一、人事檔案管理方式現存問題

作為一項綜合的復雜的系統工程，人事檔案的管理工作必須采取合理的完善的管理方式，做到標準化與規范化，現存的管理方式存在以下問題。第一，管理基礎薄弱。由于大多數人事檔案管理人員不是檔案管理專業出身，致使一方面缺乏專業的知識技能，另一方面檔案管理意識不夠強烈，所以管理水平低下，管理內容也是局限在簡單的收集、匯總、整理、建檔的業務，一旦出現新的情況，不能及時有效的更新補充檔案內容，檔案常常是不完整的。第二，管理手段過時。隨著計算機以及信息技術的日益發展，傳統的文件檔案的管理手段日益凸顯其弊端，手工謄錄的記錄方式、紙質文檔的檔案、人工翻閱查找的調閱手段、古老鐵柜的存儲空間等等手段在信息化時代都已面臨淘汰。過時的管理手段，不僅浪費大量人力物力，而且檔案管理時間空間利用率低下，檔案管理信息化、智能化、快速化以及安全都不能很好的實現。第三，過渡管理缺乏統一標準。日常工作中，人員調動在所難免，一旦跨單位調動，其人事檔案就必須進行相應的交接，但是不同單位對認識檔案的管理標準以及交接方式、期限不統一，致使部分手續不能按照規范的程序辦理，結果就是一些人事檔案在單位過渡的時候出現移交丟失，而且事后追究責任時候，也是無從查起。

二、人事檔案管理工作完善舉措

針對人事檔案管理工作中管理觀念陳舊、管理方式失當的現狀，筆者根據自身從事人事檔案管理工作中體會和總結，淺談一下完善管理工作的舉措。1、充分重視人事檔案的重要性。人事檔案是個人社會履歷信息的載體，為國家以及單位準確把握人力資源提供了重要參考基礎，必須充分加以重視。首先，通過多種形式、利用多種渠道有效宣傳，使人們意識到人事檔案對于其本人的重要意義。其次，管理部門對人事檔案的管理全過程實施規范化管理，充分重視。從采集資料形成文件到建檔存儲，都要準確的全面進行，使得檔案內容在日后的調閱參考中具備利用價值。2、增強人事檔案管理的責任意識人事檔案的管理者必須時刻意識到，自身工作事關國家人力資源的戰略布局，完備的人事檔案將為我國發揮人力資源優勢提供強有力的支持。首先，人事檔案的建檔過程中，相關管理人員必須嚴把資料形成中的質量關，核實錄入檔案的信息的準確性，堅決杜絕虛假信息寫入人事檔案，切實保證人事檔案的可靠性、真實性以及完整性。其次，在檔案的日常保管中，對于外借檔案，必須及時催還，避免檔案資料的丟失。最后，檔案轉接過程中，必須準確記錄交接對象、時間、經辦人以及交接單位，形成完善的交接手續，同時交接手續要有本人親筆簽字加蓋單位公章。3、建立健全檔案管理體系完善有效的人事檔案的管理工作必須置于完善的管理制度體系框架。通過一系列與具體實際相適應的管理制度原則，輔之下級單位制定的具體的管理措施，使得日常人事檔案的管理工作有章可循，做到標準化與規范化。為建立健全這樣的管理體系，需做到以下兩點。第一，形成完備管理章程，實現有章可依。在《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關法律法規基礎上，進一步在信息時代健全必要的檔案的工作制度，落實好責任制，使得檔案管理工作的流程標準化，充分做好人事檔案的完整性、安全性和保密性工作。第二，強化管理要求，做到有章必依。檔案管理部門應該定期舉辦相關培訓，通過再學習提高管理人員的管理水平、強化管理人員的職業責任意識以及完善操作規范。使得管理人員對檔案管理工作的制度標準有清晰準確的認識，獎賞業績優秀者，懲罰工作疏忽者。4、加快升級硬件設施隨著計算機技術和互聯網技術的日益普及，傳統檔案資料借用各類應用軟件，將以電子檔案的形式予以重新存檔，文件檔案的管理工作要適應潮流，對保管工作升級換代，不僅包括計算機硬件與相關管理軟件的引進，還應包括一系列配套設施，如儲存室濕度計、空調、除濕機和其他防護的設備，為此我們必須加大硬件的投資，確保文件管理的安全性。5、加強檔案信息化建設應用計算機技術，建立電子檔案，實現檔案信息化，是加強檔案管理、提高服務水平必經途徑。實現檔案信息化，通過人事檔案的數據庫的建立，使得檔案業務規范化。檔案信息化建設的核心就是電子檔案的建立、管理與歸檔，借助電子檔案，形成公開透明的人事信息，發揮人力資源優勢。

三、結語

作為人口大國，我國必須將人力資源優勢轉化為人才資源優勢，通過人事檔案信息，實現對人才信息的有效把握，事關我國發展全局。在信息化時代的今天，我們必須更新檔案管理觀念，在保密性與安全性的原則下，建立健全檔案管理系統，規范管理指標，實現人事檔案的信息化管理，實現檔案管理工作的跨越式發展。

作者：梁秀雪 鄒麗新 單位：吉林省白城市農業科學院