1 當前企業人事檔案管理的實際情況
1.1 企業人事材料的規格、尺寸千篇一律充分利用人事材料的紙型，盡量不裁切而使用折疊的方法。裁切不慎極易使材料造成不可彌補的缺失，在實際工作中我們總結出，根據規定尺寸折疊其實是最好的辦法，規整美觀的折疊方式即充分保存了原材料不受損失，又便于展開利用，而且比裁切更節省時間。通常有橫折、豎折、交叉折、梯形折等等，為了避免字體在折疊后的使用中受到磨損，折疊的右邊緣應稍窄于案卷的規定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。
1.2 手工勞動強度大，計算機技術應用人事檔案管理范圍小企業人事檔案歸檔，對有企業人事檔案管理工作來說是一項艱巨的任務，每年形成的工會會員表、工資臺賬、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強度大。目前計算機代替傳統的手工操作已逐步成為現實。在使用企業人力資源管理系統的過程中，要想方設法，充分發揮現有數據庫的強大作用，只要在初期做好表格設計和相應數據的錄入，后期就能實現批量材料自動編號、順號，一勞永逸。除了目前已經實行中組部要求的檔案目錄采用計算機管理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實現計算機管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來。
1.3 人事檔案信息的不開放我國政治民主化進程的加快，人們知情權意識也在不斷提高，人事檔案向本人有條件開放已經成為社會發展趨勢。人事檔案是人生經歷的真實記錄，屬于員工個人的資料，員工有權知悉了解。2000年企業建立了人力資源信息系統，與公司所屬單位共享信息資源，組織全體員工統一填寫履歷表，對員工所填內容與原有數據庫信息進行核對，學歷、經歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據性材料歸檔，更正數據庫信息，使員工第一次對檔案情況有了一定的知情權，這種做法保護了員工的切身利益，也使數據庫的信息更加準確。
2 人事檔案對企業未來發展的作用
現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。
3 企業發展中人事檔案管理的重要手段
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求最大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優秀的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔??、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。
同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案統計分析，進而作出準確的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。
1.1 企業人事材料的規格、尺寸千篇一律充分利用人事材料的紙型，盡量不裁切而使用折疊的方法。裁切不慎極易使材料造成不可彌補的缺失，在實際工作中我們總結出，根據規定尺寸折疊其實是最好的辦法，規整美觀的折疊方式即充分保存了原材料不受損失，又便于展開利用，而且比裁切更節省時間。通常有橫折、豎折、交叉折、梯形折等等，為了避免字體在折疊后的使用中受到磨損，折疊的右邊緣應稍窄于案卷的規定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。
1.2 手工勞動強度大，計算機技術應用人事檔案管理范圍小企業人事檔案歸檔，對有企業人事檔案管理工作來說是一項艱巨的任務，每年形成的工會會員表、工資臺賬、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強度大。目前計算機代替傳統的手工操作已逐步成為現實。在使用企業人力資源管理系統的過程中，要想方設法，充分發揮現有數據庫的強大作用，只要在初期做好表格設計和相應數據的錄入，后期就能實現批量材料自動編號、順號，一勞永逸。除了目前已經實行中組部要求的檔案目錄采用計算機管理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實現計算機管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來。
1.3 人事檔案信息的不開放我國政治民主化進程的加快，人們知情權意識也在不斷提高，人事檔案向本人有條件開放已經成為社會發展趨勢。人事檔案是人生經歷的真實記錄，屬于員工個人的資料，員工有權知悉了解。2000年企業建立了人力資源信息系統，與公司所屬單位共享信息資源，組織全體員工統一填寫履歷表，對員工所填內容與原有數據庫信息進行核對，學歷、經歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據性材料歸檔，更正數據庫信息，使員工第一次對檔案情況有了一定的知情權，這種做法保護了員工的切身利益，也使數據庫的信息更加準確。
2 人事檔案對企業未來發展的作用
現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。
3 企業發展中人事檔案管理的重要手段
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求最大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優秀的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔??、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。
同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案統計分析，進而作出準確的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。
