淺談完善人事檔案管理問(wèn)題的措施

攀鋼冶材公司 杜 萍

摘要：改革開放以來(lái)，我國(guó)人事檔案管理發(fā)生了很大的變化，目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問(wèn)題，筆者以為要從根本上解決目前的人事檔案管理問(wèn)題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理等措施。

1、      人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,特別是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入,舊的規(guī)章制度條例無(wú)法解決新出現(xiàn)的問(wèn)題,傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況,在不同程度上存在著許多問(wèn)題,已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要,亟待人們加以解決。當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題有: 

　 （一）人事檔案內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。

　 （二）人事檔案材料不全

一些本該有的履歷表、年度考核表卻沒(méi)有，學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過(guò)不少了，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒(méi)有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門

人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來(lái)，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（四）人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀來(lái)看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時(shí)，隨著國(guó)有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國(guó)有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，大中專畢業(yè)生要面向市場(chǎng)自主擇業(yè)，這些變化主要是通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制的作用使國(guó)有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等，而市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動(dòng)的頻率，這是一個(gè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問(wèn)題。

　　二、完善我國(guó)人事檔案管理的幾點(diǎn)措施

　　（一）提高檔案管理人員素質(zhì) 人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)危拍馨凑找髮⒉牧霞皶r(shí)歸檔、整理成冊(cè)，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。

（二）完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

（三）采用信息化管理手段

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制 要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過(guò)渡到由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無(wú)償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。

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