科技檔案管理是指對科學技術檔案實體進行管理和信息開發利用的一項專門工作，其中包括了收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等內容。在現代社會中，科技檔案實際上是各行各業科技人員在科研工作中所形成的重要的數據理論部分，不僅為各行各業在生產技術、科研開發、產品設計以及城市建設等方面能提供強有力的理論支撐，而且是各單位科研生產的重要組成部分。因此，在各單位建設工作中，科技檔案管理成為一項重要的技術基礎性工作，既為科技生產活動提供技術條件，又為科研管理工作提供信息依據。在日常工作中，相關的工作人員利用科技檔案可在更大范圍內利用科技信息資源，實現科技信息潛在效能，使其在社會共享中發揮跟多的作用。
1.科技檔案管理的主要特點
對科技檔案實行專門管理，成立專業的科技檔案管理部門是近代工業革命以后出現的，是社會化大生產和專業分工的產物。資本主義國家的工廠企業和科技事業單位，視科技檔案為重要財富，把科技檔案管理強調為發展經濟、開發技術不可缺少的必要條件。我國更是極為的重視科技檔案的管理工作。特別是近幾年隨著市場的不斷開放，科技成果的不斷轉化，更加體現了科技成果檔案與市場經濟發展和社會信息化程度的密切關系，所以它具有了一種社會化、開放式的管理模式。這種管理主要具有以下四個特點。
（1）社會性。隨著市場經濟的不斷建立和完善，產生了多種經濟組織形式，使得科技成果具有了社會化傾向。科技成果的轉化在不斷的被推陳出新，不斷的被利用改進。因此，科技檔案的管理必然具有一定的社會化性質。對科技檔案的管理來說，不能再將工作內容局限于計劃經濟時代的科技檔案保管，應徹底從純粹的封閉式管理模式走向開放式管理模式。
（2）內容的復雜性。科技檔案管理部門、管理對象和服務對象的社會性，決定了科技檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的科技檔案管理中，檔案的收集、處理和提供利用往往比較單一，而社會化的科技檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可來自多范圍各類生產行業，科研部門以及各類個人等，內容極其豐富多樣。
（3）需求的多樣性。隨著科學技術的不斷發展，無論是外資、合資、國有企業還是各事業機關單位都不會忽略對科技檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對科技檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得科技檔案不可能僅局限于某個部門使用的狹窄范圍，這些科技檔案不僅組織上需要，而且許多個人同樣需要，那些與生產者密切相關的科技檔案，經常會被組織或個人查閱利用，呈現多種需求態勢。
（4）管理開放性。市場經濟的建立，科學技術的發展減弱了科技檔案神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展也改變了科技檔案管理和服務方式。采用現代化管理手段與方式管理科技檔案，可將不屬于保密范圍，又有被社會利用的信息與外界展開交流，變封閉式的管理模式為開放式的管理模式，充分發揮科技檔案的潛在效用。
2.科技檔案管理目標
在現代社會中，科技檔案管理部門的工作不再局限于管理、收集、整理科技檔案，而應發揮社會中介機構在推動科技進步中的積極作用。認真搞好科技檔案分類，逐步向社會提供開放式服務，并以此為目標做好以下幾個方面。
（1）適應科學發展，解決好“管”與“用”兩者的關系。科技檔案是黨和國家寶貴的歷史、文化財富，是國家科學技術資源儲備的一種形式。自2007年國家檔案局提出加快“兩個體系”建設以來（即“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”“建立方便人民群眾的檔案利用體系”），短短幾年的時間全國檔案工作就發生天翻地覆的變化，并取得十分可喜的社會效益和經濟效益。隨著市場經濟的形成，機構改革的加快。一些檔案管理部門的思維轉換和理念出現了偏差，使得部分地區檔案管理工作陷入困境。出現了科技檔案在管理上的缺失，出現了重收益輕館藏趨勢，且錯誤地認為科技檔案歸檔保護是做“死活”，產生不了實際效益，因而一味地追求熱熱鬧鬧抓經濟效益，輕視和脫離檔案館藏基礎的想法是不切實際的。不論時代轉型再快，要有根基；社情變化再快，定有源頭。今天的一切均來自過去，從歷史中萌發，檔案是歷史的積淀。科技檔案更是我國黨和國家科技發展的見證。當今社會的人們或從中受到啟迪，或得到經驗教訓。即使今天沒用上，但難保明天、后天、將來用不上；本地區、本部門沒用上，但未見得其他地區或其他部門用不上。功利主義屬于短視行為，它會影響未來有可能獲取更大的“功”，更大的“利”。要解決好管與用兩者的關系，應從以下幾點做起：一是認真全面貫徹執行《檔案法》，擺正檔案基礎工作和開放服務的關系，兩者兼顧，即抓好檔案收集整理、保管和主動熱忱。二是要有服務意識，不忘檔案基本觀念，為咨詢服務打好基礎。三是正確運用考核獎罰杠桿，全面調動檔案工作者的積極性。
（2）從服務出發，豐富科技檔案資源。檔案門類眾多，從檔案的種類看，有文書檔案，黨政檔案，科技檔案。做為科技檔案的管理來說資源是開展檔案工作，服務黨和國家工作大局的基礎性條件。因此，必須加大對所有具有保存價值的科技檔案的保護和監管力度，依法進行接收征集工作，為進一步做好檔案工作奠定堅實的檔案基礎。要大力宣傳黨中央科學發展觀的戰略方針和國家檔案局“兩個體系”建設的工作要求，拓寬和完善歸檔范圍。凡是反映本部門、本單位的科技研究情況的文件材料，都要列入歸檔范圍，并確定較長的保管年限。做好收集保管和移交，積累檔案財富。新形勢下，各種新興的政治、經濟和社會組織形態不斷發生變化，必須關注這些新組織和新領域的檔案資源，做好收集工作。隨著新問題的出現，各企業、事業單位對檔案服務需求大大增加。特別是科研單位在產品及項目的轉型上更是需要有科技檔案基礎的支撐，必須注意收集、積累這方面的檔案資源。在此基礎上，運用現代化手段，進行科學整合，使檔案資源配置更加豐富、更加科學，為全面實現檔案資源社會共享奠定基礎。
（3）適應檔案開放服務的新形勢，強化檔案安全保護。近年來，由于自然災害、信息技術運用、檔案開放服務以及時代轉型和社情變化，科技檔案安全問題顯得尤為突出。由于科技檔案是不可再生的，是科技工作者的工作基礎。這種檔案的原始性決定了這種損失是難以彌補的，必須迅速建立起檔案安全體系，保護好國家檔案財富，造福當代，造福后人。使檔案從封閉保密狀態走出來，實行開放式服務，是檔案事業的一大飛躍，是社會和人民群眾需求的發展趨勢。但是，由于相關的規章制度建設沒有完善，常出現一些隱患和漏洞。加強檔案執法、制度建設和電子文件安全保護技術研究是當務之急。如編制災害應急方案，建立檔案開放利用審核機制，實行有效的防病毒、防黑客手段，等等。相信只要上級領導重視，檔案工作者認真參與，一定會保障我國檔案事業全面、協調、持續發展。
