學(xué)校教務(wù)檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)重要組成部分，也是學(xué)校檔案的特色所在。教務(wù)檔案是教學(xué)管理活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄，為校領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、教師和學(xué)生提供政策性、指導(dǎo)性、連續(xù)性、發(fā)展性和使用性的依據(jù)。收好、管好、用好教務(wù)檔案，無(wú)疑是學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容之一。
　　一、把教務(wù)檔案管理列入主管領(lǐng)導(dǎo)的議事日程
　　學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心教務(wù)檔案管理情況，明確教務(wù)檔案管理工作在教學(xué)各項(xiàng)工作中的重要性，解決工作中的實(shí)際問(wèn)題，并依據(jù)國(guó)家檔案局和教育部的有關(guān)法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際制定和完善《教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度》，做到有章可循，同時(shí)要更新觀念，確定適合教務(wù)工作發(fā)展需要的檔案管理模式。檔案人員要積極參與教務(wù)工作管理活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)了解教務(wù)工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，找準(zhǔn)服務(wù)的切入點(diǎn)，積極的有針對(duì)性地研究開發(fā)檔案信息資源，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，尋找適合的管理模式，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發(fā)揮檔案的作用，為教育事業(yè)的發(fā)展當(dāng)好參謀助手。因此加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)，在各方面給予指導(dǎo)和支持，把教務(wù)檔案管理工作順利進(jìn)行，同時(shí)接受校檔案部門和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這是做好教務(wù)檔案工作必要的組織保障。
　　二、加強(qiáng)教務(wù)檔案管理人員的培養(yǎng)
　　隨著檔案管理的現(xiàn)代化，教務(wù)檔案管理也要伴隨著學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的腳步前進(jìn)，這對(duì)教務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。“事在人為”，教務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)決定著學(xué)校教務(wù)檔案的質(zhì)量。首先要加強(qiáng)思想道德素質(zhì)的培養(yǎng)，提倡愛崗敬業(yè)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。增強(qiáng)法制觀念，做到“依法治檔”，維護(hù)檔案安全。加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，提高教務(wù)檔案人員素質(zhì)。提高檔案人員素質(zhì)是做好教務(wù)檔案工作的前提條件。檔案人員的工作具有一定的特殊性，檔案人員在某種程度上可以說(shuō)是教育信息資源的中介人，因此就要搞好崗位培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期對(duì)教務(wù)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)和討論，以提高檔案專業(yè)理論水平和檔案管理專業(yè)技能。組織他們學(xué)習(xí)教務(wù)檔案管理的有關(guān)制度規(guī)范，提高應(yīng)用規(guī)范能力，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高他們的專業(yè)技能。開展崗位練兵，制定崗位規(guī)范，提高他們學(xué)習(xí)主動(dòng)性和積極性。只有這樣檔案從業(yè)人員才能具有高度的政治責(zé)任感，具備檔案工作者應(yīng)有的職業(yè)道德及心理素質(zhì)，才能精通檔案專業(yè)知識(shí)，了解本部門教務(wù)管理的歷史發(fā)展情況和世界教育事業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)，了解檔案工作和相關(guān)的法律法規(guī)文件，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代辦公自動(dòng)化知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)，為國(guó)家教育事業(yè)的改革和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
　　三、進(jìn)一步提高管理水平，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化
　　隨著國(guó)家教育事業(yè)的飛速發(fā)展，教育教學(xué)改革的深入開展，和中央電大“項(xiàng)目試點(diǎn)”在我校的開展，原有的工作規(guī)模已不適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)。教務(wù)檔案數(shù)量增長(zhǎng)速度顯著加快，面對(duì)繁雜的整理、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作，單純的手工作業(yè)方式很難完成。目前學(xué)校教務(wù)檔案的管理模式和管理手段都較落后，難于適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，要解決檔案服務(wù)的時(shí)效問(wèn)題，只有充分解決檔案服務(wù)的技術(shù)設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理教務(wù)檔案，提高工作的質(zhì)量和效率。以學(xué)籍檔案為例，現(xiàn)行的運(yùn)行方式是，學(xué)生成績(jī)一式三份，一份學(xué)校檔案室留存，一份班主任留存，一份教務(wù)處留存，很煩瑣。如果對(duì)教務(wù)管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)行全校網(wǎng)絡(luò)管理，那么需要成績(jī)的直接網(wǎng)上查詢，可以達(dá)到事半功倍的效果。
　　四、有效開發(fā)利用教務(wù)檔案
　　有效開發(fā)利用教務(wù)檔案，是教務(wù)檔案工作的落腳點(diǎn)，也是學(xué)校檔案人員和檔案部門的職責(zé)。將教務(wù)檔案作為資源，圍繞學(xué)校各項(xiàng)工作及時(shí)有效地開發(fā)利用，并為之服務(wù)，將會(huì)使學(xué)校教務(wù)檔案大放異彩，會(huì)使學(xué)校工作充滿朝氣。仍以學(xué)籍檔案為例，檔案管理人員定期對(duì)各屆各班及每個(gè)同學(xué)的學(xué)籍檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)這些數(shù)據(jù)分析出各屆各班的畢業(yè)率、優(yōu)良率、及格率，從而對(duì)學(xué)校教學(xué)工作進(jìn)行評(píng)估，調(diào)動(dòng)教學(xué)人員的積極性。還可以分析出教學(xué)工作和學(xué)生管理工作中存在的問(wèn)題，為制定教學(xué)管理措施，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)生工作提供信息支持。