檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經濟、科學、技術、文化等各個方面的歷史發展過程。為了完整地、系統地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。如果沒有檔案工作，一個過去發生的重大事件就沒有記錄，就無從考證；如果沒有檔案工作，過去取得的經驗教訓就沒有記載，就不能總結提高，促進發展；檔案工作是記載歷史，服務現實，放眼眼未來的工作。
　　在各種信息資源中，檔案作為重要的信息資源，它存儲大量的知識和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統檔案管理模式已不能滿足信息時代快速發展的形式。在現代信息技術發展的今天，檔案管理模式也發生著轉變，從實體檔案逐漸向數字化檔案衍生，進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化，檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。因此，人們提出了檔案管理數字化建設的構想，在日常的檔案管理工作中檔案數字化有著重要的特殊意義。
　　一、更好的保存歷史資料
　　歷史越悠久的檔案價值越高，但鑒于以前的保存手段和保管技術有限，一些歷史檔案可能會出現了不同程度的破壞，這是極為可惜的。現在有了數字化存儲手段就避免了類似情況的發生，我們可以通過掃描、攝影等技術對其提供更好的保護。傳統紙質材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損，借助信息數字化在社會各領域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，但數字化管理，如利用計算機掃描技術對這些文獻作數字化處理，制作數字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損。
　　二、提高工作效率，方便了檔案的管理
　　檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理工作的最終目的就是為了更好的利用檔案，數字化檔案后我們可以足不出戶，在電腦前就可以完成檔案的查找和借閱，省時省力，并且再也不會受到時間的限制，隨時都可以上網查詢需要的檔案資料。網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。
　　三、為檔案的編研工作提供了數據支持
　　檔案人員可利用已數字化的檔案信息，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，進一步開發檔案資源，快捷地進行文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作。采用計算機編目檢索技術、計算機尖端技術等現代化手段來提高檔案利用效率及減輕檔案管理人員的勞動。也只有檔案工作現代化，才能從根本上解決檔案利用方式、方法與社會利用之間矛盾，更好地使其轉化為生產力以服務于社會發展。檔案信息資源開發、利用必須借助于計算機及網絡來全面提高檔案編研的現代化水平。如何更好的利用計算機技術在檔案工作中充分發揮它應有的作用和價值是以后檔案數字化中的重要課題。
　　檔案數字化是大勢所趨，是檔案管理及存儲、利用方式的革新，檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性，同時數字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，數字化的信息發布于局域網、廣域網，形成若干個數字信息集群，供相關人員方便地查詢利用，這樣更加有利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。總的來說，檔案數字化既是檔案的革新也是檔案工作將來面臨的巨大挑戰，除了檔案內容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質檔案已經經歷了上千年的考驗，而數字化檔案還沒有經歷百年以上的考驗。因此，只有更好的將實體檔案和數字化檔案相結合才能更好的為檔案工作服務。