二十一世紀是一個信息時代，隨著“互聯網+”概念的提出，各行各業都開始引進信息技術。在人事檔案管理方面，鑒于傳統人工管理方式的繁瑣性和封閉性，對人力資源信息管理系統進行了引入，旨在使人事檔案管理更加方便，人力資源信息更加開放。本文對人事檔案管理中人力資源信息系統的應用進行了相關的分析。
1 人事檔案管理及人力資源信息系統的概念
人事檔案是一種紙質的文件材料，檔案中記錄著一個人的基本信息，主要包括個人的學歷信息，政治面貌，職業信息等情況。公司通過查閱一個人的人事檔案對一個人進行客觀全面的了解，以此來確定一個人的選拔和任用。人事檔案管理在傳統意義上來講就是對個人的學歷信息、職業履歷、各種證書證件等紙質材料進行統一匯總收集、鑒別、整理、歸檔和轉遞的工作。
人力資源信息系?y是企業以人力資源管理為目標，以信息化管理為基礎，以先進計算機技術為方法的一種科學的人力資源管理模式[1]。人力資源信息系統以人事檔案為核心，并在此基礎對人事檔案信息進行二次開發，分類匯總人員的各種信息并對各種信息進行開發和利用，以實現對人員的精細化管理。例如對單位或企業人員的工資狀況、考勤記錄、人員流動狀況和聘用狀況等進行記錄并以此為依據進行二次開發，方便人力資源管理人員的管理工作，或挖掘其中蘊含的信息對管理工作提出指導性建議。
2 傳統人事檔案管理的特點和缺陷
2.1 檔案內容十分豐富
人事檔案可以說記錄了一個人從入學開始一直到離退休以后所有的個人經歷，包括詳細的學歷信息，政治面貌，就業信息，在職業生涯中的各種人事變動信息、獎懲信息，醫療信息等等。人事檔案中不僅包含了個人在人生各個時期關鍵的角色定位，比如學生角色、從事的工作中的角色等等，還記錄了在各個時期中的詳細信息，比如在就學過程中參加的競賽，獲得的獎項，受到的批評懲罰，在人事變動過程中的職位調動信息，獎懲信息，工作的突出貢獻等等。
2.2 檔案信息真實可靠
人事檔案的中的信息是真實并且非常可靠地，這是人事檔案必須做到并能夠給以充分保證的一點，若人事相關信息并不可靠，那人事檔案就失去了其存在的意義，而且會使得人事檔案在個人在就業過程中起不到任何作用，公司領導也不會根據人事檔案對個人進行了解，更不會相信人事檔案中的信息。人事檔案中的內容每年都需要進行補充更新，人員所在單位會對個人在這一年中的各種表現，人事變動，獎懲信息等等個人的具體經歷進行詳細的收集整理和鑒別，從而對這些信息進行歸檔，并保證信息的真實可靠性。
2.3 傳統人事檔案的缺陷
傳統人事檔案是以紙質材料為記錄媒介的，這對人事檔案的保存提出了嚴峻的挑戰，因為在紙質檔案的保存和查閱過程當中由于時間長久等關系，在翻閱過程中可能對檔案造成損害。另外，當工作人員需要對人事檔案進行查詢或更新時，隨著時間的增加，人員數量變多，工作量也就會大大加劇，這會耗費較多的人力物力和時間。
3 人力資源信息系統的優越性
3.1 對人員管理更加方便，大大減小了管理人員的工作強度
通過信息系統的建立，管理人員能夠方便的對人事信息進行收集匯總管理，并對信息進行甄別，完成對人事檔案的補充。同時能夠更加方便的對人事檔案進行查閱，減少了人力、時間的支出。
3.2 傳統的紙質檔案得到保護，同時有益于工作人員身心健康
系統建成以后，除了首次對檔案信息進行錄入和每年對檔案信息進行補充以外，其余時間對檔案的利用均可使用信息系統進行管理和查閱，減少了對紙質檔案的翻閱，使其得到保護。
3.3 充分利用人力資源信息，擴展信息的的使用方式
信息系統在查閱人事信息上的便利性使得工作人員的工作量大大減少，管理人員有更加充裕的時間對人事信息進行更深入的挖掘研究，發覺其中蘊含的有價值的信息，為員工的管理和招聘提供更加切合實際的建議。
4 人力資源信息系統在人事檔案中的應用實踐
4.1 系統組成情況
人力資源管理系統涵蓋單位人員的各種詳細信息并提供相應的各種管理功能，主要包括以下幾個模塊：人事檔案模塊、人事調動模塊、財會模塊、機構模塊、福利模塊、證件模塊等等[2]。其中人事檔案模塊根據個人紙質檔案信息進行編寫錄入，包括人員的學歷信息、政治面貌、職業履歷、獎懲情況、健康狀況等等，要注意充分重視電子檔案和紙質檔案的一致性，保證數據可靠真實。
4.2 系統建設的原則
人力資源信息系統在搭建的過程中要注意遵循以下幾種原則：（1）完整性原則，保證人力資源信息完整，系統功能完整；（2）自助性：要保證單位各個人員都能夠在自身權限范圍內對該系統進行訪問查閱；（3）安全性：這是非常重要的一點，人力資源信息是一項非常寶貴的信息，而且涉及人員的部分隱私，該系統要充分重視保護信息的安全性；（4）長遠性：系統開發要立足長遠，精細完善系統及其功能。
4.3 信息系統的功能
人力資源信息系統的核心是人事檔案信息，所有首要功能要能夠對人事相關信息進行錄入，并對人員經歷的實時信息進行匯總錄入。第二要實現系統的統計功能，對人力資源的各種信息進行分類統計，還可以從中挖掘有價值的信息。第三查閱管理功能，要保證管理人員能夠對人力資源信息進行有效快捷的管理，同時支持公司人員的在線查看功能。
4.4 信息系統的維護
系統建成以后，管理人員除了要對系統能夠熟練使用以外，還需要對系統進行定期維護，包括資源信息的備份整理，人力資源信息的準確性核對、完整性核對，保證相關信息準確完整。
通過人力資源信息系統的建立，彌補了傳統人事檔案管理的缺陷，兩者相互結合大大提升了人事檔案管理的效率和質量。傳統的人事檔案最為人力資源系統最堅實的基礎，為人力資源系統的建立提供了強有力的保證，同時人力資源信息系統的建立又大大提升了關于人力資源的管理效率，并使得管理人員能夠從更多的角度對人力資源信息進行更加充分有效的開發利用，從而更好地對人員進行選拔，對人力資源進行更好地配置以使單位或企業更好地更有效率的運轉。
1 人事檔案管理及人力資源信息系統的概念
人事檔案是一種紙質的文件材料，檔案中記錄著一個人的基本信息，主要包括個人的學歷信息，政治面貌，職業信息等情況。公司通過查閱一個人的人事檔案對一個人進行客觀全面的了解，以此來確定一個人的選拔和任用。人事檔案管理在傳統意義上來講就是對個人的學歷信息、職業履歷、各種證書證件等紙質材料進行統一匯總收集、鑒別、整理、歸檔和轉遞的工作。
人力資源信息系?y是企業以人力資源管理為目標，以信息化管理為基礎，以先進計算機技術為方法的一種科學的人力資源管理模式[1]。人力資源信息系統以人事檔案為核心，并在此基礎對人事檔案信息進行二次開發，分類匯總人員的各種信息并對各種信息進行開發和利用，以實現對人員的精細化管理。例如對單位或企業人員的工資狀況、考勤記錄、人員流動狀況和聘用狀況等進行記錄并以此為依據進行二次開發，方便人力資源管理人員的管理工作，或挖掘其中蘊含的信息對管理工作提出指導性建議。
2 傳統人事檔案管理的特點和缺陷
2.1 檔案內容十分豐富
人事檔案可以說記錄了一個人從入學開始一直到離退休以后所有的個人經歷，包括詳細的學歷信息，政治面貌，就業信息，在職業生涯中的各種人事變動信息、獎懲信息，醫療信息等等。人事檔案中不僅包含了個人在人生各個時期關鍵的角色定位，比如學生角色、從事的工作中的角色等等，還記錄了在各個時期中的詳細信息，比如在就學過程中參加的競賽，獲得的獎項，受到的批評懲罰，在人事變動過程中的職位調動信息，獎懲信息，工作的突出貢獻等等。
2.2 檔案信息真實可靠
人事檔案的中的信息是真實并且非常可靠地，這是人事檔案必須做到并能夠給以充分保證的一點，若人事相關信息并不可靠，那人事檔案就失去了其存在的意義，而且會使得人事檔案在個人在就業過程中起不到任何作用，公司領導也不會根據人事檔案對個人進行了解，更不會相信人事檔案中的信息。人事檔案中的內容每年都需要進行補充更新，人員所在單位會對個人在這一年中的各種表現，人事變動，獎懲信息等等個人的具體經歷進行詳細的收集整理和鑒別，從而對這些信息進行歸檔，并保證信息的真實可靠性。
2.3 傳統人事檔案的缺陷
傳統人事檔案是以紙質材料為記錄媒介的，這對人事檔案的保存提出了嚴峻的挑戰，因為在紙質檔案的保存和查閱過程當中由于時間長久等關系，在翻閱過程中可能對檔案造成損害。另外，當工作人員需要對人事檔案進行查詢或更新時，隨著時間的增加，人員數量變多，工作量也就會大大加劇，這會耗費較多的人力物力和時間。
3 人力資源信息系統的優越性
3.1 對人員管理更加方便，大大減小了管理人員的工作強度
通過信息系統的建立，管理人員能夠方便的對人事信息進行收集匯總管理，并對信息進行甄別，完成對人事檔案的補充。同時能夠更加方便的對人事檔案進行查閱，減少了人力、時間的支出。
3.2 傳統的紙質檔案得到保護，同時有益于工作人員身心健康
系統建成以后，除了首次對檔案信息進行錄入和每年對檔案信息進行補充以外，其余時間對檔案的利用均可使用信息系統進行管理和查閱，減少了對紙質檔案的翻閱，使其得到保護。
3.3 充分利用人力資源信息，擴展信息的的使用方式
信息系統在查閱人事信息上的便利性使得工作人員的工作量大大減少，管理人員有更加充裕的時間對人事信息進行更深入的挖掘研究，發覺其中蘊含的有價值的信息，為員工的管理和招聘提供更加切合實際的建議。
4 人力資源信息系統在人事檔案中的應用實踐
4.1 系統組成情況
人力資源管理系統涵蓋單位人員的各種詳細信息并提供相應的各種管理功能，主要包括以下幾個模塊：人事檔案模塊、人事調動模塊、財會模塊、機構模塊、福利模塊、證件模塊等等[2]。其中人事檔案模塊根據個人紙質檔案信息進行編寫錄入，包括人員的學歷信息、政治面貌、職業履歷、獎懲情況、健康狀況等等，要注意充分重視電子檔案和紙質檔案的一致性，保證數據可靠真實。
4.2 系統建設的原則
人力資源信息系統在搭建的過程中要注意遵循以下幾種原則：（1）完整性原則，保證人力資源信息完整，系統功能完整；（2）自助性：要保證單位各個人員都能夠在自身權限范圍內對該系統進行訪問查閱；（3）安全性：這是非常重要的一點，人力資源信息是一項非常寶貴的信息，而且涉及人員的部分隱私，該系統要充分重視保護信息的安全性；（4）長遠性：系統開發要立足長遠，精細完善系統及其功能。
4.3 信息系統的功能
人力資源信息系統的核心是人事檔案信息，所有首要功能要能夠對人事相關信息進行錄入，并對人員經歷的實時信息進行匯總錄入。第二要實現系統的統計功能，對人力資源的各種信息進行分類統計，還可以從中挖掘有價值的信息。第三查閱管理功能，要保證管理人員能夠對人力資源信息進行有效快捷的管理，同時支持公司人員的在線查看功能。
4.4 信息系統的維護
系統建成以后，管理人員除了要對系統能夠熟練使用以外，還需要對系統進行定期維護，包括資源信息的備份整理，人力資源信息的準確性核對、完整性核對，保證相關信息準確完整。
通過人力資源信息系統的建立，彌補了傳統人事檔案管理的缺陷，兩者相互結合大大提升了人事檔案管理的效率和質量。傳統的人事檔案最為人力資源系統最堅實的基礎，為人力資源系統的建立提供了強有力的保證，同時人力資源信息系統的建立又大大提升了關于人力資源的管理效率，并使得管理人員能夠從更多的角度對人力資源信息進行更加充分有效的開發利用，從而更好地對人員進行選拔，對人力資源進行更好地配置以使單位或企業更好地更有效率的運轉。
