一、信息技術下的企事業單位檔案特質

（一）集成性當企事業單位檔案管理工作實現信息化管理之后，企事業單位中的檔案信息只需要進行一次性的整理與錄入，當這個過程完成之后，整體的檔案管理工作就能獲得基本完善，此時，數據整理、輸入和應用得到了集成，而數字化時代下企事業單位檔案管理工作的集成性也被集中體現出來。檔案信息在具有集成化特點的基礎上可以得到高效率的利用和共享，從而提高檔案信息的服務能力。完整性與高效率是電子檔案信息系統的重要特點，也就是說，在企事業單位運用信息技術開展檔案管理的過程中能夠讓檔案管理呈現出高效率以及高適應性的特點。（二）動態性利用信息技術開展企事業單位檔案管理，其動態性特點轉換在三個方面：一是檔案信息采集具有動態性。當數據信息收集以后，可以隨時傳送到數據庫中，這個輸入過程所需要的時間極短，所以說檔案數據庫可以進行實時更新，而這種動態性在傳統的檔案管理工作中是難以實現的，而在企事業單位檔案管理中運用電子檔案，則能夠十分簡單的實現這種實時更新；二是檔案數據可以得到動態化。檔案信息一旦進入數據庫，數據庫系統就可以開展數據處理工作，如果數據存儲服務器容量較大，則處理過程所需要的時間也十分短暫。這個過程能夠降低以往人工操作中產生的錯誤和失誤，而且能夠提高數據處理效率；三是在實現數據收集以及處理的動態化后，檔案數據的發布和利用也就具有了動態化特點，檔案信息需求者可以較快的了解動態信息并進行利用，從而能夠提高企事業單位在檔案管理工作方面的工作效率。

二、電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用舉措

（一）技術保障電子檔案在企事業單位檔案管理工作中的應用首先要求企事業單位能夠對檔案信息化管理系統進行建立健全。企事業單位需要以多媒體技術、網絡技術、數據庫技術為依托，對企事業單位中的檔案管理軟件進行升級、改造與更新。同時企事業單位要對管理檔案軟件技術進行構建和完善，對檔案資源開展統一的規劃與集中的管理，在符合企事業單位管理工作特點的基礎上，構建方便快捷且具備較高技術含量的電子檔案管理系統，從而讓檔案管理工作中的信息收集、信息分類、信息鑒定、信息保管以及信息調用實現信息化以及檔案管理的數字化和自動化，確保檔案信息在利用過程中能夠方便快捷并使檔案信息的壽命得到延長。電子檔案與傳統檔案最明顯的區別在于存儲介質的不同，而在使用這些存儲介質進行存儲的檔案技術在利用過程中必須使用支持檔案存儲媒介的軟件與硬件，所以二者的完善是運用電子檔案的重要前提。其中軟硬件主要包括網絡設備、文件數字化設備、服務器以及其它能夠支持檔案構成的基礎設備等，對軟件的要求是具有穩定的性能以及實用、可靠的特點等。（二）人才建設人才隊伍建設在運用電子檔案的過程中發揮著關鍵作用，運用電子檔案過程中對人才的需求主要體現在三個方面：一是在技術改進以及檔案管理工作方式轉變中需要高素質人才；二是檔案管理質量以及服務質量提高過程中需要高素質人才；三是在實現電子檔案管理規范化過程中需要高素質人才。所以企事業單位在運用電子檔案的過程中要重視研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培養，并根據實際需要對三種人才進行合理配置。在人才培養方面，首先要求企事業單位能夠樹立正確的人才觀。認識到人才是企事業單位檔案管理工作中的第一資源，在重視和研究檔案管理人才培養的基礎上調查單位中對檔案管理人才的需求以及檔案管理人才培養計劃，同時要制定規范、科學的人才培養機制以及人才激勵機制等，從而確保檔案管理隊伍專業素質的提高以及檔案管理工作人員積極性的調動；其次在人才培養途徑方面，企事業單位可以利用激勵機制來調動檔案管理人員對自身知識進行更新的自覺性和積極性，也可以聘請社會專業人士開展講座來提高檔案管理隊伍素質，同時可以采用走出去戰略將檔案管理人員送到單位外培訓機構進行培訓，其中高等院校就可以成為企事業單位進行檔案管理人才培養的重要基地；再次，企事業單位要促進檔案管理隊伍的人才流動，通過實行嚴格的考核制度來推動檔案管理隊伍的優勝劣汰，同時通過聘任制度的完善來對檔案管理隊伍進行完善，從而對檔案管理隊伍開展穩定、動態的更新與管理。（三）安全保障體系建設在電子檔案運用中，安全問題一直被檔案管理工作者所關注，構建安全保障體系是確保企事業單位檔案管理質量的重要方面，對提高電子檔案歸檔質量、利用能力以及服務能力具有重要意義。企事業單位電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障三個方面。在硬件設施安全保障中，應當重視對服務器運行狀態的監控，重視對檔案日志的更新，同時要強化機房環境保養與監控，對老化的設備與線路進行更換；在網絡安全保障方面，需要對存儲于客戶機和服務器中的檔案文件進行定期檢測與掃描，在設置瀏覽權限的基礎上避免感染病毒，同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則；在應用系統安全保障方面，首先要構建其用戶訪問平臺與日志文檔中心，其次要根據系統的更新來檢查所應用的安全措施是否有效。另外要重視檔案管理人員安全素養以及安全管理意識的提高。

作者：馮麗博 單位：河北省地質調查院