組織人事部門、用人單位及相關單位考察和了解個人的重要依據就是人事檔案，它是決定一個人的命運的重要工具。它是記錄個人成長工作經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作業績的重要載體，裝載著個人最原始的憑證材料。當今高速發展的經濟社會對人事檔案真實性、廣泛應用訴求日益凸顯，誠信化和數字化成為新時代人事檔案的明顯特征。

一、人事檔案的“誠信”危機

經濟高速發展、人才高速流動的當今社會，“跳槽”者們認為人事檔案似乎不重要，更有甚者有人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位; 也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給當事人帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案，“以檔謀私”現象的屢屢出現。現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論，個人的信用記錄及以往經歷無處可查。因此面對這些社會信用危機，各階層、行業、部門等用人單位對于人事檔案的嚴肅性、準確性、惟一性產生了嚴重的質疑，為獲取真實情況，越來越多用人單位轉而去做人才的背景，個人信譽、守法情況調查，對這些異化了的人事檔案加以仔細甄別，人力資源部門甚至通過非正常的方式和途徑去了解，操作起來麻煩、困難，加大了用人單位的成本。因此，克服人事檔案的誠信危機，建立具有社會公信力的真實的人事檔案已經成為當前加快轉變經濟發展方式、促進人才合理流動，建設和諧社會的必然要求。

二、人事檔案的“應用”危機

在實現了“單位人”向“社會人”的轉變后，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，關注人的自由和全面發展的人才社會化、市場化乃至全球化的趨勢日益明顯，同時隨著國家機關、事業單位改革、干部人事制度改革，各行各業人才的競爭日益激烈，人事檔案應用的廣域化也愈加突出，過去那種單一的、小范圍的、僅作為考評記錄的人事檔案功能已經遠遠不能適應大環境的要求。人事檔案的能動性、超前性、參與服務和跟蹤服務性，為用人單位發現人才、使用人才和人才合理流動提供豐富可靠的人事檔案信息，是賦予人事檔案新的使命、獲得新生的起跑線。因此，擴大人事檔案的“應用”范圍和功能，使人事檔案的價值得到“+ ∞”( 最大化) ，為加快轉變經濟發展方式提供快捷、靈活的服務，是化解人事檔案應用危機的必由之路。

就應用的廣泛性而言，在人口僅 3 億的美國，個人檔案信息不僅本人可以看，社會上的一些私人機構也可以索取。美國檔案信息制定的目標就是要給社會看，并著眼于未來。它是對一個人行為的歷史記載，更是對個人未來行為的一種約束，讓本人知道自己的問題所在以便知道如何改進。信用檔案公司涵蓋全國的數據庫中就包括 1． 7 億消費者的信用記錄，占人口比例的一半以上。如果去掉未成年人，幾乎所有人都榜上有名。不分貧富，不分行業，也不分區域，所有人都一視同仁，可見其廣泛程度。

三、“誠信”危機的對策: “誠信化”

( 一) 誠信化重構勢在必須。要把人事檔案的誠信化提高到建立信任社會的高度來認識，社會發展的根本動因在于該社會的制度因素，一個好的制度必須是能夠有助于社會持續良性發展的制度安排。隨著時間的變遷和環境的變化，特別是在新形勢下，社會要素的流動大大加快，人們開始感覺到更多的私人空間和活動自由對于個人發展的重要，對人事檔案真實性出現了越來越多的動搖。因此，在社會人才流動中建立突出信息記錄、信用憑證功能，為人們之間的普遍信任提供恒久的、真實可信的誠信人事檔案，是有效地推進人事公共服務體系建設，加快轉變經濟發展方式的大趨勢。

( 二) 誠信化的本質是真實準確。人事檔案的一個最大特點就是嚴肅、真實、公正，具有很強的權威性，要針對檔案材料中出生時間、工作時間等填寫失實的問題，對所入檔的材料逐一核實，特別要對員工的出生時間、工作時間、學歷等情況認真鑒別，仔細審核，嚴格把關，及時修正，力求人事檔案內容的嚴肅、真實、準確，使之符合歷史的本來面目。要根據檔案材料形成的規律，加強縱向、橫向聯系與協調，做好現有材料的入檔工作，使人事檔案不僅反映一個人的歷史和過去，而且更應客觀、及時地反映現實德才情況。

( 三) 誠信化靠法律維護。對人事檔案管理機構可實行許可證及年檢制度，制定硬件、軟件的具體標準，并加強執法檢查; 針對借口涂改、偽造檔案材料，私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料按照《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》與知識產權等一系列法律條文及相關的章則制度以及中共中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》( 中組發〔2009〕12 號給予法律、黨紀、政紀處分。

四、“應用危機”的對策: “數字化”

( 一) 數字化勢在必行。人事檔案既具有作為社會管理工具及公共信息的公共產品屬性，又具有公民私人隱私的私物品屬性。無論是作為公共產品還是作為私人物品的人事檔案，為人服務、為經濟社會服務是它生存的理由，其目的在于應用。只有及時運用最新科技成果、科技手段，把檔案信息的作用充分開發、利用，才能最大限度地發揮人事檔案自身的價值。

( 二) 數字化的實現途徑。簡單講就是對人事檔案進行信息化、集約化、動態化管理，形成人事檔案信息數據庫，由紙質型檔案向數字化檔案轉變。譬如將檔案中的人員信息按照年齡、學歷、專業、職稱、職務等進行歸類、組合，編制成與之相照應的檢索密碼，把當事人的各種記錄以數字文件的形式進行技術處理，同時設置密碼加以保密，通過聯網的手段建立起方便快捷的人事檔案調閱、統計、考核系統，進而在本部門、本系統乃至全國范圍內實現資源共享。

( 三) 數字化的先決條件: 一是通過技術處理，將已歸檔的數字文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，保護數字文件的原始結構，保證其可靠性，使之與紙質的誠信化檔案一致。二是在未解決化學磁性材料為載體的數字文件保存問題之前，要進行定期復制和異地備份，以防損失。三是隨著數字文件的介入，檔案種類增加，其基礎工作和利用工作進行多元化開發。四是管理人員需要及時更新知識，引進、消化、適應信息技術的新成果，成為復合型、多層次的管理人才。

在了解了新形勢下人事檔案的誠信危機、應用危機以后，建立誠信化和數字化的人事檔案是化解危機、乘勢而上的必然途徑，也是新世紀賦予人事檔案的神圣使命。保存誠信化的紙質檔案資料能夠反映歷史真實面目，記錄可靠，是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的可靠保證。同樣，數字化在檢索、利用、傳輸和儲存等方面優勢得天獨厚，檔案工作者就可以從合理開發利用檔案信息資源、提高工作效率等方面入手，大力發展數字化，最大限度地滿足檔案利用者的不同需要。在目前，二者可以并存，成為人事檔案的“雙駕”馬車，并駕齊驅，以其各自優勢來相互補充、相互兼容、相互促進，使之形成一個良性循環的系統，從而推進人事檔案的不斷完善和發展。