1信息化檔案管理的意義

信息化檔案管理是在國家檔案行政管理部門的統一規劃下，依照相關職能部門制定的檔案規范和法規，在檔案管理工作中加入現代化技術手段，創建檔案信息管理系統，對檔案信息資源進行處置、管理，實現檔案信息數字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，為社會提供優質服務的過程。其規范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現象發生。牡丹江廣播學院舊式的檔案管理工作復雜多樣，局限性強，流動性大，費時費力。信息化檔案管理體系的介入將以往以實體保管為側重點的管理模式，轉換成為兼顧檔案實體保管與數字網絡化一體管理模式，面向在校師生乃至社會提供服務。信息化環境下的檔案管理將檔案工作人員從繁復的工作中解脫出來，提高工作效率的同時，也相應的提高了整個部門的技術水平和服務質量。

2信息化環境下檔案管理對我校檔案工作的影響

2.1提高檔案管理工作人員的工作較率和服務質量

牡丹江大學繼續教育學院的檔案部門工作人員以往主要職能是目錄打字和檔案保管，從初期的檔案信息收集、整理、編目、立卷、歸檔、保管和幫助服務對象查閱，均靠人力完成，工作量大，耗時長，過程中潛在安全隱患大。運用信息化檔案管理后，檔案工作人員首先收集檔案信息，然后利用電子設備通過信息化檔案管理系統建立電子檔案，對其進行整編、歸檔、驗收、整理、入庫到檔案信息的發布、查詢、借閱、銷毀等處理流程，檔案系統全過程對其進行控制和管理。大大地提升了在崗工作人員的工作較率和工作狀態，提高服務質量。

2.2轉化舊有的檔案管理模式

舊有的檔案信息主要載體是紙張。信息化環境下檔案信息資源依托電子設備和媒介為載體，將初始檔案信息轉化為計算機可識別的二進制代碼的形式進行呈現。由此，檔案信息管理過程中的各個環節都發生了改變。新式信息化檔案管理中信息數據只需錄入一次，就可使用檔案管理系統中的各功能模塊，實現檔案管理內部的信息數據各項運用。檔案管理部門從以往對檔案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服務職能轉化。

2.3改變舊有的檔案管理方式

傳統的檔案利用方式是檔案管理工作人員先從成本的目錄編號中找出所需的檔案信息，在根據編號到檔案信息存放處查找相應檔案信息，辦理查詢、借閱等相關手續，利用面窄、單一。信息化檔案管理的實施，拓寬了信息的利用方式，豐富了信息的傳遞多樣性。我們首先建立長效的檔案管理信息系統，結合院校本身的實際情況，利用電子設備從電子檔案的收集到最終的銷毀等處理流程進行改革。按照其處理流程，設計檔案信息化系統軟件功能模塊。其流程中完善、規范檔案管理工作相關制度應是第一優先完成事情，使今后檔案從業人員有規可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學校電子檔案奠定良好的基礎。

3優化信息化檔案管理工作的應對措施

隨著信息化檔案管理在高校辦學中使用率的逐漸上升，這種形式下相應的也對檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求，如何更好的發揮信息化檔案管理作用，如何應對使用信息化檔案管理系統時的突發問題等，都是我們今后要面臨的挑戰。

3.1加強檔案管理人員職業道德修養，拓寬檔案專業知識和業務技能

學院檔案工作者是檔案管理工作的核心要素。信息時代的檔案工作者必須時刻以黨和國家行業的方針政策為準則，具備一定的政治理論素養，傳承前輩的無私奉獻思想和精神，開拓創新。在做好日常檔案管理工作的基礎上，要緊跟科技時代的發展腳步，加強自主學習意識，增強對信息的敏感度，不斷充實自身的專業知識儲備。學院要定期組織檔案工作人員參加進修，提供相應學習機會。

3.2加強信息化檔案管理系統的安全管理，提升檔案信息的安全性

信息化環境下的檔案管理為我院檔案管理工作實現了質的飛躍，相對而來的網絡化信息安全問題也顯露出來。學院檔案部門必須牢固樹立檔案信息安全意識，加強對檔案工作中各個環節的操作規范、安全防范。學院檔案部門必須建立一套完整的崗位責任制和安全管理措施來加強管理。加強檔案工作者對現代計算機技術、網絡技術、信息安全理論與技術的培訓，提升綜合管理能力，應對工作中出現的意外事件，維護系統的安全和正常運行。

4.結束語

在當今全網式信息化環境下，檔案工作正逐步向現代科技型管理轉化。學院檔案管理面對檔案信息化帶來的挑戰，必須做到勇于創新，直面困難，敢于突破，提高檔案工作人員專業知識儲備。完善相應規章制度，加強檔案體系管理，進一步推進學院檔案信息化，充分開發利用檔案信息資源，更好地為社會服務。

作者：王憲民 單位：牡丹江大學繼續教育學院