信息化時(shí)代的到來，派生出了許多新的載體形式。電子科技的應(yīng)用表現(xiàn)在很多方面，電子文獻(xiàn)不僅改變了傳統(tǒng)的信息獲取方式，使用戶可以自主地得到所需要的內(nèi)容，而且能夠降低對(duì)信息管理人員的依賴程度；同時(shí)，電子科技也給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來了革新，在很大程度上改變了檔案一元化的存在形式，創(chuàng)建了文獻(xiàn)類多元化發(fā)展的新方法。

1.檔案載體的多元化

1.1檔案載體多元化的定義

所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質(zhì)印刷這種傳統(tǒng)的形式，采用新科技、新技術(shù)對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ)，并逐漸向以磁、光電等作為介質(zhì)的載體發(fā)展，建立多種存儲(chǔ)方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎(chǔ)的信息化存儲(chǔ)方式，極大地豐富了各單位的檔案內(nèi)容，也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，優(yōu)化了傳統(tǒng)的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)更快地向復(fù)合型檔案管理發(fā)展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2檔案管理機(jī)構(gòu)信息載體多元化的基礎(chǔ)

在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現(xiàn)的同時(shí)并沒有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過程中同時(shí)體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時(shí)存在，并且相互依存，互相補(bǔ)充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展、存在，并且以一個(gè)整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲(chǔ)存、交流的使命。

1.3信息載體多元化發(fā)展的管理對(duì)策

對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，現(xiàn)有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會(huì)直接影響管理策略與方針。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，載體類型會(huì)不斷增加，而且各種載體的資源量會(huì)有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對(duì)于它的管理，首先應(yīng)考慮不同的信息載體之間的科學(xué)分配問題。根據(jù)各種載體形式的特點(diǎn)，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據(jù)每個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，充分考慮載體的差異、資源建設(shè)的資金投入以及檔案管理機(jī)構(gòu)空間大小對(duì)載體的影響等因素，做好規(guī)劃。

2.紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)

因?yàn)樾畔⑤d體的巨大優(yōu)勢，以及被人們所接受的程度，在擔(dān)負(fù)起現(xiàn)代科技信息活動(dòng)任務(wù)的同時(shí)，電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來了很大的挑戰(zhàn)，但是這并不代表著紙質(zhì)檔案會(huì)就此消失。紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，對(duì)紙質(zhì)檔案的鐘愛依然無可取代。紙質(zhì)檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發(fā)展，但其性能并不能夠在每一個(gè)方面都超過紙質(zhì)檔案，甚至在某些方面，紙質(zhì)載體反而會(huì)比電子載體更具有優(yōu)勢。比如，大眾更喜歡用紙質(zhì)載體，因?yàn)槠溥m合大眾的閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，有56%的人習(xí)慣閱讀印刷型文獻(xiàn)，視聽文獻(xiàn)以及機(jī)讀文獻(xiàn)分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然有它存在的價(jià)值。同時(shí)，紙質(zhì)文獻(xiàn)更易于保管，不需要專門的設(shè)備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻(xiàn)并不能全方位的承擔(dān)信息交流的任務(wù)，它的性質(zhì)也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質(zhì)載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅帶來了管理上的創(chuàng)新，同時(shí)也促進(jìn)了紙質(zhì)載體潛能的進(jìn)一步開發(fā)。紙質(zhì)載體的發(fā)展一直與生產(chǎn)力以及生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展水平密切相關(guān)。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機(jī)械印刷以及現(xiàn)代的數(shù)字印刷，紙質(zhì)載體的作用一直在得到不斷的開發(fā)利用，電子技術(shù)的發(fā)展，使紙質(zhì)載體的潛能有了進(jìn)一步的可開發(fā)性。

3.檔案信息電子化的益處

檔案信息電子化是指對(duì)那些館、室所藏的資料以及以機(jī)讀或紙質(zhì)形式存在的資料，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行整理、分類以及加工，并將其轉(zhuǎn)化為可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀使用的文獻(xiàn)資料，其益處主要有：一是可以充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的潛能，進(jìn)一步提高利用效率。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還比較單一，開發(fā)出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲(chǔ)目錄或者進(jìn)行文件打印存儲(chǔ)，較低的利用率不只是浪費(fèi)了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻(xiàn)利用的加工時(shí)間，提高檔案信息所具有的時(shí)效性。傳統(tǒng)的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統(tǒng)的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費(fèi)的時(shí)間較長，因此會(huì)降低信息的時(shí)效性，影響檔案信息的使用價(jià)值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計(jì)算機(jī)直接讀取資料，并且利用計(jì)算機(jī)完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發(fā)展，使一次投入多次產(chǎn)出成為可能。電子化的發(fā)展改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的缺點(diǎn)。通過手工對(duì)信息進(jìn)行加工，編輯出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財(cái)政開支，各單位離開財(cái)政的支持來解決檔案升級(jí)和現(xiàn)代化管理會(huì)困難重重，在這種情況下，開源節(jié)流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質(zhì)將成果進(jìn)行拷貝，并且可以及時(shí)的送到各個(gè)部門，在擴(kuò)大社會(huì)影響的同時(shí)也拓寬了社會(huì)服務(wù)范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設(shè)之中，但是要注意這方面的發(fā)展以及最新動(dòng)向，使檔案工作不斷地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。

4.關(guān)于電子檔案趨于主流地位的優(yōu)勢

首先，從信息載體的發(fā)展來看，性能優(yōu)越的新載體不斷地取代性能不好的舊載體并漸漸地成為主流載體，這是載體不斷發(fā)展的一個(gè)規(guī)律。電子載體漸漸地在某一部分取代紙質(zhì)載體也是符合這一規(guī)律的。回顧人類的發(fā)展歷史，伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，總是有新的信息載體不斷出現(xiàn)，因而信息交流的載體也會(huì)不斷出現(xiàn)。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展提高了對(duì)信息載體的要求，同時(shí)當(dāng)一個(gè)綜合優(yōu)勢比較強(qiáng)的新載體出現(xiàn)時(shí)，這種新的載體也就會(huì)取代舊的載體而成為新的主流載體。縱觀紙質(zhì)載體的發(fā)展歷史，它的問題在長期的實(shí)踐中已經(jīng)逐漸地暴露出來。比如信息容量較低，不能及時(shí)地滿足科學(xué)信息發(fā)布的需要等。因?yàn)樾畔⑴c載體之間的緊密關(guān)系，其“形影不離”的特性妨礙了信息傳遞的時(shí)效性，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，紙質(zhì)載體已經(jīng)不能完全擔(dān)負(fù)起當(dāng)前科學(xué)信息交流的使命。

以醫(yī)院為例，信息化將檔案管理模式從實(shí)體保管模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，在必要的時(shí)候可以提供快捷有效的病例查詢，應(yīng)對(duì)危機(jī)病例的發(fā)生，提高醫(yī)療效率，最終為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供助推力。新興的信息交流載體具有更好的優(yōu)勢，它通過優(yōu)越的綜合性能，可以適應(yīng)信息交流的發(fā)展需要，因此成為主流載體，這是大勢所趨。電子載體不僅僅體現(xiàn)了如今載體的最高成果，克服了許多傳統(tǒng)載體的不足與缺點(diǎn)，其具有的性能優(yōu)勢完全可以滿足現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展與需要。紙質(zhì)載體并沒有被完全淘汰，主要是因?yàn)樗莫?dú)到之處以及特殊功能使得紙質(zhì)載體仍然有很大的生存空間，因此他們?cè)谛畔⒔涣鞯钠脚_(tái)上，各盡其能，共同完成信息交流的使命，扮演著不同的角色，仍舊是相互統(tǒng)一的。