“霉變” “水浸” “紙張老化” 等，而不能只籠統標注“破損” 字樣；檔案中出現的實物根據案卷真實內容及整理規范具體標明為何物；重份卷是指文件內容、版本、載體完全一致的案卷。重復卷需在備注欄標注“與第××卷重份” 字樣。

例１: 二八全宗第３９８５１ 卷備注欄標注“內有鈔票２ 張”，整理質檢根據整理規范更改為“內有中央銀行發行面值一百元２ 張”。

例２: 四九全宗第１０１４ 卷備注欄中標注“內有白色粉末一包”，雖然已經將實物標注，但白色粉末與檔案內容無關，不屬于檔案附件，無從判斷白色粉末是否有可能為有害物質，所以需要標注清楚，改為“內有小信封包裹之白色粉末狀實物”。

例３: 六九八全宗第９ 卷標題為“鐵道部鐵道年鑒編纂委員會編?鐵道年鑒? ”，與第８ 卷標題、案卷內容一致，在第９ 卷標題備注欄標注“與第８ 卷重份”。

(二) 整理組組長抽檢

整理組組長抽檢主要把控整理質檢質量，查看整理質檢的業務水平，對不一致的整理規則達到統一性。

１ 統一整理規則

整理二二全宗汪偽時期案卷，根據檔案整理規則，需體現漢奸政權性質。標題中責任者為國家機關或者政府職員前面需加“汪偽” 二字，例如，“汪偽福建軍事特派員張逸舟擁護汪精衛就職的電文”。若標題中責任者沒有出現國家機關及政府職員，可添加“汪偽政府”，例如，“南昌市左聲培請汪偽政府給予特赦案”。

某些機關屬于汪偽政府，在機關的名稱前加汪偽會產生歧義，就不能帶有“汪偽” 或“汪偽政府” 字樣，例如，“國父陵園管理委員會”，國父孫中山不帶有汪偽性質，所以該機關前不能添加汪偽。汪偽時期案卷中出現的報社、工廠、同業公會、同鄉會雖屬于汪偽時期，但都不屬于國家機關，前面也不加汪偽。

整理組組長在抽檢到此類檔案時，實時召開整理及整理質檢組會議，將此類規范傳達至每一位整理及整理質檢人員，保證做到整理組與整理質檢組規范的實時統一，并且于每周三例會強調規范的統一性原則: 同進同退。

２ 把控案卷質量

整理規則中規定對檔案文件的稿本狀況需標注，如“鉛印件” “油印件”，并未提及“復印件”，所以整理人員碰到此類案卷并未對其進行標注說明。

例如: 二八(２) 全宗第５１０９ 卷內容為“顧樹森擬訓練農村下級干部人才以建設新農村計劃及蔣介石對該計劃的批語”，此卷檔案為復印件，并沒有原件。整理組組長在抽檢時發現標題中并未體現案卷內容為復印件，經詢問現場老師，為尊重案卷真實內容，“復印件” 字樣需在標題中體現出來。我們將這一情況告知整理組及整理質檢組人員，并將此問題歸納在整理規范中，以便日后的整理新人培訓工作。

在同一卷檔案中出現同一機構在不同時期發行的資料且資料具有連貫性的，為了保證檔案的完整性，不能單純地將同一時期的資料挑出單獨立卷，這種情況需在備注項內標明。

例如: 二八全宗第４６０９５ 卷內容為“建設事業勵進社(一社) 的簡介及其出版的期刊等各項資料”，其中有部分資料為新中國成立后發行期刊，整理人員將標題擬寫為“建設事業勵進社(一社) 各項資料”，起止時間為１９４８年１２ 月至１９５５ 年５ 月。咨詢現場老師意見后，為了保證案卷的完整性及連貫性，無須將新中國成立后發行的期刊單獨挑出立卷，只需在備注欄中標注“建國前建國后資料都有”。

(三) 電子目錄質檢

電子目錄質檢即整理人員對最終形成的電子目錄數據進行質檢工作，主要工作內容為: 檢查語句是否通順；標題中是否存在的漏字、多字、錯字、繁體字等。利用檢查工具查找電子目錄中是否存在跨多卷、跨全宗的重份案卷。

在檢查電子目錄的同時，能夠從不同角度發現問題，加強自身知識的積累，從而提高整理人員的業務水平。

１ 檢查漏字、多字、錯字

為了加強質量控制，保證提交館方的電子目錄數據的準確性，我公司在現場增加一道環節: 即電子目錄質檢。通過安排整理人員對電子目錄檢查，能夠很好地避免語句不通順、漏字、多字、錯字、繁體字等硬性錯誤，從而提高整體質量。

２ 檢查重份卷

盡管分卷人員在分卷的過程中將重份卷分置在相鄰的案卷中，但有些重復卷相隔數十、數百、甚至數千卷，根本無法通過分卷及查看紙質目錄檢查出來。我公司在現場管理老師的建議下通過電子目錄質檢的方式進行查找重份卷，能夠更加簡便、快捷查找重份卷，保證了整理質量、優化了工作程序、提高了工作效率。

例１: 二八全宗第４０６３５ 卷標題為“資源委員會經濟研究室曹立瀛、陳錫嘏擬具?云南會澤礦山廠之鉛鋅礦業? (該室云南工礦調查報告之四) ”，與第３２４６３ 卷標題一致，在第４０６３５ 卷的備考表及標題備注欄中須標注: 與第３２４６３ 卷重份。

例２: 二八(１８) 全宗第２２ 卷標題為“資源委員會經濟研究室曹立瀛、王乃梁擬具?云南之鐵? (云南經濟研究報告之四) ”，在質檢電子目錄時發現與二八全宗第１９２９ 卷標題一致，整理人員通過調卷查看，對比案卷內容一致，判定為重份卷，須在二八(１８) 全宗第２２ 卷的備考表及標題備注欄同時標注: 與二八全宗第１９２９ 卷重份。

(四) 館方老師抽檢

二史館整理編目處現場管理老師抽檢比率為３０％，即每１００ 卷檢查３０ 卷的標題、編頁、時間項及備注項。雖然整理組人員在擬寫標題的過程中按照館方要求及整理規范嚴格執行，但由于歷史專業水平低、知識面窄等原因，不免會產生疏漏。

例１: 二八全宗第１９２７ 案卷內容為“曹立瀛、范金臺擬具?云南之電力? (云南經濟研究報告之二) ”，整理人員通過查找?民國人物大辭典? 發現曹立瀛曾任眾多職務，其中行政院資源委員會經濟研究所所長與檔案內容最為接近，故將其作為曹立瀛的職務。現場老師在質檢目錄時發現案卷時間為１９４０ 年，而１９４０ 年資源委員會屬于經濟部，并未設立經濟研究所。之后通過調卷查閱，案卷內容為資源委員會經濟研究室的參考資料，故將曹立瀛職務改為資源委員會經濟研究室。

例２: 二八第３４００５ 卷標題為“資源委員會河北井陘煤礦有限公司創立會與第一次董監聯席會議議程、會議記錄”，起止時間項為１９４６ 年１２ 月。現場老師根據第３４００６ 卷判斷得知河北井陘煤礦有限公司屬于日本礦業，在１９４６年１２ 月由經濟部接收歸為資源委員會管理，加之在原標題中出現“經濟部冀熱察綏區特派員辦事處” 這一機關，得知該處主接收日偽產業，所以第３４００５卷責任者直接書寫河北井陘煤礦有限公司。

例３: 四五第３１９ 卷標題為“資源委員會購料室代購云南錫礦工程處所需動力、鉆機設備的文書及華東工業部辦公室秘書科接收由香港運滬卷宗五箱節略”，時間項為１９３７ 年４ 月至１９５２ 年１２ 月。為了更清晰地體現新中國成立后的檔案，并與民國檔案區分開來，現場老師要求將新中國成立的檔案單獨成卷。故我公司將華東工業部辦公室秘書科接收由香港運滬卷宗五箱節略單獨成卷給號，重新擬寫標題，并放置全宗最后。第３１９ 卷標題改為“資源委員會購料室代購云南錫礦工程處所需動力、鉆機設備的文書”，時間項改為１９３７ 年４ 月至１９３８ 年４ 月。我公司將這一問題做好記錄，并告知分卷組及整理組人員，在日后的工作中，凡是在民國檔案中出現新中國成立后檔案，都需將建國后檔案在標題中體現出來，不能在標題中體現出來的案卷需單獨成卷。

(五) 質檢問題反饋

問題反饋分為３ 個方面，分別為整理質檢組質檢人員問題反饋、整理組組長問題反饋及現場管理老師問題反饋。整理質檢組質檢人員在質檢工作完畢后實時地將問題反饋給整理人員，做到及時修改、講解分析。整理組組長抽檢發現問題時，召集整理組及整理質檢組人員統一說明有問題的案卷，給每位人員傳閱，整理及整理質檢人員做好相應的問題記錄。現場管理老師發現問題反饋給整理組組長，組長做好相應的問題記錄后將問題傳達給整理組及整理質檢組人員。

問題總結。整理組組長每周一匯總上一周內所有質檢問題，并做好相應的記錄。每周三組織整理組及整理質檢組人員進行討論，整理組組長做好全面的講解分析及總結工作，加強鞏固以保證每位人員的工作業務掌握程度。定期開展業務水平培訓工作，并對每位人員進行考核，實行業務考核制度。