所謂檔案的管理，就是檔案專業技術人員運用科學的管理手段和先進的管理技術對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索等系統化的過程。加強檔案管理是維護黨和國家歷史真實面貌的重要舉措。其目的是更好的為兩個文明建設服務。就國家檔案而言，檔案形成后，個人要按照規定向本單位檔案工作機構或檔案人員移交，由立檔單位統一集中保管，到法定保存期限后，向國家綜合檔案館移交。檔案室（館）的檔案專業人員承擔了檔案管理工作。加強檔案管理是檔案工作人員義不容辭的責任。當前，由于社會檔案意識淡薄，一些單位檔案保管條件較差，檔案管理手段單一，管理技術落后，造成了部分檔案信息資源的損壞和流失。在檔案管理工作中出現了一些新情況、新問題，本文就此談點膚淺的認識。
　　一、加強檔案管理的必要性
　　我國是一個具有幾千年歷史的文明古國，在漫長的歷史發展過程中，形成和積累了數量浩大、內容豐富的檔案，這些檔案真實地記錄了中華民族悠久的文明史和光榮的革命傳統，是我們弘揚民族文化，開展愛國主義教育，進行社會主義物質文明建設和精神文明建設不可缺少的珍貴文化財富。同時，檔案也是國家機關、團體、企業事業單位及個人在從事社會實踐活動中形成的具有保存和利用價值的歷史真實記錄。檔案是一種社會現象，是人類社會發展的必然產物。檔案的原始記錄這一本質屬性，決定了它是歷史的真實記錄，具有原始性和憑據性。因此，加強檔案管理不管是為黨和國家積累寶貴的歷史資料還是為社會主義兩個文明建設服務，都具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義，我們必須采取有效措施，加強檔案的管理。
　　二、檔案管理存在的問題
　　隨著形勢的發展和改革的不斷深入，就機關檔案而言，雖整體上有所發展，但從局部來說還存在不容忽視的問題。主要是：第一、依法管理意識淡薄。有的單位分管檔案工作的領導法制意識淡薄，不重視對本單位檔案管理的監管，檔案工作也不納入目標管理和領導議事日程，年初不計劃，年底不考核，對檔案工作的開展放任自流；第二、管理缺乏創新、管理手段落后。有的單位不認真貫徹落實國家檔案工作的法律、法規和業務技術規范，在文書立卷改革的情況下，不是認真的貫徹執行《歸檔文件整理規則》，而是因循守舊，仍然沿用傳統的文書立卷方法，實行落后的手工管理；第三、管理制度不建全。有些單位未按照要求，建立和完善相應的規章制度，致使檔案管理無章可循，隨意處置檔案和丟失的現象時有發生；第四、管理人員的素質低下，不能適應工作需要。一些檔案人員的業務技能和專業水平等達不到要求，不會操作計算機、不熟悉檔案工作的基本程序；第五、檔案管理缺乏必要的制約機制。由于疏于管理，檔案工作好壞無人過問、對一些違法行為也不予以追究；第六、管理缺乏行之有效的措施。檔案工作實行目標管理，是當前檔案管理行之有效的措施和手段，如能納入各單位的目標任務，它必將對檔案管理水平的提高起到有力的推動作用。遺憾的是許多單位的檔案工作都被排斥在目標管理之外，未得到統籌的規劃和管理，致使檔案工作滯后于其他工作。
　　三、對策與措施
　　針對上述存在問題，為做好新時期檔案工作，不斷適應社會發展的需要，應采取以下對策和措施：
　　（一）堅持依法管理，促進依法治檔
　　依法治檔是我國檔案工作“十五”期間發展的重要思路。堅持依法治檔，努力實現檔案管理手段由行政手段管理為主向依法管理為主轉變，順應了時代發展的要求，符合依法治國的大政方針，是我國廣大檔案工作者在新時期開拓工作的基本指導思想。《檔案法》是國家強制力保障實施的人們在檔案方面的行為規范的總和，規定了人們在檔案方面權利義務等各方面的要求。檔案法既規范著所有公民的權利和義務，也規范著各級政府、各檔案行政管理部門、檔案館、各單位檔案機構與檔案人員的職責。依法管理就是依法行使法律賦予的權利和盡我們的法律義務。依法管理，就是依法履行我們的職責。《檔案法》同時還明確規定了法律責任，對違法行為予以處罰，這就是用強制力保障人們的檔案行為符合規范。由于法是行為規范的總和，目前的行政管理手段，都應在檔案法規定的范圍之內，而不能超脫或游離于檔案法之外。從檔案法的本質看，也要求檔案管理手段轉變到依法管理上來。為此，要加強宣傳，提高意識。首先，要把宣傳工作作為檔案工作的一項重要內容，納入目標管理；其次，加強與新聞媒介的聯系和合作，借助新聞媒介的力量向社會宣傳檔案工作，增加檔案工作的知名度，提高全社會對檔案信息的了解，促進檔案事業新體系的進一步完善。第三，檔案宣傳工作要貼近社會，貼近生活。要努力消除檔案宣傳與生活和社會需求的距離，贏得社會的認同。第四，擴大檔案利用效益宣傳，增強社會檔案意識。抓住檔案工作在為發展經濟建設，促進精神文明，維護公民權益等方面，提供各類信息優勢進行廣泛的社會宣傳，讓更多的人了解和利用檔案信息資源。
　　（二）轉變傳統管理觀念
　　“科技是第一生產力”，在加速檔案工作現代化進程的同時，每個人都面臨著傳統觀念的轉變，都要樹立現代檔案管理、利用意識，逐步使檔案工作從傳統的館藏模式向檔案信息中心過渡。檔案管理工作者應認清面臨的挑戰和機遇，加強工作責任感，樹立現代化管理思想，努力用現代化管理手段去管理檔案，適應時代發展的要求。現代化管理手段對傳統檔案管理方式提出了新的挑戰，我們在實踐中也碰到了許許多多的困惑，傳統立卷工作的許多環節，比如編號、裝訂等，是在當時特定歷史條件下形成的做法，雖然這種做法在當時起到了很大的作用，但不可否認，這種做法本身是對檔案原貌的一種損壞，現在的情況已經發生了很大的變化，尤其是計算機管理對于我們已經習慣了的傳統的手工立卷，手工檢索的管理方法所帶來的沖擊。由于檔案本身的復雜性，檔案的分類千差萬別，全宗內檔案的分類、整理基本上屬于手工操作，這樣不可避免地帶有很大的主觀隨意性和偶然性，這也是檔案工作中一直想解決而尚未解決的問題。計算機管理檔案，在一定程度上使傳統的手工分類、整理失去了意義；一方面，不管按什么順序存放，運用計算機都可以準確找到所需檔案，過于機械的分類、排序條件反而束縛了計算機檢索的優越性；另一方面，只要給出一定的指令，計算機分類的結果比手工分類、檢索還要準確一些。隨著現代通訊技術、網絡技術、聲像技術等形成現代化管理體系，采用縮微、復印及其它現代檔案保護技術，實現檔案的科學保管，必將使傳統的管理產生根本性的轉變。因此，要轉變觀念，樹立新的發展理念，實現管理手段的現代化。
　　（三）實行現代化管理
　　檔案管理現代化是相對于檔案管理的傳統方法而言的。它是以現代管理科學為指導，應用現代的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性、創造性，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化、標準化、信息化、智力化，以取得檔案管理總目標的最佳效果。檔案管理現代化的總目標：一是最大限度地延長檔案壽命；二是充分發揮檔案的作用，迅速、準確地提供檔案信息，為社會進步和經濟發展服務；三是在電子文件不斷生成的情況下，及時有效地收集、整理檔案，豐富館（室）藏。檔案管理現代化，就是指用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。具體講：
　　1、提高信息處理能力
　　檔案管理現代化又是一個綜合概念，既包括現代技術手段的運用，又包括現代管理科學方法的應用。現代化管理主要內容的核心，就是計算機技術的應用，也就是自動化管理。人手少、任務重是各檔案部門普遍存在的問題。特別是填寫各類登記表、檢索卡片，進行各種檔案統計，打印檔案目錄及檢索查詢等，采用手工操作方式進行，不但工作量大、重復勞動多、不規范，而且容易出錯。借閱時手工檢索不但速度慢，而且很難查找。因此，在檔案管理中采用計算機技術，是非常必要的。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來分類、著錄、整理、編目、檢索和進行各種統計、分析等。在實際工作中代替一些人工操作，提高檔案信息的轉化和信息的處理能力，加快工作進度，提高工作效率和質量。
　　2、實行文檔一體化管理，建立檔案網絡查詢系統
　　隨著辦公自動化技術的應用和深入發展，無紙辦公已成為可能，通過運用先進的計算機技術對文件、檔案的全部信息實行一體化管理是檔案工作發展的必然趨勢。目前，檔案自動化工作起步較晚，還是以單一檔案管理為主，還屬于檔案信息利用的初級階段，這種系統只能為本單位的檔案工作服務，沒有應用到檔案工作與整個機關、企事業全局工作的聯系。隨著以計算機為中心，集縮微、光盤、電視、攝影、多媒體、網絡等技術為一體的檔案網絡化管理，使檔案的信息資源得到共享，是檔案管理走向現代化的必由之路。具體講就是實行文檔一體化的管理模式和目錄中心計算機化、檔案檢索的智能化，抓數據庫和網絡建設，構筑龐大、便捷的檔案管理信息網，逐步按照整個信息產業的發展步調進行調整，網絡化把文書工作和檔案工作的自動化有機地聯系在一起，使文檔一體化的工作流程和設備的分布趨于合理，實現檔案信息與圖書情報信息的聯網交流成為可能。同時，利用計算機網絡技術將各部門的計算機設備互聯，建立“集成化”系統，對整個機關檔案進行現代化管理，實現網絡化，就必須從文件的形成階段開始，對文件運轉的各個階段，包括文件的起草，簽發等各個環節實行自動化管理，文件辦理完畢后經過主題標引、著錄等前期準備工作，由計算機自動完成歸檔工作等，避免以往立卷歸檔時重新錄入的重復勞動，實現文檔一體化管理，建立檔案網絡查詢系統，可大大提高文件運轉速度和歸檔的質量，提高檔案利用服務水平，從而提高行政管理效率。
　　（四）、加強檔案管理人員隊伍建設
　　檔案現代化管理，還有一個重要因素就是對檔案管理人才的建設和培養，有一支過硬的專業技術隊伍，是實現檔案管理現代化的保證，檔案管理人員的思維方式和工作方法必須和現代化管理相適應。檔案工作應盡快引進目標管理和質量管理等現代化管理方法。隨著科學技術的發展，包括管理規范化、咨詢電子化、保存縮微化、復制自動化等的檔案工作現代化勢在必行，這便要求檔案人員具有較高的專業技術水平。同時，檔案工作能否納入信息高速公路的發展軌道，也是檔案事業發展的關鍵，這就要求加強檔案干部隊伍建設，檔案管理人員應具備四個方面的能力。一是要掌握運用計算機的能力，檔案信息的網絡化，各部門的檔案實現資源共享，要求具備較強計算機操作能力，適應新形勢發展的需要；二是要具備較強的業務技術能力，努力為使用檔案的用戶做到有問必答的信息服務員；三是要具有較好的外語知識，為開展國際間的交流與競爭創造條件，也是跨世紀檔案管理人員整體素質一個重要方面；四是要具備豐富的專業知識，檔案工作范圍廣、涉及專業多，檔案管理人員不僅要有較好的檔案專業知識，而且還要有相關專業的基礎知識。特別是檔案人員計算機的繼續教育是檔案教育的一個新內容，它關系到檔案部門能否應用好計算機這種先進設備的問題，也是關系到檔案人員的整體素質和檔案事業現代化的問題。要適應入世要求,開展包括計算機、信息技術、法律、經濟、外語,以及相關知識和技能等內容的全員培訓,力爭使檔案人員知識結構和綜合素質得到較快的提高。建立一支開拓進取、知識和專業結構合理、政治業務素質好的檔案管理隊伍。
　　（五）克服或減少不利因素對檔案的影響
　　檔案管理包括"人為"和"自然"兩個方面因素。人為因素主要指人的翻動磨損，發生損毀;自然因素主要指溫度、濕度、日光、紫外光、酸性物質、灰塵、霉菌、檔案害蟲、鼠類等。要達到最大限度延長檔案壽命的目標，必須有效地克服或減小這些不利因素對檔案的影響。一是利用現代科技改善檔案保管條件。要為檔案存放和利用提供一個理想環境，應按照檔案保護和開展檔案業務活動的需要進行設計。嚴格控制檔案庫房及檔案業務活動場所的溫濕度，根據實際情況，采用空調設備，溫濕度自動監測、控制系統，防火防盜報警、自動監視、自動消防等裝置；二是防治檔案有害生物。檔案害蟲、霉菌是損毀檔案的主要因素之一。控制檔案庫房溫濕度，能有效地抑制檔案害蟲、霉菌的生長、繁殖，但不能完全杜絕。因此，有效地防止檔案害蟲、霉菌對檔案的危害，則是檔案管理保護工作的重要內容。三是研究、運用檔案修復、加固及去酸技術。
　　總之，加強檔案管理要不斷創新，新的思路要以“三個代表”重要思想和十六大精神為指導，進一步加強對檔案管理工作的領導，加大依法治檔的力度，圍繞機關單位工作中心，創造性地開展工作，充分發揮檔案和檔案管理工作在改革開放和經濟建設、社會發展中的作用，自覺擔負起檔案法律賦予的檔案管理工作義務和職責，強化檔案法制觀念和服務意識，開拓創新，與時俱進，不斷研究和探索新形勢下的檔案工作，為檔案管理事業的發展做出更大的貢獻。