摘  要：檔案利用工作是檔案工作的重中之重，但長期以來我國的檔案工作“重藏輕用”，檔案利用不充分，而我們的美國同行在這方面卻有許多值得我們學習的地方。通過中美檔案利用比較，學習好的經驗，以期我國的檔案工作有所創新。
　關鍵詞：檔案  利用  比較  創新

　　長期以來，我國的檔案工作處于“重藏輕用”的局面，但檔案工作為國家、社會和個人提供利用才是其終極目標，如果檔案保存起來不加以利用，只能是一堆廢物和廢紙，毫無價值可言。只有讓檔案被人們充分利用起來，發揮其效用，為人們的生產生活提供方便，檔案才真正實現了它的價值。
　　現將中美兩國檔案利用中的幾個問題加以比較，以探討如何創新檔案工作。
　　一、中美檔案工作現狀
　　我國檔案工作目前的狀況是：檔案工作的主要精力是放在整理與保管上，利用服務多為守株待兔的被動方式。在我國，沒事兒誰也不會想到去檔案館。只有打官司或有什么事時，迫不得已才利用檔案。尤其許多檔案館從駐地位置到工作安排，都留有機關工作的種種痕跡，有些令人望而生畏。檔案工作者在本系統內忙得不亦樂乎，許多本應是利用者的人卻全然不知有檔案利用服務這回事。我國檔案學中有一門專門的學問——編纂，檔案館也都設有編研部門。編研是檔案機構公布檔案，主動提供服務的重要手段。編研可以說是我國檔案利用工作的一大特色。在我國，沒有政府中適當級別的檔案機構的批準，館藏中的任何檔案都不得公布。
　　美國的檔案利用采取“推銷”式的主動服務。檔案利用是為社會提供接近檔案的通道。公眾為休閑而利用檔案。休息日，美國人可能對孩子說：“走，咱們到自然歷史博物館去看恐龍化石；到藝術館去看抽象派……”。也可能說：“走，到檔案館去看國家的寶貝。”什么寶貝？寫在羊皮紙上的三大法案等檔案。國家檔案館每年接待參觀者達百萬之眾。在美國，是由利用者而不是檔案工作者來公布檔案的內容。政府機關和檔案館，不能限制任何一個利用者出版其檔案或者將檔案用于其他商業用途。
　　二、利用服務措施比較
   　 l、開放檔案
    　《中華人民共和國檔案法》規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。”美國總統行政令要求政府機關期滿20年的機密文件盡可能開放。仍不能開放的，到30年自動解密。
    　在實際工作中，我國對檔案開放持十分審慎的態度，開放率較低。筆者缺乏最新的統計數字，最樂觀的估計是在40％左右。
   　 美國檔案開放有可執行的法律保證。開放率一般達90％。一旦有人認為檔案機構沒能及時開放相關檔案，損害了他利用的權利，就可能訴諸法律。美國國家檔案館有一個專門的法律班子應付各類訴訟案。
    　2、利用手續
    　“凡我國的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開放的檔案。外國人或者外國組織，經我國有關主管部門介紹及其前往的檔案館同意，亦可利用我國已開放的檔案。”①
    　美國國家檔案館規定凡年滿16歲的公民，持有效身份證明即可辦理為期3年的利用證。檔案館的職責是收集資料加以保管以供世界各地學者研究之用。
   　 3、利用費用
    　我國檔案館一度普遍實行有償服務，收取一定數量的調卷費。
    　美國檔案館以免費服務為主，適當收取用于檔案復印和散發的少許費用。
    　“在美國政府檔案館和許多私人檔案館中，外國利用者擁有美國公民同樣的利用權，對外國利用者收取復制費和其他服務費也和美國公民相同。在中國，對中國公民和外國人有不同的規定和收費標準。”②
    　4、檔案計算機檢索系統
    　提高檔案利用服務水平，必須有高效的檢索手段。
    　美國檔案機構幾乎全部采用計算機自動化檢索，并注重著錄標引質量。以史密森納研究院編目檢索系統為例，其著錄工作非常精細。有專人負責對接收的每份文件進行著錄，專人校對檢查。我國檢索系統研發水平并不落后，但檔案基礎工作做得不夠。系統開發中的重頭戲，是對大量檔案再度鑒定，整理、著錄。美國實行自動化較早，機讀目錄長年積累，數量達到相當高的比率，有些館甚至是100%。而我國多數沒有做過大規模的基礎工作，有了系統也檢索不出所需檔案。
　　檢索效率觀念上也有一些差異。美國比較重視檢全率，我國相對重視檢準率。“美國的檢索廣泛而深入，通過對所有的各個系列甚至許多個文件組合的‘探險旅行’，來提供可以找到的所有有關的材料”。我國“偏重于為了特定的和完全有限的目的而對某一個案卷和文件進行檢索。”③
　　另外，在因特網上提供數據庫檢索是發布館藏信息最好的手段。美國許多檔案網站都提供數據庫檢索。如國家檔案館的NAIL系統，涵蓋了該機構多數檔案的目錄信息，預計到2007年覆蓋率達95%以上。部分數字化檔案還可查閱全文和照片。我國因特網上的檔案檢索系統數量極少。以質量較好的上海檔案信息網為例，其檢索途徑適合專業人員，還沒有全文和照片等多媒體信息。
    三、利用服務差異的根源比較
    l、歷史根源
    我國檔案工作源遠流長。但有史以來檔案工作一直依附于國家機構，以為統治階級服務為中心，其內容只是對檔案嚴加看管，造成了檔案工作重藏輕用的局面。
    美國檔案工作歷史很短。1898年成立檔案委員會。受現代檔案學發端較早的歐洲各國的影響，較早確立了檔案開放的原則，重視依法治檔。美國法制教育比較普遍，據稱十歲左右已開始了解《信息自由法案》了。聯邦檔案有一種“民有、民治、民用”的觀念。決定了檔案工作以利用服務為主。
    2、檔案管理體制
    我國是一種高度集中的檔案管理體制。優勢是有助于工作保持一致，提前計劃，確定工作目標是否實現。弱點是“針對某個地方情況得出的方法必須拿來進行全國性的試驗，經過不斷修改，使之成為最有效的國家辦法”。④這個周期比較長，所以實際工作中存在各自為政的局面。比如當前關于檔案計算機管理系統的開發，還沒能制定統一的國家標準。重復建設，資源浪費問題十分突出。
    美國的檔案管理體制既高度集中統一又相對分散獨立。中央與地方實行分權管理、各負其責的原則。聯邦政府內的檔案工作由國家檔案與文件署統一管理。它與各州地方政權的檔案管理機構，既無上下隸屬關系，又無法定的橫向聯系。檔案機構認為是有利的事就可以去做，前提是依據一定的標準。比如計算機管理系統的開發。各檔案機構都是根據實際情況讓軟件公司專門開發。但開發依據各項國家或行業標準，數據交換都有一定的格式。要在分散制下進行管理，必須是標準先行。當前研究電子檔案保管的InterPARES項目、關于檔案著錄的EAD標準都是這種情況。
    3、經濟基礎
    中美檔案機構都屬于文化事業單位，經費主要來源于政府撥款。
    美國政府把檔案館同各類科學文化設施一并作為國家形象的窗口，比較舍得投資。如國家檔案與文件署的年經費為2.5億美元，僅25人的羅斯福總統檔案館年經費100萬美元。國家政策還保障對這些窗口的捐贈可以抵稅，社會捐贈十分踴躍。另外，經費與參觀利用人數掛鉤，促進了利用工作的開展。
    我國的檔案工作資金相對匱乏。國家撥款有限，又缺乏其它的籌款渠道。實行有償服務一方面遭到一片譴責聲，另一方面也收不上幾毛錢。所以現在許多館已經取消了調卷費，只相應地收取復印等工作的成本費。這也是一個發展趨勢。
    4、社會觀念基礎
檔案利用服務的社會觀念基礎包含兩方面的內容：
    一是檔案界能否樹立和增強社會意識。中美檔案工作者都有很強的社會意識。我國表現為責任意識，工作極度認真負責。美國表現為服務意識，有著以利用者為主的服務思想。
二是社會能否樹立和增強檔案意識。美國國民的整體文化素質較高，對于信息價值的認識比較深刻，善于運用各種信息獲取的手段，檔案工作易于融入社會。我國的公眾檔案意識還很薄弱。這種意識的強化有賴檔案機構利用服務水平的提高。
綜上所述，我們的美國同行有許多值得我們學習的地方。要改變我國目前檔案工作的現狀，實現檔案工作的價值，我們要做的工作還很多，我們要走的路還很長。在檔案工作方面的創新目前應從以下幾點著手：
　　一、樹立服務意識，從根本上改變“重藏輕用”的局面
　　二十一世紀是以知識和信息為特征的新時代，誰擁有知識，誰就可能擁有財富，誰獲得了信息，誰應具有獲取利益的可能。檔案部門應樹立現代、開放、人本的理念，著力發揮檔案工作的各項功能，使檔案能夠充分有效地發揮其作用，最大限度地提供利用。
　　二、服務機制創新
　　（一）建立文件中心、機關檔案管理中心或現行文件閱覽中心等，實現檔案管理體制的突破，提供現行文件服務。放下架子，為廣大職工群眾的利用提供最大的方便。
一是建立文件中心和現行文件閱覽室或現行文件閱覽中心，開展已公開的現行文件對廣大職工群眾提供利用，有效服務，向人民群眾宣傳黨和國家的方針政策，維護人民群眾的合法權益，維護社會穩定。
　　二是建立檔案資料目錄信息服務中心。建立本企業的檔案資料目錄信息服務中心，如以攀鋼檔案館為依托，在本企業內收集各級檔案部門收藏的檔案目錄，相關資料圖書目錄和已公開的現行文件有關信息，以及反映攀鋼特色的產品、人才等信息和有關專業檔案的信息等，建成目錄數據庫，便于宏觀管理，有效控制和提供利用。
　　（二）增強檔案館各項服務功能的開發，拓展檔案館服務機制的創新。
檔案館是檔案工作的主體和重點，堅持檔案工作服務機制創新，實質上就是要把檔案館的各項服務功能挖掘和開發出來。檔案部門就在繼續加強檔案部門的行政服務功能和保管功能的同時，開拓檔案部門的各項服務功能，積極探索和實踐服務機制創新。
　　一是檔案館積極參與本企業重大活動的檔案收集和提供利用。如企業成立周年紀念活動、外事接待和重大突發事件等的聲像檔案，建立多媒體檔案信息數據庫，積累企業文化財富。在企業開展重大活動前，檔案館提前介入，積極提供技術服務，直接參與企業重大活動的文件資料歸檔工作，并提供相應的檔案資料服務。
　　二是建設愛國主義教育基地。舉辦檔案展覽是開展愛國主義教育有效形式。檔案館應配合企業重大活動，挖掘館藏檔案資源，以圖片、實物等形式，舉辦內容豐富，形式多樣的檔案展覽。還可以將展覽放在網站上，讓更多的人通過互聯網了解企業，使檔案在更廣泛的范圍內發揮作用。
　　三是圍繞中心工作，加大檔案信息開發力度。檔案館應緊緊圍繞企業工作重點，利用館藏檔案資料，編印《檔案信息參閱》，為企業領導決策提供服務。
　　（三）各級檔案行政管理部門加強宏觀管理，注重政策引導，依法推進檔案工作服務機制創新。
　　一是重視建立新領域的檔案工作，在拓展新領域檔案工作過程中探索檔案工作服務機制創新。如：合同檔案、人才檔案、招投標檔案等。
　　二是加強基層組織檔案服務。根據職工群眾的需要提供最好的服務，想群眾所想，急群眾所急，方便廣大職工群眾利用檔案。
　　在服務機制創新上，我們還有許多工作可以做。如果有一天，檔案部門成為公眾的休閑場所，我們的工作才算真正做到家了。

參考文獻
   ① 陳兆吳，和寶榮：《檔案管理學基礎》，中國人民大學出版社，1995年，282頁。
    ② ［美］威廉·W·莫斯：《美國檔案的開放與利用——兼與中國檔案開放利用工作比較》，《中國檔案》1995年第7期。
    ③ ［美］威廉·W·莫斯：《中國印象》，《檔案工作》1993年第9期。
    ④ ［美］威廉·W·莫斯：《我對中國檔案事業發展的幾點建議》，《中國檔案》1997年第2期。