人事檔案管理中存在的問題及對策

煤化工廠

郭曉莉

[摘要] 人事檔案既是國家檔案的重要組成部分,又是黨和國家干部工作的重要組成部分，既是一項專業性很強的工作，又是一項政治性很強的工作，既是一項服務性工作,又是一項機密性工作。人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息來源，準確、齊全、完整的人事檔案能夠歷史、全面地記錄一個人的經歷、政治思想、品德作風、業務能力水平、工作表現和業績等信息，裝載著個人最原始憑證材料，管好、用好人事檔案,對全面掌握人才情況,開發人才資源起著舉足輕重的作用，隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理存在著諸多問題.有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

[關鍵詞] 人事檔案 管理 存在問題 對策

人事檔案管理工作是做好人事人才工作的基本條件之一，檔案管理工作的好壞直接影響到工作的效率和質量，涉及到每個干部、職工的切身利益，為了更好管理人事人才檔案，現對人事檔案的現狀及存在的問題提出共同探討。

一、人事檔案管理目前存在的主要問題

近年來，由于機構編制和用人制度的改革，各單位檔案管理人員變動頻繁，出現了忽視人事檔案管理現象，檔案基礎管理工作受到影響，通過與同行的交流，覺得人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善：

1.硬件設施解決落實差。對人事檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位在設備配備上，采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，沒有專用檔案閱覽、整編室和倉庫，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“八防”設備不配套，很容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。

2.材料收集不及時，缺損嚴重。由于歷史原因，以前各單位都不注意檔案材料的收集，特別是民生檔案部分的收集，工資福利、收入分配、養老保險、教育、衛生醫療、知青工齡等方面的檔案沒有及時填寫存檔，造成個別職工退休時，檔案無記載，使職工的切身利益受到了影響，入黨材料、崗位變動、工資變更等材料都存在不同程度的差缺。

3.管理力量薄弱、管理手段落后、管理制度執行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對人事檔案的重要性、管檔要求、收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄，有些單位的檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案袋，沒有及時整理裝訂，嚴重影響了檔案管理水平，難以適應人事檔案管理工作要求。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。有些檔案管理人員在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與檔案室協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，叫本人自己來查、提檔案，這樣做很容易讓個別人鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等現象的發生，影響了檔案的真實性。

4.填寫不夠規范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔現象。如：《職工個人履歷表》等檔案材料中應該填寫的項目空著不填寫，有的欄目該填寫“無”而沒填。有的項目不應該填寫卻填寫了內容。姓名用字不按要求填寫，姓名用字比較隨便，亂用多音字，甚至還有的人用錯字。“出生年月日”、“參加工作時間”、“入黨時間” 、“學歷”等“三齡一歷”欄目的填寫上存在失真和隨意現象，或大或小，或高或低，前后不一。有的材料應該由有關領導或有關管理人員簽名蓋章的卻空著，有的材料應該蓋章的未蓋章。

5.用紙規格和書寫工具、裝訂順序不規范?，F在很多單位歸檔材料都沒有規定使用統一規格的辦公用紙，造成現在的人事檔案里面什么規格的紙張都有，給檔案裝訂造成一定的困難，還有的檔案材料上沒有按規定使用黑色或藍色墨水填寫，而是用圓珠筆、紅色筆及純藍色墨水和復寫紙書寫，時間長了容易褪色，不利于檔案的保管，同時還存在檔案沒嚴格按照人事檔案十類材料裝訂歸檔的目錄裝訂順序要求進行裝訂，存在倒裝、錯裝、混裝和漏裝現象，甚至有些單位將送來歸檔的個人資料多年未裝。

　6.人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、主要原因

1.檔案意識淡薄，業務素質不高。有的領導干部認識不到檔案對職工的重要性和必要性，不了解檔案是組織了解和選拔任用人才的重要來源，不知道不及時報送應該歸檔的個人檔案材料給檔案部門，將來會給職工利益帶來損失，有些單位個人資料長時間地存放在個人身邊或所在單位人事部門，久而久之，就會出現檔案材料遺失或破損的現象。還有個別管人事的干部平時工作繁忙無時間學或沒來得及學習檔案業務，形成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門送哪些材料，致使個別職工檔案中材料短缺嚴重，有的檔案材料形成單位，比如：有的職稱審批、獎勵審批等材料不知道移送管檔部門，認為應由本單位保管，時間長了容易造成材料遺失；還有的職工、干部已經向所屬單位管理部門上交了應該歸檔的材料，由于職能部門主管人員業務不熟悉或責任心不強，不移交或不及時移交檔案資料給檔案部門，或者交到了無權管檔部門，而這些部門又沒及時移交有權管檔部門，影響了檔案的完整性；有的借閱或調閱檔案單位不及時歸還，有的人員跨地區跨行業流動后，檔案沒有及時轉移，這些都是形成檔案資料短缺的重要原因。

2.工作力度不到位。由于管檔人員嚴重不足，或身兼數職，收集裝訂實在顧及不暇，或由于基礎資料臺帳不全，檔案底數不清，有些缺少的檔案資料根本無從查起和補起，這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

3.領導重視不夠。我們發現只要是領導重視的單位，檔案就管得好，基本設施完善，有專用檔案閱覽室、庫房、鐵質柜、空調、電腦等，檔案裝訂的也規范。領導不夠重視的單位，平時對檔案工作不聞不問，舍不得投入人力、物力和精力，不注重調動檔案管理人員的積極性，因此檔案管理就差，裝訂工具、設施配置不完善、材料收集不完整，進檔材料多年未裝訂。

三、人事檔案管理的對策

1.強化組織領導、強化隊伍建設。領導重視是做好檔案工作的關鍵，只有各級領導思想上重視，行動上落實，舍得在人力、物力、財力上投入，經常過問和檢查檔案工作，才能使檔案工作上臺階、上水平；要強化隊伍建設，選好配足管檔人員，把那些政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員選調從事人事檔案管理工作，同時各級領導要真正關心管檔人員，注意對她們的教育培養，關心她們的工作、生活，落實應有的政治經濟待遇，要妥善地解決她們生活、工作中的困難，讓他們安心本職工作，充分發揮積極性與創造性。對那些為檔案工作做出貢獻的同志，應給予表揚和獎勵，對失職者，應視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分。

2.強化責任意識。要搞好人事檔案管理工作，不但需要各級領導的齊抓共管和每一位領導的共同支持，更要靠人力資源管理干部和管檔人員的不懈努力。要不斷強化各級各類人事檔案歸檔意識，尤其是人力資源部門和管檔人員的責任意識，職工和干部要將應該歸檔的材料及時通過人力資源部門移交或直接送交管檔部門存檔。管檔人員要扎實做好各項具體細致的工作，把大量的工作做在平時，必要時還要抽調素質高、業務精、肯吃苦的人員，集中人力、集中時間、集中精力，幫助管檔人員突擊清理檔案。

3.強化業務培訓。要加強對管檔人員和人力部門干部的檔案業務短期培訓。主要是以自學為主、組織培訓為輔。檔案業務培訓主要是采取舉辦短期業務培訓班的形式，進行系統檔案業務培訓和人事檔案觀摩活動。自學主要是為他們訂閱檔案業務書籍，以期達到準確地掌握檔案管理知識，熟練地運用到檔案工作中去，自覺地做好檔案工作。對于人力資源管理干部個人，主要是讓他們了解哪些材料應該歸檔、怎么歸檔，對應該歸檔的材料如何進行規范化的填寫，要編發規范化的檔案材料填寫說明，并提出有關填寫要求，對檔案用紙規格和書寫工具提出明確要求。

4.要強化監督管理、推行責任追究制。要建立一整套完善的檔案管理制度，并狠抓落實。人事檔案要明確專人管理，要嚴格借閱、傳遞審批手續。查閱檔案要按管檔人員的要求進行，杜絕涂改檔案現象的發生。人力資源部門要對人事檔案形成及歸檔提出明確要求，建立健全相關制度并狠抓落實，為了避免檔案的丟失、涂改，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格管理制度，做到轉入、轉出、接收材料、查閱、借閱檔案有登記，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素，對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

(1)在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，經領導批準方可查（借）閱，除特殊情況需查（借）閱檔案的外，其它任何需要查閱檔案的單位和個人，必須通過人力資源管理部門到檔案室查（借）閱，不得以自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閱，給個別人有機可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等情況發生，沒有領導批準，不得隨意復印人事檔案材料。

(2)轉出、轉入的人事檔案必須密封，蓋好密封章方能轉出、轉入，各審查單位審查完后必須密封蓋章后，再轉另一個單位。

5.認真整理，保證人事檔案質量。要按檔案工作有關規定，實行統一標準整理裝訂，做到經常檢查，保持室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防塵。

6.創新管理手段，實現電子化管理。紙質檔案是人事檔案的基礎性檔案，在做好紙質檔案的收集歸檔等工作的前提下，運用計算機技術、信息技術、網絡技術等現代技術手段，建立《人事檔案管理信息系統》，逐步實現人事檔案的管理和使用電子化和信息化，提高人事檔案的利用率。

參考文獻：

1.中組部.關于印發《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目標管理考評標準》的通知(組通字[1996]55號)。

2．中組部.關于印發《干部人事檔案工作目標管理檢查驗收細則》的通知(組通字[1998]13號)。

3.吳建美 《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學學報》2006年第6期

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