檔案資源建設3

檔案征集工作中的幾點體會

攀枝花市檔案局 周玉芳

檔案資源是檔案館生存之本，藏品的珍貴、豐富與否，是決定國家檔案館“身價”和服務能力的要件，而藏品質量、是受檔案征集工作制約的。征集工作作為豐富館藏、改善館藏結構的一個重要手段，在檔案館工作中居于重要地位。檔案征集工作具有廣泛性和靈活性，不受時空限制，征集對象即可以是古代的，也可以是現代的；征集對象的形式可以是資料，也可以是音像。因此征集工作對于提高館藏的含金量，提升檔案館文化品味具有不可替代的作用。

在實際工作中要做好征集工作卻很難，特別是作為攀枝花這樣的新興工業城市，建市時間較短，歷史資料少，如何豐富館藏，征集到有價值的檔案，這無疑對檔案征集工作者來說是一個不小的挑戰。

一、征集工作面臨的問題

1、館藏檔案結構單一

專門或部門檔案館紛紛建立，國家綜合檔案館不再一統天下。我市建市時間短，且是工業城市，有不少中央駐攀大企業，他們也都有自己的檔案館（室），如攀鋼檔案館、攀煤檔案科、十九冶檔案科，再加上城建檔案館和房地產檔案館、攀大擋案館，我市有一半的檔案已不交綜合檔案館，致使我們綜合檔案館的檔案資源匱乏、單一。特別是反映我市工業建設方面的檔案資料更是貧乏。

2、征集散存檔案措施不力

由于我市是1965年成立，1965——1973年，攀枝花市沒有檔案事業管理機構，而攀枝花市檔案局（館）1980年才正式成立，故我市民間散存著數量不菲的對國家和地區具有保存價值的檔案材料，特別是反映我市建設初期的圖片、影像、實物等珍貴檔案資料，很大一部分仍保存在個人手中。而反映我市地域文化、民族特色的檔案資料仍有部分流傳與民間，更有甚者一些珍貴的材料流入文物拍賣市場，如何才能把這一部分珍貴的歷史檔案征集進館？就國家層面而言，截止目前還沒有比較完善的切實可行的檔案征集工作規章或規范，是我們征集人員面臨的一大難題，總是感覺心有余而力不足。

3、經濟體制的轉軌，使檔案移交工作變的極為復雜

第一，有移交檔案任務的立檔單位的性質發生了很大的變化，這里既有吃皇糧的（國家機關），也有靠自身力量在市場中找飯吃的（國有企業或民營企業及私營企業）。

第二，分配形式的變化使得價值取向多元化。五六十年代人們考慮、權衡檔案移交事務時，主要使用道義的尺度，遵從紀律約束，而在現今，經濟利益的驅動成了重要因素。

第三，社會日益重視知識產權的保護使得檔案移交問題復雜化。例如，公共電臺、電視臺的素材和播出帶是反映所在地區社會情況的不可多得的珍貴資料，單從內容上講，毫無疑問的應被所對應的國家檔案館收藏。但是，根據1967年7月14日在斯德哥爾摩簽訂的《建立世界知識產權組織公約》第二條的有關規定：“錄音、錄像和廣播享有的權利屬于知識產權，對其的擁有和開發會帶來明顯的經濟效益”①。加之，眼下的新聞媒體有計劃的一面，也有市場的一面，如不采用經濟和其他手段，僅靠現有的檔案法規是不能解決其進館問題的。

二、措施與對策

針對存在問題，如何破解檔案征集的難題，使檔案征集工作順應時代發展？筆者提幾點設想，僅供參考。

1、在檔案征集工作中廣泛使用“收藏”一詞，對檔案移交和捐贈者大加褒揚

在豐富館藏環節中，博物館愛用“收藏”一詞，而檔案館幾乎“清一色”的使用“收集”和“征集”。在人們日益呼喚理解和尊重的當今社會，筆者總覺得“收集”和“征集”帶有高度計劃經濟體制下的“平調”色彩，而缺乏一種對檔案移交、捐贈者的應有的尊重。試想如果你有一件珍貴的東西，你是愿意被博物館“收藏”，還是愿意被檔案館“征集”？當我們站在捐贈者的角度細細揣摩一番，就不難理解了。因為無論對于捐贈物的價值還是捐贈者的義舉來說，被國家博物館“收藏”本身就是被社會廣泛認可，及富內涵的評價，而被國家檔案館“收集”或“征集”，至少在目前，他的權威還不能像博物館“收藏”那樣深入人心、深得人們的認可與接受。

在基層檔案室，我們經常會聽到這樣幾句話：“我們的檔案交到檔案館了！”、“被檔案館收走了！”仔細品味這些話，有的是對細心照看了多年的檔案的眷戀，有的是無奈，至少缺少一種神圣感和榮譽感。向檔案館移交和捐贈檔案的神圣感和使命感建立不起來，它又怎么能變成一種自覺行為呢？所以，我們在與移交者、捐贈者交往過程中，要盡可能多的使用“收藏”這一莊重字眼。同時多向捐贈者介紹檔案館保管保護檔案的優勢和條件，如溫濕度的控制上更科學合理、硬件設施設備上更齊全完整，使移交或捐贈者自愿、高興、放心的把檔案交給國家檔案館。并且采取相應措施，對移交和捐贈者大加褒揚。例如對于移交和捐贈者貢獻大的應頒發給榮譽證書和一定數額的獎金；檔案行政部門在對檔案室資質認定、達標升級以及職稱評定環節中，都應充分考慮有關單位和那里的檔案人員為國家積累、輸送檔案方面的貢獻，以至在基層檔案部門和檔案人員中形成一種根深蒂固的觀念：我所管理的檔案有多少被國家檔案館收藏，這本身就是一種榮光，而不再是無奈。

如果能把基層檔案部門和檔案人員在征集檔案方面的積極性調動起來，那檔案征集的潛力不容忽視，面廣、量多、質高的檔案征集將是單靠檔案館的征集人員無法相比的，這將是豐富館藏最有效、最直接、最經濟的檔案征集方式。

2、政府財政要為國家檔案館安排一筆征集資金，使其有能力獲得企圖擁有的對國家或地區有保存價值的歷史檔案。國家檔案館常與一些散失在民間的珍貴檔案失之交臂，這里既有監控乏力、信息不靈的原因，也有囊中羞澀的因素。

3、加大檔案法宣傳力度。

《中華人民共和國檔案法》第十六條明確規定“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時可以收購或者征購②。”在檔案征集的過程中，要加大檔案法的宣傳力度，同時還要根據法律完善一系列行政法規和行政規章，最終樹立起國家檔案館擁有檔案的至高無上的權威。

4、檔案館在開發利用檔案中，要充分體現對檔案形成者和原保管者的尊重與知識權益的保護，制止檔案的無序流動和開發。

如果認為，“你的檔案交到檔案館，我愿意怎么用就怎么用，與你無關”，這便是大錯特錯了。檔案館行為即使是合法也還有一個“情感”問題。試想：若能在檔案館的展覽、出版物中見到檔案形成者和原保管者的名字，若能對一些特殊種類檔案的開發利用做適當的區別對待，這對推動和促進館藏絕對是一件大好事。因為對檔案所有者和原保管者的不尊重甚至權益侵害，最終損害的只能是檔案有序流動，另一方面，這里損害的不僅僅是檔案征集工作，而且也有悖于歷史研究的嚴謹性和嚴肅性。對檔案移交和捐贈者最大的安慰莫過于所移交、捐贈的檔案安全、有序的管理和使用上的方便。如果單位和個人的檔案送到檔案館后，不僅節約了費用，而且檔案更加安全，使用也非常便捷，同時還可享受到利用其他單位檔案的權利，那么，單位和個人移交、捐贈檔案的積極性會得到進一步激發。

5、順應市場經濟的形勢，建立投入與貢獻的利益平衡機制

重視和善于運用法律法規優化檔案收集環境，無疑是我們著力的重點。但是，在市場經濟體制下，由于利益和利益主體的多元化，用單純的法律行政手段管理社會事務已遠遠不能適應形勢的發展。市場經濟的一條重要原則是：對社會的過度干預會在一定程度上阻礙市場經濟的健康發展，必須用市場這只“看不見的手”去調整各種社會關系，規范人們的行為。受此啟發，也順應市場經濟的形勢，我們在處理檔案收集事務中，同樣善于運用“看不見的手”，建立投入與貢獻的利益平衡機制。對在豐富國家檔案館收藏工作中貢獻大的單位和個人給予褒獎，對捐贈屬個人所有的珍貴檔案給予經濟補償。

綜上所述，改善和加強檔案館的檔案征集工作，有檔案法律法規的宣傳普及和嚴格執法問題，更有檔案館自身行為的問題，在檔案征集過程中，我們要兼顧“法、理、情”，三者均不可偏廢，尤其要重視“情感”投入。

參考資料：

①《檔案學通訊》1999年第6期《檔案征集工作中的換位思考和“情感”投入》第30頁。

②1998年6月四川省檔案局編印的《檔案工作文件選編》（四）第3頁《中華人民共和國檔案法》第十六條。