企業產權檔案管理狀況及強化建議范文

在經濟全球化、競爭激烈化的今天，國家間的競爭是綜合國力的競爭， 綜合國力的競爭關鍵是科學技術的競爭， 而科學技術的競爭從根本上講就是知識產權的競爭。 企業作為競爭的主體， 科技和經濟發展到一定水平后， 單靠引進、模仿、仿制的空間會越來越小，受相關知識產權侵權限制和制約會越來越明顯， 越來越嚴重。企業要謀求長期發展，就要以自主知識產權打造自己的核心競爭力， 以自主知識產權作為競爭的利器。要實現這一點，企業知識產權檔案管理是一個重要環節。 企業知識產權是指企業在生產經營活動中產生的、 依法對其創造性智力成果所享有的專有權利， 包括企業所擁有的專利、商標、著作權、商業秘密、計算機軟件等。

它們是企業重要的無形資產和核心知識資本，是企業核心競爭力的主要源泉， 與企業的生存發展息息相關。 企業知識產權檔案是在企業知識產權活動過程中所形成的、 記錄其知識產權權利的取得、維持、使用及保護活動過程的原始記錄。 企業知識產權檔案作為企業知識產權的重要載體， 在企業知識產權保護中占有極其重要的地位。因此，企業檔案工作必須適應自主創新發展的需要，借鑒國外企業檔案工作的實踐，與時俱進， 努力做好企業知識產權檔案管理工作，保護好企業知識產權檔案。 專利技術作為企業自主知識產權主要來源和主要構成， 是企業知識產權檔案管理工作的重點。 本文主要從專利的角度探討企業知識產權檔案管理的問題。

1 加強企業知識產權檔案管理的意義

企業知識產權檔案是企業在進行知識產權活動過程中所產生的， 它記錄著相關知識產權的產生、發展、形成、申請、批準等程序。 它是整個權利形成的原始記錄，具有記錄性和原始性，在產生知識產權的糾紛時， 這些檔案可以作為維護企業合法權益的依據和憑證， 也是企業科技生產活動得以正常進行的保障。 我國 《專利法》第六條規定：執行本單位任務或者主要是利用本單位的物質技術條件所完成的發明創造為職務發明創造。 職務發明創造申請專利的權利屬于該單位；申請批準后，該單位為專利權人。如果有企業能夠很好地保存知識產權檔案，即很好地保存產品研制中的技術協議書、 委托書及相關合同文件等，這類文件是有關產品發明、設計和制造的依據性文件，具有法律效力，在專利糾紛中可以進行技術的確權工作， 可以有效地避免員工將職務發明作為個人發明來申請專利而危害企業的利益。

又如根據我國專利法第六十九條規定：在申請日前已經制造相同產品、使用相同方法或者已經作好制造、 使用的必要準備，并且僅在原有范圍內繼續制造、使用的，不視為侵犯專利權。 企業若能夠將申請日前的發明創造及使用情況及時存檔，就可以保全先發明和先使用的證據， 即使在專利申請被批準和授權， 企業仍然可以在原有范圍內繼續使用而不構成侵犯別人的專利權，從而保證企業正常的生產活動。企業知識產權檔案管理還有利于提高企業自主創新的能力， 使企業在激烈的市場競爭中始終擁有核心競爭力。 企業對知識產權檔案的管理，記載著發明創造研制的過程，其中包括一些研制過程中沒有實現的想法或存在的問題，而這些可以激發員工新的想法， 從而在此基礎上產生新的發明創造。 同時檔案中記載的對發明人的獎勵也可在一定程度上激發員工進行發明創造的積極性， 從而提高企業的研究人員創新的積極性。 在國外許多企業把知識產權檔案作為企業發展的命根子， 不惜投入巨資千方百計地加強企業知識產權檔案管理， 收集有關知識創新、發明所形成的專利文件，為企業的研究開發服務。

2 我國企業知識產權檔案管理的現狀

2.1 企業對知識產權檔案管理的認識不夠

有一個真實的故事最能反映我國企業對知識產權檔案管理認識不夠，甚至無意識。 “國內某主管部門向其下屬企業下發一份有關知識產權保護的文件，該企業總經理收到后，不知道該由哪個部門落實， 最后把這份文件批給了保衛處來處理。 ”

2.2 知識產權檔案管理制度的缺失 ，造成知識產權流失嚴重

企業知識產權檔案管理制度是保證企業智力成果得到保護的重要保障。 現在許多企業還沒有形成知識產權檔案收集、整理、歸檔、借閱制度和標準，即使有也不規范、不完整，致使知識產權檔案未納入檔案部門監控之下而游離在檔案部門之外。 由于沒有把本應該歸檔的一些智力勞動成果及時、按要求、正確地歸檔，出現個人將職務發明專利據為己有、 科技人員跳槽的同時將科研成果帶走的后果， 造成知識產權流失。

由于知識產權檔案收集、整理、歸檔、借閱制度不規范、不完整，導致知識產權檔案失竊或失密，如沒有將企業關鍵技術、技術秘密及相關檔案資料按密級要求保管， 致使一些不能或不該看到這些資料的人看到了這些資料，使一些屬于企業自主知識產權發明創造外流， 同樣造成知識產權的流失。此外，還有許多成果由于各種原因通常以論文、專著、成果鑒定的方式進行了公布， 由于喪失了新穎性而失去申請專利的機會，也就失去了獲取自主知識產權的機會。

2.3 企業知識產權檔案管理沒有與企業知識產權戰略相結合

企業知識產權戰略是國家知識產權戰略的組成部分，是服務于企業發展戰略的子戰略。企業通過實施知識產權戰略， 運用知識產權管理和保護機制，可以增強自主創新能力，并將創新成果轉化為自主知識產權，使其成為新的、潛在的利潤增長點，同時，降低潛在的侵犯他人知識產權的風險，保護企業自身的合法權益，全面提升企業核心競爭力。 企業知識產權戰略的實施應該有知識產權檔案管理工作配合。

隨著我國知識產權戰略的制定和實施，一些企業逐漸認識到知識產權管理的重要性，開始設立一些專利管理部門。 但這些部門沒有與企業知識產權檔案管理結合， 常常只是負責專利申請、專利檔案保管等低水平的行政性工作，企業的知識產權檔案管理工作成了單純的文檔管理，沒有將企業的專利、技術秘密、商標等知識產權緊密結合起來使用， 沒有形成知識產權管理體系。也不能夠對企業知識產權進行很好的分析、評估、咨詢和預測，使得在進行技術入股、技術交換、技術轉讓、技術合作等技術貿易時，沒有正確的價值評估，隨意進行，致使技術被低估， 影響企業知識產權貿易的進行和企業知識產權戰略的實施， 直接影響企業經濟利潤的最大化。

3 加強企業知識產權檔案管理的建議

3.1 企業應加強知識產權意識，培養知識產權檔案管理專業人才

俗話說“只有想不到的，沒有做不到的。”企業知識產權檔案管理首先應加強企業領導人和相關企業員工對知識產權檔案管理的意識，使他們認識到企業知識產權檔案管理的重要性。企業可以邀請當地的知識產權管理部門的人員通過講座的形式向全體員工宣傳知識產權的重要性；邀請知識產權檔案專家對知識產權部門和檔案部門的工作人員進行培訓；選派相關人員到知識產權檔案管理工作比較好的企業如寶剛、華為等進行學習考察。從而增強企業領導人和廣大員工知識產權，培養知識產權檔案管理專業人才。

3.2 企業應該建立知識產權檔案管理標準

企業知識產權檔案管理標準是指企業在知識產權活動過程中對企業知識產權檔案管理所制定和施行的共同使用和重復使用的一種規范性文件[1]。 知識產權檔案是由參與企業知識產權活動的部門及人員所形成并移交企業檔案部門實施管理的，它涉及到企業知識產權部門和檔案管理部門，如果沒有統一的管理標準，部門間的合作管理將變得非常困難，許多有用的資料將不能得到很好的管理， 不能更好地為企業知識產權發展戰略服務。 企業應建立知識產權檔案管理的制度和標準，包括分類、標引、著錄、歸檔、借閱等方面的規定，使企業知識產權檔案管理更加合理化、標準化。

3.3 加強知識產權檔案與其它檔案的統一管理

企業應全面、如實、準確地建立專利、商標、商業秘密等的知識產權檔案，對這些檔案按統一的標準進行分類和歸檔。檔案部門應與科技人員簽訂科研成果資料歸檔責任書，將科技人員完成的科研成果及時轉化為知識產權檔案。為了方便調閱、分析各知識產權的關系，還應該對這些檔案進行電子化，建立統一的電子知識產權檔案管理系統，在系統內部可以按照產品的生產線或產品類別進行分類。按照“一案一卷”的原則來組織企業知識產權檔案的案卷，把屬于同一個知識產權事物內容的文件, 不論其形成的時間早晚、形成的部門是哪里, 都集中在同一個案卷中進行保管。同時還可以將產品的相關信息和競爭對手的產品情況集成到系統中，以便企業能夠全面評價和把握產品發展趨勢、預測競爭對手的行為，從而與企業發展戰略相結合，使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

3.4 加強知識知識產權檔案管理的安全性

目前很多企業的知識產權檔案是以電子文件的方式進行管理的，但隨著信息技術的發展，很多企業通常要進入外網去查看信息，向外網發送一些消息，利用移動存儲設備進行文件的拷貝，甚至有些發達國家已經開始允許專利申請電子化，同時還有一些員工故意盜取企業的知識產權檔案或者查看自己本來無權查看的知識產權檔案。而這些都可能會給知識知識產權的安全帶來威脅。企業必須從網絡技術和管理制度方面加強知識產權檔案管理的安全性，避免因知識產權檔案泄密而給企業帶來損害。