所謂會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經營決策，加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是單位會計電算化改革和發展的客觀需要，是時代發展的必然，是會計檔案管理發展方向。管好用好財務檔案是單位財會工作向高水平發展的重要前提。如何改善并做好信息化下的會計檔案管理呢？
1完善信息化下會計檔案管理各項制度
1.1建立信息化會計檔案的歸檔制度
首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
1.2建立信息化會計檔案的保管制度
根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
1.3建立嚴格的借用手續制度
要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度，電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁盤不得帶出財務（檔案）室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。做好會計憑證等檔案的整理。
2加強財務檔案管理的基礎設施建設
由于某些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限：沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施：沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。所以加強基礎設施的建設就顯得尤為重要了，建議有條件的單位選擇能夠自帶檔案備份程序的賬務管理系統，如果沒有條件的情況下建議選擇質量優良的磁盤或存儲盤。
3做好信息化會計檔案的管理與保存
會計信息化后，包括紙質和其他形式的檔案的管理應有專門的保管方式，建立專門的檔案存放科室。要實行分級管理，管理人員各司其職，對不同崗位賦予不同的權限，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。
單位還需要建立內置系統級的安全策略。給計算機設置入網訪問控制，訪問是需要驗證用戶賬號和口令，另外設置防護關口，譬如防火墻。對信息查看者做查看記錄，定期檢查存儲介質的情況和防護軟件的效果。對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施，即使數據丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數據，保證其不會泄密。對一些內部重要財務信息要與互聯網斷開，只接入財務系統內部局域網，這樣可以有效防止信息泄露。
4提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
會計系?y是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。單位應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動單位電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。
同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量聘用社會上的計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
我國會計電算化事業的蓬勃發展，會計業務的執行主體也相應地發生了改變，現代化會計檔案管理工作也隨之發生變化。計算機網絡信息技術的快速發生推動著單位會計工作逐步走向信息化，單位財務人員也從傳統的手工記賬紙質憑證中解放出來，轉而實現了會計檔案管理的電子化、數字化。同時也要注意防范風險，重視信息化的安全，才能使計算機技術在單位信息化檔案管理中發揮越來越多的作用，才能確保單位安全、穩定地發展。
1完善信息化下會計檔案管理各項制度
1.1建立信息化會計檔案的歸檔制度
首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
1.2建立信息化會計檔案的保管制度
根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
1.3建立嚴格的借用手續制度
要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度，電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁盤不得帶出財務（檔案）室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。做好會計憑證等檔案的整理。
2加強財務檔案管理的基礎設施建設
由于某些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限：沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施：沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。所以加強基礎設施的建設就顯得尤為重要了，建議有條件的單位選擇能夠自帶檔案備份程序的賬務管理系統，如果沒有條件的情況下建議選擇質量優良的磁盤或存儲盤。
3做好信息化會計檔案的管理與保存
會計信息化后，包括紙質和其他形式的檔案的管理應有專門的保管方式，建立專門的檔案存放科室。要實行分級管理，管理人員各司其職，對不同崗位賦予不同的權限，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。
單位還需要建立內置系統級的安全策略。給計算機設置入網訪問控制，訪問是需要驗證用戶賬號和口令，另外設置防護關口，譬如防火墻。對信息查看者做查看記錄，定期檢查存儲介質的情況和防護軟件的效果。對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施，即使數據丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數據，保證其不會泄密。對一些內部重要財務信息要與互聯網斷開，只接入財務系統內部局域網，這樣可以有效防止信息泄露。
4提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
會計系?y是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。單位應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動單位電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。
同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量聘用社會上的計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
我國會計電算化事業的蓬勃發展，會計業務的執行主體也相應地發生了改變，現代化會計檔案管理工作也隨之發生變化。計算機網絡信息技術的快速發生推動著單位會計工作逐步走向信息化，單位財務人員也從傳統的手工記賬紙質憑證中解放出來，轉而實現了會計檔案管理的電子化、數字化。同時也要注意防范風險，重視信息化的安全，才能使計算機技術在單位信息化檔案管理中發揮越來越多的作用，才能確保單位安全、穩定地發展。
