創建檔案編研工作的新平臺—試論《檔案信息摘報》的編撰及意義

編研工作作為檔案信息資源開發的主體，它包含著為領導決策服務，為學術研究服務，為社會大眾服務三方面的內容。傳統的編研理論和方法比較側重于后兩者。相對而言，出于歷史和現實等各方面原因，檔案系統由于缺乏直接為領導決策服務的平臺，故而造成這一方面的編研工作長期處于較為滯后的狀態，在一定程度上直接影響了檔案事業的深入推進和進一步發展。隨著新世紀的到來，改革開放的不斷深化和經濟建設的發展大局，更迫切地凸顯了這種矛盾。在這一情形下，２００１年，上海市檔案局館創辦了《檔案信息摘報》這一嶄新的編研形式，并在卷首語上明確指出：“上海面臨著提高城市綜合競爭力的歷史使命，檔案工作者理應為完成這個使命竭盡所能。為此，編發摘報供領導參閱，希望通過它使檔案工作更好地為上海改革開放和經濟建設的大局服務，為領導決策服務。”這就是說，《檔案信息摘報》直接承擔了檔案系統為領導決策服務的信息傳輸平臺的功能。作為一種創新的編研服務形式，《檔案信息摘報》具有怎樣的性質、功能、和特點？如何進行編研操作？編撰《檔案信息摘報》有什么意義？在此，筆者結合幾年的編研實踐，加以淺要的探討。

一、《檔案信息摘報》的性質與特點

從信息論的角度看，一個通信系統的生成和運作，必須具備信源、信道和信宿三個基本要素。《檔案信息摘報》的定位，是作為信源的檔案部門向信宿———領導部門傳輸檔案信息資源的一種信道。因此，它的性質可以界定為：檔案部門為領導決策提供資政服務的一種定期或不定期的內部（或公開）的刊物（或資料）。如有的學者就將其定義為：“摘報是及時為領導提供檔案信息以作工作參考的一種撰述型編研成果。”可見，《檔案信息摘報》的主要功能就是通過發掘豐富的檔案文獻和相關資源，及時、準確、可信地把其中蘊涵的、對各種決策有幫助的歷史或現實的材料，用最便捷的信息傳輸語言把它表述出來，并經過精心的編輯加工后上報給相關決策機構的領導。我認為，它除具有公認的短、平、快的形式特點外，其內容方面還應具有客觀性、科學性和嚴密性，必須符合歷史與邏輯相統一的基本規律，所提供的材料必須經得歷史和現實的考驗。這是由《檔案信息摘報》本身的服務對象所決定的，其重要性不言而喻。

所謂客觀性，是指《檔案信息摘報》必須以事實為依歸，所反映的內容都有據可查，而不是無中生有、杜撰編造；科學性，是指《檔案信息摘報》無論題目大小，每一條材料都必須是建立在精心考證的基礎上，是經得起推敲和拷問的；嚴密性，是指在表述方面，《檔案信息摘報》必須做到嚴謹縝密，文理清晰，實現歷史與邏輯的統一，要避免出現邏輯紊亂、行文不暢、前后矛盾等問題。三者之中，客觀性是編撰《檔案信息摘報》的基礎，科學性是客觀性的進一步深化，而嚴密性則是外在的表現形式，這三種特性在編撰過程中是緊密結合為一體的。

二、《檔案信息摘報》的編研操作

關于《檔案信息摘報》的具體操作方法，仍隨著各地的實踐在不斷地豐富完善之中。在此，我主要根據上海市檔案局（館）在編撰《檔案信息摘報》過程中形成的經驗進行粗淺的探索。

編撰《檔案信息摘報》首先必須立足于各檔案館（室）的館藏檔案和資料的基礎之上，才能夠真正做到依托根本，進而緊扣時代發展脈搏，抓住當前社會的熱點、重點問題，及時挖掘整理出有關的檔案資料，為領導決策提供參考。以上海為例，上海是近代中國最大的工商業城市和近代經濟文化的中心，在短短一百余年的時間里，上海就從一個沿海小縣發展成為中國最大的工商業中心，乃至國際大都市，其快速成長的歷史軌跡如何？有什么經驗和教訓？這將對當代上海的大都市建設及盡快融入國際化環境，具有極高的借鑒價值。上海市檔案館保存的２００余萬卷檔案及大量珍貴的歷史資料、圖片音像等，清晰地反映了上海自開埠以來政治、經濟、社會、文化等各方面的發展脈絡，通過結合現實熱點、重點問題，及時地、有選擇地整理提供有關的檔案信息及歷史經驗，無疑可起到鑒往知來、為領導決策提供參考的作用。這是我們編撰《檔案信息摘報》可行性的主要依據和基礎資源，也是檔案部門提供決策參考服務的優勢所在。因此，我們在進行摘報的編寫時，應該優先考慮怎樣將館藏的獨特的資源挖掘出來，充分發揮檔案兼具原始性和記錄性于一體的、不可替代的特長和優勢。

但是，面對浩如煙海的檔案資料，怎樣選題？如何選材？編輯方面有什么特殊要求？要選擇合適的課題，提煉整理成主題明確、針對性強且文字簡潔的材料供領導參閱，我認為一般應包括下列幾個方面：

１確定選題

選題是決定《摘報》能否做好服務的關鍵，只有找準找好對象，挖掘目前急需了解的檔案信息資源，才能做好服務工作。對此我們進行了一些探索。目前，我們的選題來源主要有六個方面。一是通過與上級有關領導和各級相關部門建立廣泛的聯系，及時了解領導和各級部門的需求信息，并建立相應的信息反饋系統來不斷調整選題。如我們通過到上海市委、市政府的走訪和聯系，了解和掌握了決策機關在一年內的基本工作計劃和安排，從而也就相應奠定了該年度《檔案信息摘報》的選題計劃和大方向。二是及時把握各種社會熱點、難點問題和突發性事件，將其列入選題范圍。如２００３年“非典”爆發不久，我們就迅速編發了《上海防范“非典”大事記》，獲得了市領導的好評。三是從平時閱讀檔案中發現一些有價值的題目。四是從各種參考資料、圖書和報刊、網絡、電視、廣播等大眾傳媒中采集。五是通過召開座談會、筆會等形式，從領導、專家學者和作者的建言里收集，即充分利用“外腦”來參與編研選題工作。如我們曾召開過幾次小型的專家座談會，討論了上海建設國際金融中心方面的歷史經驗與現實借鏡等方面的問題，收效極好。六是與上海市檔案館所辦的《檔案與史學》雜志等刊物和檔案館網站聯合，及時了解學術界的最新動向和新研究成果，并通過上述媒體獲取相關信息。

選題中面臨的一個最重要問題，就是編輯者如何具有一定的超前意識。因為，如果僅僅反映一些當前已解決的問題，顯然沒有太大的價值，這就要求我們必須考慮上海現代化建設中亟待解決，但還沒有解決好、正在解決、尚在醞釀甚至于還沒有提出來的問題，并提供相應的、可靠的檔案和歷史參考資料。如２００１年第一期《摘報》，就根據當時突出的租地制度問題，從租界檔案中找出相關材料編撰成《摘報》；第二期又針對當時市領導關心的政府職能轉換、加強行業協會職能的戰略設想，及時查找舊上海同業公會的檔案，并結合我們已有的學術研究成果，從組織職能、機構設置、市場作用等方面對歷史上上海的同業公會進行了全方位介紹，引起市領導的注意。當時的上海市市長徐匡迪在看到摘報中有關同業公會的材料后，十分重視，專程帶人到市檔案館調研，了解有關同業公會情況，后又要求各行業協會和企業領導到我館聽取介紹，并討論如何吸取歷史經驗以改進行業協會，以適應中國加入ＷＴＯ后對行業協會的新要求。又如征信檔案，上海歷史上就有專門的征信機構，這些征信機構并不是政府行為，而是商業性機構，其運作模式、經營方法等都已經比較成熟，這對于現在如何創建征信體系無疑具有相當的借鑒意義，因此《摘報》刊發有關內容后也引起了廣泛的注意。此類事例很多，如舊上海金融業的發展及其對重建上海國際金融中心的歷史啟示，外貿體制的建設、民族企業品牌的創立、城市建設與管理、社會救濟事業、文化事業和居民道德建設的開展等問題。事實上，歷史留給我們思考的問題很多，如黃浦江造橋還是造隧道、上海城市如何規劃發展等，歷史上就有過很多爭論和不同的方案。將過去有爭議的材料拿出來看，對現在的決策也有一定的借鑒作用。上海市檔案館通過創辦《摘報》，在利用歷史檔案為現實服務之間架起了一座橋梁，使大量的寶貴檔案資源轉化成為可資利用的現實材料，提升了檔案館的地位和在社會經濟發展中的作用。

２選擇材料

確定選題、明確方向之后，就要著手挖掘檔案材料，這是一項需要付出極大努力的、十分艱辛的工作。例如，上海市檔案館藏檔案幾百萬卷，即使縮小到某項主題，其材料也可以千萬計，如同業公會的檔案，上海同業公會４００余家，收藏的檔案全宗３００多個，較大的全宗檔案每個都有成百上千卷，要從中篩選出合用的材料無異于大海撈針。我認為，在選材時主要應堅持四個原則：一是材料必須有典型性，必須把對說明某一問題最具代表性的材料，用去粗取精的辦法選出來；二是要有一定的現實性，也即該材料對解決現實問題必須有一定的參考價值；三是真實性，材料必須是經過考證、去偽存真的，絕不能將錯、偽材料當作真實的歷史資料來用，否則其后果將是十分嚴重的；四是集中性，即所選材料必須是集中說明一個主題的，彼此之間要有一定的歷史和邏輯聯系，不能隨心所欲。實踐證明，只要我們事先對有關材料的歷史背景和基本內容有所了解，要做到以上幾點還是可行的。

３設置欄目

設置欄目可以使摘報的內容進一步突出，并達到信息相對分類的目的。而摘報的具體欄目，可根據文章內容的不同來加以靈活多樣的處理。如我們先后開設過“百年經緯看上海”、“小資料”、“案例選編”、“海納百川”、“背景介紹”、“歷史資料”、“參考資料”、“海上舊聞”、“歷史文獻”、“他山之石”、“域外傳真”、“資料匯編”等欄目，使讀者在閱讀《檔案信息摘報》時更為便捷。同時，為適應領導決策參考和深層次開發檔案信息資源的需要，我們在《摘報》中又開辟了“專家建言”、“專家點評”、“百家談”、“專家來稿”等欄目，組織各領域的專家學者，從專業的、歷史的宏觀角度對現實問題建言獻策，收到了良好的效果。另外，我們還將歷史的探索和現實的考察有機結合起來，設置了“調研報告”專欄，編撰了有關上海楊浦工業區的考察報告，也受到領導的好評。

４編輯稿件

《檔案信息摘報》對文字編輯要求很高。由于是送領導參閱的材料，要求編寫者對問題的闡釋必須簡潔明了、一目了然，使領導在閱讀時可以馬上抓住問題所在，在最短的時間內獲得最大的信息量。因此，要盡量避免學術性文章的撰寫模式，長篇大論，滔滔不絕；更要避免檔案部門通常選擇檔案史料的做法，原文照錄，半文半白，使人讀后不得要領。所以，摘報編輯的很大一部分工作就是改稿，常常是要把那些文白夾雜、冗長的文字通俗化、簡潔化，還要配發提綱挈領的編輯按語等，以便使每一篇摘報文章都能發揮其應有的作用。有的稿件內容不錯，但不全面或敘述不清楚的，編輯還要花費大量的精力、時間去補充材料，甚至重新改寫。同時，稿件的編輯還要有很強的政治性、原則性，如何遣詞造句，如何把握歷史事實與現實要求之間的界限，恰如其分地反映歷史、提供借鑒，尤其對于一些復雜的問題怎樣掌握好表述的尺度，等等。編輯人員不僅要有一定的專業眼光和相關知識，還必須具備相當的政治素養、判斷力和敏感性，才能對稿件加以正確的處理。

三、編撰《檔案信息摘報》的意義

《檔案信息摘報》的編寫，是對檔案工作的開拓創新，意義重大。

其一，通過這一編研新形式提供的服務平臺，檔案系統可以更直接、更有效、更迅速地為領導提供各種檔案信息，使沉睡的、浩瀚的檔案資源找到了一條為改革開放和社會主義現代化建設服務的新路子，有利于檔案部門打破“兩耳不聞窗外事”，漠視社會變革和時代要求的傳統生存狀態，實現了從“請進來”到自覺“走出去”的飛躍式發展。

其二，《檔案信息摘報》的編寫極大地提升了檔案部門的社會地位，充分展示了檔案工作者“有所為”的銳意改革創新的精神，使過去默默無聞的檔案編研的工作成果，第一次直接發揮了為領導決策參考服務的功能，相應地使檔案部門實現了“有所得”的戰略目標，檔案工作可獲得了上級機關的進一步重視和支持。

其三，《檔案信息摘報》的開發對推動檔案工作發展和檔案系統資源的整合，起了積極的促進作用。這是由于它對檔案信息資源的開發面極大極廣，且要求高、頻率快，因此必須將檔案編研、利用、整理編目、保管等部門的力量有機地調動、組合起來，建立一種快速反應的開發機制，才能有效地適應領導部門對檔案信息全方位的獲取要求。這對推動檔案系統資源圍繞以開發為中心的重新整合無疑將起到十分積極的促進作用。

其四，《檔案信息摘報》的誕生，對傳統檔案編研工作具有一種革命性的變革意義。傳統檔案編研主要圍繞著為學術研究服務而開展，開發周期長，涉及面較窄，相對缺乏為現實社會變革直接服務的意識。而《檔案信息摘報》的出現，就迫使檔案編研者必須時刻關注現實社會的各種要求，主動、積極地參與社會變革的進程，并養成快速反應的編研意識，建立新的機制。同時，由于摘報涉及的面極其寬廣，這就要求編研工作者必須具有相對全面的知識素養和敏銳的判斷力，這對提高編研工作者的能力和素質無疑提出了更高的標準。進一步說，《檔案信息摘報》還拓寬了檔案編研的領域，使檔案編研真正實現了將為領導決策服務、為大眾服務和為學術研究服務結合起來的目標，這對于鞏固和夯實檔案編研在檔案工作中的龍頭地位，具有重要作用。

其五，《檔案信息摘報》的出現還促進了傳統檔案編研工作的進一步發展。由于《檔案信息摘報》是建立于檔案資源初步開發基礎上的二次開發，因此傳統檔案編研工作做得越扎實，成果越豐富，《檔案信息摘報》的編撰就越順利。因此，《檔案信息摘報》不僅不會否定傳統編研工作的價值，相反可以更好地推進傳統編研工作的進展，使之更好地與社會現實的需求結合起來，發揮更大的作用。

總之，檔案部門編撰《檔案信息摘報》，不僅開拓了為領導決策服務的新途徑和新空間，直接提升和擴大了檔案部門的社會地位與社會影響，還為新時期檔案編研工作的開展，創建了一個潛力無窮的發展平臺。《檔案信息摘報》的創辦和不斷進步完善，必將極大地推動中國檔案事業可持續發展的前進步伐。