組織人事部門、用人單位及相關單位考察和了解個人的重要依據(jù)就是人事檔案，它是決定一個人的命運的重要工具。它是記錄個人成長工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作業(yè)績的重要載體，裝載著個人最原始的憑證材料。當今高速發(fā)展的經(jīng)濟社會對人事檔案真實性、廣泛應用訴求日益凸顯，誠信化和數(shù)字化成為新時代人事檔案的明顯特征。
一、人事檔案的“誠信”危機
經(jīng)濟高速發(fā)展、人才高速流動的當今社會，“跳槽”者們認為人事檔案似乎不重要，更有甚者有人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位; 也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給當事人帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案，“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn)。現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論，個人的信用記錄及以往經(jīng)歷無處可查。因此面對這些社會信用危機，各階層、行業(yè)、部門等用人單位對于人事檔案的嚴肅性、準確性、惟一性產(chǎn)生了嚴重的質(zhì)疑，為獲取真實情況，越來越多用人單位轉而去做人才的背景，個人信譽、守法情況調(diào)查，對這些異化了的人事檔案加以仔細甄別，人力資源部門甚至通過非正常的方式和途徑去了解，操作起來麻煩、困難，加大了用人單位的成本。因此，克服人事檔案的誠信危機，建立具有社會公信力的真實的人事檔案已經(jīng)成為當前加快轉變經(jīng)濟發(fā)展方式、促進人才合理流動，建設和諧社會的必然要求。
二、人事檔案的“應用”危機
在實現(xiàn)了“單位人”向“社會人”的轉變后，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，關注人的自由和全面發(fā)展的人才社會化、市場化乃至全球化的趨勢日益明顯，同時隨著國家機關、事業(yè)單位改革、干部人事制度改革，各行各業(yè)人才的競爭日益激烈，人事檔案應用的廣域化也愈加突出，過去那種單一的、小范圍的、僅作為考評記錄的人事檔案功能已經(jīng)遠遠不能適應大環(huán)境的要求。人事檔案的能動性、超前性、參與服務和跟蹤服務性，為用人單位發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和人才合理流動提供豐富可靠的人事檔案信息，是賦予人事檔案新的使命、獲得新生的起跑線。因此，擴大人事檔案的“應用”范圍和功能，使人事檔案的價值得到“+ ∞”( 最大化) ，為加快轉變經(jīng)濟發(fā)展方式提供快捷、靈活的服務，是化解人事檔案應用危機的必由之路。就應用的廣泛性而言，在人口僅 3 億的美國，個人檔案信息不僅本人可以看，社會上的一些私人機構也可以索取。美國檔案信息制定的目標就是要給社會看，并著眼于未來。它是對一個人行為的歷史記載，更是對個人未來行為的一種約束，讓本人知道自己的問題所在以便知道如何改進。信用檔案公司涵蓋全國的數(shù)據(jù)庫中就包括 1． 7 億消費者的信用記錄，占人口比例的一半以上。如果去掉未成年人，幾乎所有人都榜上有名。不分貧富，不分行業(yè)，也不分區(qū)域，所有人都一視同仁，可見其廣泛程度。
三、“誠信”危機的對策: “誠信化”
( 一) 誠信化重構勢在必須。要把人事檔案的誠信化提高到建立信任社會的高度來認識，社會發(fā)展的根本動因在于該社會的制度因素，一個好的制度必須是能夠有助于社會持續(xù)良性發(fā)展的制度安排。隨著時間的變遷和環(huán)境的變化，特別是在新形勢下，社會要素的流動大大加快，人們開始感覺到更多的私人空間和活動自由對于個人發(fā)展的重要，對人事檔案真實性出現(xiàn)了越來越多的動搖。因此，在社會人才流動中建立突出信息記錄、信用憑證功能，為人們之間的普遍信任提供恒久的、真實可信的誠信人事檔案，是有效地推進人事公共服務體系建設，加快轉變經(jīng)濟發(fā)展方式的大趨勢。
( 二) 誠信化的本質(zhì)是真實準確。人事檔案的一個最大特點就是嚴肅、真實、公正，具有很強的權威性，要針對檔案材料中出生時間、工作時間等填寫失實的問題，對所入檔的材料逐一核實，特別要對員工的出生時間、工作時間、學歷等情況認真鑒別，仔細審核，嚴格把關，及時修正，力求人事檔案內(nèi)容的嚴肅、真實、準確，使之符合歷史的本來面目。要根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律，加強縱向、橫向聯(lián)系與協(xié)調(diào)，做好現(xiàn)有材料的入檔工作，使人事檔案不僅反映一個人的歷史和過去，而且更應客觀、及時地反映現(xiàn)實德才情況。
( 三) 誠信化靠法律維護。對人事檔案管理機構可實行許可證及年檢制度，制定硬件、軟件的具體標準，并加強執(zhí)法檢查; 針對借口涂改、偽造檔案材料，私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料按照《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》與知識產(chǎn)權等一系列法律條文及相關的章則制度以及中共中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》( 中組發(fā)〔2009〕12 號給予法律、黨紀、政紀處分。
四、“應用危機”的對策: “數(shù)字化”
( 一) 數(shù)字化勢在必行。人事檔案既具有作為社會管理工具及公共信息的公共產(chǎn)品屬性，又具有公民私人隱私的私物品屬性。無論是作為公共產(chǎn)品還是作為私人物品的人事檔案，為人服務、為經(jīng)濟社會服務是它生存的理由，其目的在于應用。只有及時運用最新科技成果、科技手段，把檔案信息的作用充分開發(fā)、利用，才能最大限度地發(fā)揮人事檔案自身的價值。
( 二) 數(shù)字化的實現(xiàn)途徑。簡單講就是對人事檔案進行信息化、集約化、動態(tài)化管理，形成人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，由紙質(zhì)型檔案向數(shù)字化檔案轉變。譬如將檔案中的人員信息按照年齡、學歷、專業(yè)、職稱、職務等進行歸類、組合，編制成與之相照應的檢索密碼，把當事人的各種記錄以數(shù)字文件的形式進行技術處理，同時設置密碼加以保密，通過聯(lián)網(wǎng)的手段建立起方便快捷的人事檔案調(diào)閱、統(tǒng)計、考核系統(tǒng)，進而在本部門、本系統(tǒng)乃至全國范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享。
( 三) 數(shù)字化的先決條件: 一是通過技術處理，將已歸檔的數(shù)字文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，保護數(shù)字文件的原始結構，保證其可靠性，使之與紙質(zhì)的誠信化檔案一致。二是在未解決化學磁性材料為載體的數(shù)字文件保存問題之前，要進行定期復制和異地備份，以防損失。三是隨著數(shù)字文件的介入，檔案種類增加，其基礎工作和利用工作進行多元化開發(fā)。四是管理人員需要及時更新知識，引進、消化、適應信息技術的新成果，成為復合型、多層次的管理人才。
在了解了新形勢下人事檔案的誠信危機、應用危機以后，建立誠信化和數(shù)字化的人事檔案是化解危機、乘勢而上的必然途徑，也是新世紀賦予人事檔案的神圣使命。保存誠信化的紙質(zhì)檔案資料能夠反映歷史真實面目，記錄可靠，是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的可靠保證。同樣，數(shù)字化在檢索、利用、傳輸和儲存等方面優(yōu)勢得天獨厚，檔案工作者就可以從合理開發(fā)利用檔案信息資源、提高工作效率等方面入手，大力發(fā)展數(shù)字化，最大限度地滿足檔案利用者的不同需要。在目前，二者可以并存，成為人事檔案的“雙駕”馬車，并駕齊驅(qū)，以其各自優(yōu)勢來相互補充、相互兼容、相互促進，使之形成一個良性循環(huán)的系統(tǒng)，從而推進人事檔案的不斷完善和發(fā)展。
