1 引言
檔案事業(yè)是一項(xiàng)社會(huì)基礎(chǔ)性事業(yè)，也是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要事業(yè)。檔案工作者肩負(fù)著資料調(diào)查、資料分析、資料整理上報(bào)和資料信息保存等重要職責(zé)，其工作能力、工作質(zhì)量和工作效率將直接影響到檔案資料的完整性、規(guī)范性、安全性和利用效果，對(duì)檔案工作整體效能的充分發(fā)揮起著關(guān)鍵作用。新形勢(shì)下，只有不斷提高檔案工作者的政治素養(yǎng)、專業(yè)水平、實(shí)際技能、服務(wù)意識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的新任務(wù)和新要求。
“勝任能力”的概念最早由哈佛大學(xué)心理學(xué)教授戴維?麥克利蘭于1973年正式提出，是指能夠?qū)⒃谀骋还ぷ髦杏凶吭匠删驼吲c普通者區(qū)分開來的個(gè)人的深層次特征，它可以是動(dòng)機(jī)、特質(zhì)、自我形象、態(tài)度或價(jià)值觀、某領(lǐng)域知識(shí)、認(rèn)知或行為技能等任何可以被可靠測(cè)量或計(jì)數(shù)的、并且能夠顯著區(qū)分優(yōu)秀與一般績效的個(gè)體特征。本著系統(tǒng)性、相關(guān)性和可操作性的原則，可以將勝任能力定義為：在特定工作崗位、組織環(huán)境和文化氛圍中，績優(yōu)者所具備的可以客觀衡量的個(gè)體特征及由此產(chǎn)生的穩(wěn)定的、可預(yù)測(cè)的、指向績效的行為特征[1]。
關(guān)于檔案工作者應(yīng)具備的勝任工作的能力和素質(zhì)研究，國內(nèi)外有許多經(jīng)驗(yàn)可供學(xué)習(xí)和參考。國內(nèi)方面，韓萌[1]研究了檔案工作者勝任力模型的構(gòu)建與應(yīng)用，李成[2]研究了檔案工作者勝任能力模型的構(gòu)建及評(píng)價(jià)，趙亮[3]構(gòu)建了檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系并進(jìn)行了數(shù)據(jù)測(cè)算。國外方面，DCM監(jiān)測(cè)委員會(huì)培訓(xùn)事務(wù)工作組的結(jié)果報(bào)告中研究列舉了關(guān)于檔案工作者能力的六種核心能力；澳大利亞1997年出版、2001年作出修改的《國家文件和檔案能力》，列舉了各層級(jí)的工作人員在從事工作中需要的特定技能知識(shí)及承擔(dān)工作的態(tài)度表現(xiàn)等；尼德蘭文化遺產(chǎn)協(xié)會(huì)于2002 年制定了一個(gè)涵蓋文件管理和檔案制度的9個(gè)部分的能力目錄，另外建立了一個(gè)能夠連接到能力要素?cái)?shù)據(jù)庫的網(wǎng)站，幫助檔案工作者發(fā)展自身能力[2]。
本文從一個(gè)全新的視角，在構(gòu)建檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，采用模糊層次分析法對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行研究，為全方位開展檔案工作者勝任能力研究奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)為檔案工作者入職錄用、選拔晉升、培訓(xùn)教育、職業(yè)生涯規(guī)劃等提供了有效手段。
2 與檔案工作者勝任能力有關(guān)的因素
本文中提到的檔案工作者，主要指負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)流程中檔案價(jià)值的鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的提供利用服務(wù)和檔案的編研工作的人員[3]。在文獻(xiàn)查閱和調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，本文總結(jié)形成了如下與檔案工作者勝任能力有關(guān)的關(guān)鍵因素。
2.1 檔案價(jià)值鑒定能力
運(yùn)用檔案專業(yè)知識(shí)和技能對(duì)檔案的真?zhèn)魏蜕鐣?huì)價(jià)值進(jìn)行甄別、評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)的能力，確定歸檔文件范圍和保管期限。
2.2 檔案收集能力
按照法律法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的?n案分別接收、征集、集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的能力。
2.3 檔案整理能力
按照一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，建立檔案實(shí)體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化的能力。
2.4 檔案檢索能力
對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的能力，檔案檢索是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。
2.5 檔案保管能力
對(duì)整理好的檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放并進(jìn)行日常維護(hù)、安全保護(hù)的能力，檔案保管工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，基本任務(wù)和要求是維護(hù)檔案的完整與安全，便于調(diào)用。
2.6 檔案提供利用能力
通過一定方式使檔案資料直接為社會(huì)組織和公民服務(wù)的能力，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮檔案作用的途徑。
2.7 檔案研究能力
對(duì)如檔案信息技術(shù)、管理技術(shù)、保護(hù)技術(shù)等的調(diào)查分析、理論研究和實(shí)踐研究能力。
3 構(gòu)建檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系
3.1 檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建原則
評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立是為了評(píng)價(jià)一個(gè)檔案工作者的勝任能力，為入職、晉升、培訓(xùn)教育等決策提供現(xiàn)實(shí)量化的依據(jù)。構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了能夠科學(xué)、全面地評(píng)價(jià)檔案工作者的勝任能力，客觀反映評(píng)價(jià)目標(biāo)，構(gòu)建指標(biāo)體系應(yīng)遵循以下原則：
3.1.1 系統(tǒng)性原則
檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中的各項(xiàng)指標(biāo)之間不應(yīng)是簡單的堆積，而應(yīng)具有較強(qiáng)的邏輯關(guān)系。
3.1.2 科學(xué)性原則
各項(xiàng)指標(biāo)的釋義應(yīng)明確，測(cè)算方法應(yīng)簡捷，可采取定性與定量相結(jié)合的方式，全面、客觀地評(píng)價(jià)檔案工作者的勝任能力。
3.1.3 可操作性原則
評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中的各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)盡量選用可方便獲取的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以便進(jìn)行評(píng)價(jià)和對(duì)比。
3.1.4 穩(wěn)定性原則
各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)受客觀因素影響較小，相對(duì)規(guī)范且保持穩(wěn)定。
3.2 檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建
依照與檔案工作者勝任能力有關(guān)的關(guān)鍵因素及評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建原則，在分析研究國內(nèi)外有關(guān)檔案工作者勝任能力研究成果的基礎(chǔ)上，建立如下檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系（表1）。該評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的目標(biāo)層是檔案工作者勝任能力綜合評(píng)價(jià)，準(zhǔn)則層包括與檔案工作者勝任能力有關(guān)的7個(gè)方面內(nèi)容，指標(biāo)層是將準(zhǔn)則層各項(xiàng)內(nèi)容細(xì)劃為若干具體可定性或定量評(píng)價(jià)的指標(biāo)。 4 應(yīng)用模糊層次分析法對(duì)檔案工作者勝任能力指標(biāo)體系進(jìn)行評(píng)價(jià)
4.1 評(píng)價(jià)方法的選擇
本文構(gòu)建的檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中，有些指標(biāo)具有模糊、難以量化、非確定性的特點(diǎn)，為保證評(píng)價(jià)結(jié)果的科學(xué)性和合理性，本文采用模糊綜合評(píng)價(jià)法與層次分析法相結(jié)合的方法即模糊層次分析法[4-5]。首先將與決策有關(guān)的元素分解成目標(biāo)、準(zhǔn)則、方案等遞階層次結(jié)構(gòu)，運(yùn)用層次分析法確定各指標(biāo)的權(quán)重，再運(yùn)用模糊綜合評(píng)價(jià)法對(duì)指標(biāo)體系分層次進(jìn)行模糊綜合評(píng)判，最后綜合得出總的評(píng)價(jià)結(jié)果。該方法能夠較好地解決模糊的、難以量化的問題，充分發(fā)揮決策人員有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)和判斷能力。
4.2 指標(biāo)體系的具體評(píng)價(jià)過程
本文構(gòu)建的檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是一個(gè)二級(jí)三層結(jié)構(gòu)的指標(biāo)體系，把指標(biāo)層對(duì)準(zhǔn)則層的評(píng)判看成第一級(jí)評(píng)判，把準(zhǔn)則層對(duì)目標(biāo)層的評(píng)判看成第二級(jí)評(píng)判，構(gòu)成一個(gè)二級(jí)三層模糊綜合評(píng)價(jià)模型[6-7]。
舉例說明對(duì)某一檔案工作者勝任能力進(jìn)行評(píng)價(jià)，具體步驟如下：
4.2.1 確定評(píng)語集V=（勝任，基本勝任，不勝任）3個(gè)檔次。
4.2.2 運(yùn)用層次分析法確定各級(jí)指標(biāo)權(quán)重：
4.2.3 按上述評(píng)語集對(duì)U1―U7中的各指標(biāo)進(jìn)行評(píng)判，建立模糊評(píng)價(jià)集如表2所示：
根據(jù)此模糊評(píng)價(jià)集可得出模糊評(píng)判矩陣，并進(jìn)行第一級(jí)綜合評(píng)估，最后進(jìn)行第二級(jí)綜合評(píng)估，得到最終總的評(píng)價(jià)結(jié)果。按照最大隸屬度的原則，可得出該檔案工作者勝任能力評(píng)估等級(jí)為：基本勝任。
5 結(jié)語
本文在定性分析的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，并采用模糊層次分析法進(jìn)行了綜合評(píng)價(jià)，在實(shí)際工作中具有一定的可操作性和推廣價(jià)值。開展檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)是一項(xiàng)持久的系統(tǒng)工程，評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建也將是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過程，因此，在評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)、評(píng)價(jià)方法的選擇方面，還有進(jìn)一步研究和完善的空間。
檔案事業(yè)是一項(xiàng)社會(huì)基礎(chǔ)性事業(yè)，也是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要事業(yè)。檔案工作者肩負(fù)著資料調(diào)查、資料分析、資料整理上報(bào)和資料信息保存等重要職責(zé)，其工作能力、工作質(zhì)量和工作效率將直接影響到檔案資料的完整性、規(guī)范性、安全性和利用效果，對(duì)檔案工作整體效能的充分發(fā)揮起著關(guān)鍵作用。新形勢(shì)下，只有不斷提高檔案工作者的政治素養(yǎng)、專業(yè)水平、實(shí)際技能、服務(wù)意識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的新任務(wù)和新要求。
“勝任能力”的概念最早由哈佛大學(xué)心理學(xué)教授戴維?麥克利蘭于1973年正式提出，是指能夠?qū)⒃谀骋还ぷ髦杏凶吭匠删驼吲c普通者區(qū)分開來的個(gè)人的深層次特征，它可以是動(dòng)機(jī)、特質(zhì)、自我形象、態(tài)度或價(jià)值觀、某領(lǐng)域知識(shí)、認(rèn)知或行為技能等任何可以被可靠測(cè)量或計(jì)數(shù)的、并且能夠顯著區(qū)分優(yōu)秀與一般績效的個(gè)體特征。本著系統(tǒng)性、相關(guān)性和可操作性的原則，可以將勝任能力定義為：在特定工作崗位、組織環(huán)境和文化氛圍中，績優(yōu)者所具備的可以客觀衡量的個(gè)體特征及由此產(chǎn)生的穩(wěn)定的、可預(yù)測(cè)的、指向績效的行為特征[1]。
關(guān)于檔案工作者應(yīng)具備的勝任工作的能力和素質(zhì)研究，國內(nèi)外有許多經(jīng)驗(yàn)可供學(xué)習(xí)和參考。國內(nèi)方面，韓萌[1]研究了檔案工作者勝任力模型的構(gòu)建與應(yīng)用，李成[2]研究了檔案工作者勝任能力模型的構(gòu)建及評(píng)價(jià)，趙亮[3]構(gòu)建了檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系并進(jìn)行了數(shù)據(jù)測(cè)算。國外方面，DCM監(jiān)測(cè)委員會(huì)培訓(xùn)事務(wù)工作組的結(jié)果報(bào)告中研究列舉了關(guān)于檔案工作者能力的六種核心能力；澳大利亞1997年出版、2001年作出修改的《國家文件和檔案能力》，列舉了各層級(jí)的工作人員在從事工作中需要的特定技能知識(shí)及承擔(dān)工作的態(tài)度表現(xiàn)等；尼德蘭文化遺產(chǎn)協(xié)會(huì)于2002 年制定了一個(gè)涵蓋文件管理和檔案制度的9個(gè)部分的能力目錄，另外建立了一個(gè)能夠連接到能力要素?cái)?shù)據(jù)庫的網(wǎng)站，幫助檔案工作者發(fā)展自身能力[2]。
本文從一個(gè)全新的視角，在構(gòu)建檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，采用模糊層次分析法對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行研究，為全方位開展檔案工作者勝任能力研究奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)為檔案工作者入職錄用、選拔晉升、培訓(xùn)教育、職業(yè)生涯規(guī)劃等提供了有效手段。
2 與檔案工作者勝任能力有關(guān)的因素
本文中提到的檔案工作者，主要指負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)流程中檔案價(jià)值的鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的提供利用服務(wù)和檔案的編研工作的人員[3]。在文獻(xiàn)查閱和調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，本文總結(jié)形成了如下與檔案工作者勝任能力有關(guān)的關(guān)鍵因素。
2.1 檔案價(jià)值鑒定能力
運(yùn)用檔案專業(yè)知識(shí)和技能對(duì)檔案的真?zhèn)魏蜕鐣?huì)價(jià)值進(jìn)行甄別、評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)的能力，確定歸檔文件范圍和保管期限。
2.2 檔案收集能力
按照法律法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的?n案分別接收、征集、集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的能力。
2.3 檔案整理能力
按照一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，建立檔案實(shí)體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化的能力。
2.4 檔案檢索能力
對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的能力，檔案檢索是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。
2.5 檔案保管能力
對(duì)整理好的檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放并進(jìn)行日常維護(hù)、安全保護(hù)的能力，檔案保管工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，基本任務(wù)和要求是維護(hù)檔案的完整與安全，便于調(diào)用。
2.6 檔案提供利用能力
通過一定方式使檔案資料直接為社會(huì)組織和公民服務(wù)的能力，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮檔案作用的途徑。
2.7 檔案研究能力
對(duì)如檔案信息技術(shù)、管理技術(shù)、保護(hù)技術(shù)等的調(diào)查分析、理論研究和實(shí)踐研究能力。
3 構(gòu)建檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系
3.1 檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建原則
評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立是為了評(píng)價(jià)一個(gè)檔案工作者的勝任能力，為入職、晉升、培訓(xùn)教育等決策提供現(xiàn)實(shí)量化的依據(jù)。構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了能夠科學(xué)、全面地評(píng)價(jià)檔案工作者的勝任能力，客觀反映評(píng)價(jià)目標(biāo)，構(gòu)建指標(biāo)體系應(yīng)遵循以下原則：
3.1.1 系統(tǒng)性原則
檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中的各項(xiàng)指標(biāo)之間不應(yīng)是簡單的堆積，而應(yīng)具有較強(qiáng)的邏輯關(guān)系。
3.1.2 科學(xué)性原則
各項(xiàng)指標(biāo)的釋義應(yīng)明確，測(cè)算方法應(yīng)簡捷，可采取定性與定量相結(jié)合的方式，全面、客觀地評(píng)價(jià)檔案工作者的勝任能力。
3.1.3 可操作性原則
評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中的各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)盡量選用可方便獲取的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以便進(jìn)行評(píng)價(jià)和對(duì)比。
3.1.4 穩(wěn)定性原則
各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)受客觀因素影響較小，相對(duì)規(guī)范且保持穩(wěn)定。
3.2 檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建
依照與檔案工作者勝任能力有關(guān)的關(guān)鍵因素及評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建原則，在分析研究國內(nèi)外有關(guān)檔案工作者勝任能力研究成果的基礎(chǔ)上，建立如下檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系（表1）。該評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的目標(biāo)層是檔案工作者勝任能力綜合評(píng)價(jià)，準(zhǔn)則層包括與檔案工作者勝任能力有關(guān)的7個(gè)方面內(nèi)容，指標(biāo)層是將準(zhǔn)則層各項(xiàng)內(nèi)容細(xì)劃為若干具體可定性或定量評(píng)價(jià)的指標(biāo)。 4 應(yīng)用模糊層次分析法對(duì)檔案工作者勝任能力指標(biāo)體系進(jìn)行評(píng)價(jià)
4.1 評(píng)價(jià)方法的選擇
本文構(gòu)建的檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中，有些指標(biāo)具有模糊、難以量化、非確定性的特點(diǎn)，為保證評(píng)價(jià)結(jié)果的科學(xué)性和合理性，本文采用模糊綜合評(píng)價(jià)法與層次分析法相結(jié)合的方法即模糊層次分析法[4-5]。首先將與決策有關(guān)的元素分解成目標(biāo)、準(zhǔn)則、方案等遞階層次結(jié)構(gòu)，運(yùn)用層次分析法確定各指標(biāo)的權(quán)重，再運(yùn)用模糊綜合評(píng)價(jià)法對(duì)指標(biāo)體系分層次進(jìn)行模糊綜合評(píng)判，最后綜合得出總的評(píng)價(jià)結(jié)果。該方法能夠較好地解決模糊的、難以量化的問題，充分發(fā)揮決策人員有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)和判斷能力。
4.2 指標(biāo)體系的具體評(píng)價(jià)過程
本文構(gòu)建的檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是一個(gè)二級(jí)三層結(jié)構(gòu)的指標(biāo)體系，把指標(biāo)層對(duì)準(zhǔn)則層的評(píng)判看成第一級(jí)評(píng)判，把準(zhǔn)則層對(duì)目標(biāo)層的評(píng)判看成第二級(jí)評(píng)判，構(gòu)成一個(gè)二級(jí)三層模糊綜合評(píng)價(jià)模型[6-7]。
舉例說明對(duì)某一檔案工作者勝任能力進(jìn)行評(píng)價(jià)，具體步驟如下：
4.2.1 確定評(píng)語集V=（勝任，基本勝任，不勝任）3個(gè)檔次。
4.2.2 運(yùn)用層次分析法確定各級(jí)指標(biāo)權(quán)重：
4.2.3 按上述評(píng)語集對(duì)U1―U7中的各指標(biāo)進(jìn)行評(píng)判，建立模糊評(píng)價(jià)集如表2所示：
根據(jù)此模糊評(píng)價(jià)集可得出模糊評(píng)判矩陣，并進(jìn)行第一級(jí)綜合評(píng)估，最后進(jìn)行第二級(jí)綜合評(píng)估，得到最終總的評(píng)價(jià)結(jié)果。按照最大隸屬度的原則，可得出該檔案工作者勝任能力評(píng)估等級(jí)為：基本勝任。
5 結(jié)語
本文在定性分析的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，并采用模糊層次分析法進(jìn)行了綜合評(píng)價(jià)，在實(shí)際工作中具有一定的可操作性和推廣價(jià)值。開展檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)是一項(xiàng)持久的系統(tǒng)工程，評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建也將是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過程，因此，在評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)、評(píng)價(jià)方法的選擇方面，還有進(jìn)一步研究和完善的空間。
