檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。 隨著高等教育的普及發展，高校檔案工作的地位和作用日益突出。 高校檔案管理是高校日常管理工作的重要內容， 其水平的高低不僅代表著一個學校的管理學科和辦學特色， 同時也可以為學校的各項管理工作提供檔案信息服務，進而促進高校的發展建設。 高校檔案管理工作非常重要， 它真實地反映了學校各個時期的面貌，在學校行政管理、教學科研、維護學校或師生員工的利益、編史修志等工作中發揮著不可替代的作用。 筆者就目前高校檔案管理的若干問題談談自己的想法。

1高校檔案管理工作對高校發展的重要作用

高校檔案來源于學校的教學、科研、管理等項活動中，高校檔案管理工作對高校教育事業的發展具有重大的促進作用，它是保持高校管理、建設工作連續性的重要前提，可以為高校黨政管理工作提供考查憑證， 為高校教學改革和科學研究提供參考依據， 為教學評估工作提供基礎數據， 為宣傳教育提供生動素材，為編史修志提供材料資源。 從某種意義上講，市場經濟就是法制，法制社會要求無論為什么事都不能憑記憶隨意地、盲目地處理問題，要依據事實、按章辦事。 學校檔案是學校依法治校最可靠的事實依據。 它不僅具有一般意義上的查考價值，而且具有權威性的憑證作用，其效力是其他事物所無法比擬的，檔案為高校管理、建設、科研、評估等工作提供強有力的信息儲備。 高校管理工作中形成的文件材料質量高低、規范與否，歸檔是否科學，是高校檔案管理工作賴以生存和發展的基礎， 沒有這樣一個基礎，高校檔案工作就無從做起，可以說，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校檔案管理工作， 高水平的高校檔案管理工作能夠推動高校管理工作的發展［1］。

2高校檔案管理工作存在的問題分析

近年來，高校檔案在發展速度、規模、效益等方面呈現出了突飛猛進的勢頭，檔案在學校的各項工作中發揮了重要的作用，也取得了一定的成績，同時也存在較多問題。

2．1 檔案工作得不到充分重視

目前部分高校對檔案工作的重要性認識不足， 認為單位的檔案工作干好干壞一個樣，干與不干一個樣，不是經濟指標，又不出什么經濟效益，沒有擺上應有位置，沒有認識到做好檔案工作會更好地促進學校的教學、 科研工作， 將高校檔案工作附屬化。 由于管理者檔案意識淡薄，造成了檔案工作松散和檔案流失嚴重，各種基礎材料殘缺，統計數據失準等種種弊端。 在實行基層部門文件材料立卷歸檔過程中， 有的部門領導將部門立卷視為額外負擔，各部門往往因為歸檔立卷不及時而造成材料積壓，有些文件因保管不善己經殘缺不全； 一些兼職檔案員收集的檔案玉石不分，有的材料殘缺不全，有正件缺附件，有批復無請示，有的同一份材料重復收集等等， 也有個別學校的檔案竟接連幾年沒有收集整理，更別說按照《檔案法》的規定移交檔案館了，還有的單位檔案室變成了儲藏室，致使學校的檔案工作發展緩慢，不能很好地適應學校建設的發展［2］。

2．2 檔案管理手段落后，檔案信息利用率不高

隨著經濟的發展，高校辦學條件越來越好，計算機技術也得到廣泛推廣和應用， 很多高校檔案部門都配置了現代化管理設備，購置了檔案管理軟件，實現了微機化管理。 即便如此，與現代先進技術比較，檔案管理工作還是比較滯后，從系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等方面看，不少學校是將計算機管理系統功能目標和運行機制確立在對本檔案館內部案卷級和文件級的目錄編制。 統計與檢索等基礎性管理上，檔案數據庫大多是條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，比如光盤、錄音、縮微、照片等載體的檔案僅占小部分，不少檔案館聲像檔案還呈現空白，極大地限制了檔案處理和有效利用。 隨著現代先進技術的推廣與應用，這種狀況無法滿足用戶的多種需求，也不能很好地適應高等教育事業的發展。

2．3 檔案管理人員專業素質不高

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作， 還是一項專業性、技術性要求很高的工作，檔案人員不僅要有良好的思想道德素養，而且還要具備較強地專業素質，只有這樣才能勝任檔案管理工作。 由于許多高校對檔案管理工作的重視程度不高，在檔案人員的配備上較為隨意。 沒有經過檔案專業的系統學習和培訓，專業水平不高。 目前，高校檔案管理隊伍中普遍存在著知識結構、職稱結構、年齡結構不甚合理的現象，使得這個隊伍的文化程度和專業素質不適應新時期開展檔案工作的需要， 特別是進入 21 世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏， 導致現在的檔案工作人員工作服務缺少活力，工作效率和服務質量不能盡如人意，檔案的作用得不到充分的發揮，造成檔案資源和工作時間的極大浪費。

2．4 檔案宣傳和開放力度不夠

隨著社會的發展，知識經濟和信息化社會的到來，人們對高科技信息的需求量急劇增加， 必然形成高校檔案信息資源利用的新高潮。 然而，由于檔案部門封閉保守，市場意識不強，對館（室 ）藏檔案的內容 、成分以及查檔的途徑 、方法宣傳報道較少 ，加上檔案工作者“保密保險”、“利用危險”等陳舊觀念還未根本改變，常常把保守檔案機密與開放、開發利用檔案信息資源對立起來，使保密擴大化、絕對化，這在很大程度上限制了檔案事業的發展。此外，檔案工作管理中還存在檔案管理規范、檔案工作者管理意識較差、 檔案檢索效率不高以及檔案使用范圍和利用主體限制較多等諸多問題。

3提高高校檔案管理效率的對策

3．1 強化檔案宣傳工作

通過多種形式宣傳檔案工作，① 通過舉辦展覽、召開會議、撰寫文章以及舉辦文藝晚會等形式， 向廣大教職工及學生宣傳國家有關檔案工作的法律法規及檔案工作的相關知識。 ② 利用簡報和目錄索引，通報檔案室所藏檔案內容，介紹多種檢索途徑和編撰研究成果。 ③ 選編檔案利用效果實例，向大家展示利用檔案所取得的社會效益和經濟效益等等，以增強人們的檔案意識，樹立利用檔案的觀念。

3．2 提高檔案工作人員專業技能和素質

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。 檔案管理人員業務素質水平直接影響檔案工作的質量， 為使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要， 檔案管理人員就必須具備更高的素質。 提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。 首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育，讓它們不但要學習業務知識，還要努力學習現代新技術。 當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。 檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變，扎實有效地推行專業繼續教育［3］。

3．3 建立健全檔案管理制度，創新檔案管理模式

首先，建立健全各項規章制度。 學校結合本校的實際情況，以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導，依據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則， 這是做好學校檔案工作的基礎和保證，并根據形勢發展的需要不斷健全和完善。 另外，在制定檔案工作規章制度和相應的配套考核制度的同時， 要把檔案工作任務分解落實到人。 其次，創新檔案管理模式。 隨著社會的進步和高校的發展，傳統的檔案管理模式已經滯后，為了適應新的需要，有必要對舊有的管理模式進行創新。 如檔案工作管理環節和一些具體操作手段的創新，包括立卷改革，工作手段的改進，縮短立卷歸檔周期，推行部門立卷等等。 如采用條形碼來代替檔案號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱、歸還檔案的速度，最大限度地發揮信息化管理優勢，提高檔案管理效率。

3．4 重視原始資料的收集整理，加大檔案信息資源開發

① 應做到檔案接收齊全完整。 實踐證明檔案利用是否滿足各方面的需求，首要的問題是檔案是否齊全完整，只有檔案收集齊全，才能為廣大利用者提供珍貴的檔案材料。 為此，應推行立卷部門領導和檔案館共同把負責的責任制， 確保當年檔案能收集齊全；在此基礎上為了保證信息的完整性，高校應對館藏中一些重要類別的檔案進行評估，如科研、基建等檔案；發現問題，采取各種措施進行補救。② 加大檔案信息資源開發力度。檔案是最能生動形象地描述人類社會史實的信息載體， 是人類社會精神財富積累的直接體現，具有很強的憑證性和法律效力。 檔案這種信息載體最能集中體現信息共享的價值。 為此，檔案業務人員對信息的概念要有深刻的理解，對信息化的意義要有充分的認識，對檔案的信息化工作有一個正確的把握。 檔案的收集、整理和利用是檔案工作的 3 個主要環節。 收集是主導，管理是手段，利用是目的。 我們不能滿足于“坐堂會診”，要主動出擊。 通過開發利用可發揮其巨大效用， 如把經過開發加工的檔案信息及時傳遞給學校領導及有關職能部門，為領導者的科學決策提供依據；把檔案信息及時傳遞給教學科研人員可促進教學質量和科研水平的提高等。 ③ 檔案編研是實現檔案管理可持續發展的最有效措施。 用編寫的參考資料和匯編的檔案史料提供利用，既可減少檔案原件的重復利用，又可為后代留下完備的文化財富［4］。

3．5 注重發揮現代技術手段，實施檔案信息化建設

現代社會已進入信息化、數字化發展時期，快速、高效是現代社會的重要特點之一， 計算機和網絡已廣泛應用于各部門的日常管理工作中。 隨著現代化技術在檔案工作領域的廣泛應用，檔案管理工作的手段也應不斷改進， 為適應知識經濟和電子信息技術迅速發展的新形勢， 保證高校檔案工作為高校改革與發展和社會建設提供高質量的服務， 高校檔案管理也要應用各種高新技術，為檔案利用與發展提供全面的技術支持。 可將芯片技術、光纖和數字化技術、網絡與監控技術等有效地用于檔案信息儲存、保管、開發利用各工作環節，提高檔案信息的存儲能力、傳播速度，達到檔案管理最優化效果，充分發揮檔案信息的經濟與社會效益， 高校檔案管理要從單機管理發展到網絡管理， 從案卷、文件目錄管理發展到全文信息管理，從單一的檔案管理發展到“文檔一體化”管理，高校檔案管理要進一步提升其信息化建設步伐。