攀枝花市檔案局 周玉芳
2005年四川省人民政府辦公廳轉發省檔案局《四川省檔案工作規范化管理辦法》（以下簡稱“辦法”）的通知（川辦函[2005]103號）以來，我市嚴格貫徹落實《辦法》要求，歷經10年發展，攀枝花市檔案局抓檔案基礎業務建設始終以《辦法》為抓手，堅持不懈的推動全市各機關、團體、企事業單位檔案工作走向規范化，并保持三年一復查的監督機制，不斷鞏固規范化管理的成果。筆者總結了近幾年規范化管理中的一些體會，與大家分享。
一、全市檔案工作規范化管理基本情況
自《四川省檔案工作規范化管理辦法》頒布實施以來，我市各級各部門就積極行動起來，全面加強了對本單位、本系統檔案工作的領導、監督與日常管理，改善了檔案保管保護基礎設施，加強了檔案工作制度建設和基礎業務建設，提高了檔案信息的開發利用水平。截止2014年底，全市1172個立檔單位,已有1133個實現規范化管理，其中達省一級標準的135個，省二級標準的371個，省三級標準的627個,規范化管理達標率為96.7%。詳見表1。
表1 全市立檔單位檔案工作規范化管理情況統計表
立檔單位數量（個）
規范化管理達標情況
規范化管理達標率
合計
省一級
省二級
省三級
市級
175
164
64
94
6
93.70%
東區
150
145
11
29
105
96.70%
西區
85
73
13
31
29
85.90%
仁和區
247
247
28
44
175
100%
米易縣
227
213
11
106
96
93.80%
鹽邊縣
299
291
9
65
217
97.60%
合計
1172
1133
135
371
627
96.70%
二、基本做法
（一）建立長效的監督工作機制
我市從2006年開始，按《辦法》認定機關檔案工作規范化管理水平，堅持“3年一復查”，不斷鞏固提高規范化管理水平。截止2008年，市屬立檔單位共有157個實現了檔案工作規范化管理，共創建機關檔案工作規范化管理一級單位43個、二級單位87個、三級單位7個，企事業單位檔案規范化管理一級單位10個、二級單位10個。我市檔案工作規范化管理全面開花，進入鼎盛時期。2009—2011年，由于公務員規范津補貼，檔案規范化管理晉級達標獎勵政策隨之取消，積極性明顯降低，更有之前已規范化的單位，由于種種原因檔案工作規范化管理水平出現明顯滑坡；再加上檔案業務指導人員明顯減少（最少時只剩3人），其它新領域檔案工作的興起（2009年新農村建設檔案工作全面鋪開、民生檔案、重大建設項目檔案進一步加強等），檔案業務指導、監督檢查也明顯不足，行政管理手段單一，造成已有的成果未能鞏固。2012年開始，為了進一步鞏固規范化管理水平，我局堅持3年一復查，并實行目標管理，而且必須嚴格按照標準進行，對檢查不合格的單位限期整改直至合格。具體情況詳見表2:
表2:攀枝花市檔案局2012年-2015年規范化管理情況
年度
復查單位個數
限期整改單位數
新創建個數
晉升單位數
實現規范化管理個數
2012年
44
15
1
0
159
2013年
58
12
4
3
159
2014年
53
10
4
7
164
2015年
43
7
備注：由于2015年還未結束，部分數據還無法統計。
經過幾年的不懈努力和采取重要舉措，全市檔案工作規范化管理水平在保持原達標基礎上穩步提升,各單位領導更重視檔案室規范化管理工作，檔案人員業務水平逐步提高，各單位職工檔案意識明顯增強。以規范化管理為抓手，各級機關、團體、企事業單位檔案基礎業務進一步得到提升。
（二）不斷培訓，加大監督指導力度
由于各機關團體、企事業單位檔案人員變動頻繁，業務素質參差不齊，為了保證每年規范化管理檢查的順利進行，2012年以來，市檔案局每年根據檢查通知，對納入復查單位檔案人員均進行集中培訓，對業務不熟的檔案人員再分組進行實地觀摩，如果還有問題的再由對口指導老師上門親自指導。通過多種形式的培訓、指導，保證了每年規范化管理復查的順利進行。在保證復查質量的同時，檔案人員的業務素質得到進一步提高。
（三）將檔案工作規范化管理納入檔案工作年度目標考核
近年來，由于各種獎勵表彰取消、公務人員規范津補貼，規范化管理將來政策取消，各單位檔案工作做得好與壞，規范與否，僅通過單一的行政執法并不能有效解決問題。沒有有效的激勵措施，達標晉級的積極性一落千丈。2013年通過多方努力，檔案工作終于納入市委市政府年度綜合目標考核，所占分值為2分，在制定考核細則時，為了鞏固我市現有的規范化管理成果，激勵各單位在保證現在水平的基礎上積極上新臺階。在分配分值時，將規范化管理水平納入考核總分，權重占50分（百分制），具體為達省一級標準得滿分，省二級40分，省三級30分，已建檔未實現規范化管理得20分。通過目標考核，各單位達標升級的積極性明顯增強，從表2中能明顯反應出來。2015年達標升級的單位也不會低于5個。如果未完成任務，就扣減當年各單位政府年度考核檔案責任相應分值，有力的推動了檔案事業的發展。
（四）注重整體推進、加大對各縣區規范化管理水平的監督考核
為了保證全市檔案工作規范化管理的協調發展，2012年以來每年市局將組織人員對縣（區）省一標的單位進行督查，以縣區一標單位為基礎，整體推進全市檔案工作規范化管理水平；對于垂直管理的單位，邀請市級主管部門共同參與檢查驗收。同時各縣(區)檔案工作規范化管理情況納入每年的檔案工作業務目標。
三、存在的問題
1.部分單位對檔案管理的重要性認識不足，檔案管理制度落實不到位，約束機制不健全，已實現規范化管理的單位保持較困難。
2.一級部門對下屬單位的監督指導不力，檔案行政部門對二、三級企事業單位缺乏有效的考核機制。
3.檔案員準入要求低，人員不穩定，往往身兼數職，再加上缺少獎懲激勵機制，檔案人員工作沒有主動性造成檔案管理缺乏連續性和專業性，不能滿足新形勢下檔案規范管理的要求。
4.檔案行政部門事多人少，特別是近年來檔案工作領域的不斷擴大及各類專門（專業）檔案的不斷增加 ，檔案業務指導人員只減不增（市縣兩級業務指導人員維持在2-4人），全市15個業務指導人員對1000多個單位進行監督指導有力不從心的感覺，而且這是檔案行政管理中的一項常規工作。
四、建議及思考
檔案工作規范化管理歷經10年，在推動檔案基礎業務建設方面起了積極的作用。新形勢下如何更好的貫徹落實兩辦意見，加強檔案資源體系建設、檔案安全體系建設及檔案利用體系建設，把好源頭、抓好各機關團體、企事業單位特別是納入進館范圍單位的檔案工作，對各級檔案部門來說是重中之重的首要任務。當前，檔案部門面臨許多新的挑戰，檔案工作領域不斷擴大，但筆者認為，各級機關團體、企事業單位檔案管理的水平才是整個檔案工作的基礎，因為各級國家綜合檔案館的檔案資源大多都來源于各單位移交的檔案。如果基礎不牢、不穩定，會影響整個檔案事業的發展。我們在不斷創新的同時，仍要牢抓基礎，即使人手不夠，仍要堅持每年的監督、檢查，確保規范化管理所取得的成果，把好檔案資源建設的源頭關。但檔案人員要不斷思考，如何在現有的條件下，統籌兼顧，創新管理手段，在保質保量的前提下，更好的提高工作效率。如年檢（被檢單位每年將歸檔文件目錄及其他相關資料主動報檔案行政部門接受檢查）；組建專業檢查驗收組承擔業務指導培訓及驗收；充分調動和發揮主管部門對下屬單位的監督指導等。
