一、積極探索與構建二級學院檔案管理模式

隨著二級學院辦學規模的不斷擴大，二級學院形成的檔案材料越來越多，學校檔案館沒有能力也不可能事無巨細，將二級學院各類檔案都盡數收集進館，那么，二級學院的檔案管理應該采用什么樣的模式進行管理合適呢？自20世紀90年代以來，國內一些規模較大的高校開始了在其所屬的二級學院設立檔案資料室的探索。尤其國家開展教育教學評估工作以來，建立二級學院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來，學校檔案館常常接到二級學院有關檔案管理的相關咨詢，在日常的檔案業務指導中我們也加大了二級學院檔案管理內容的指導。在調研學習與實踐的基礎上，我們認為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級學院建立檔案資料室的模式是當前高校檔案事業自身完善發展的一種好舉措。其優點體現在：第一，可以把學院系成立以來散存在各個辦公室的具有保存價值的文件資料進行系統整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對室內大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級學院每年定期進行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現象，養成良好的資料積累與整理歸檔的習慣；第三，目前高校普通都是多校區辦學，學校檔案館不一定與學院在同一校區，即使在同一校區也不如就在同一單位內利用方便，況且學院自存的檔案更多的是為本學院工作服務，建立學院檔案資料室集中存放本學院檔案既方便了本學院師生的就近利用，也方便學院日常工作的查考利用，可以達到節約工作成本提高工作效率的目的。總之，科學地設計二級學院檔案管理架構，協調處理好校、院二個層級檔案管理的關系，在歸檔重點、管理辦法等方面加以規范、整章建制，積極創新二級學院檔案管理模式是實現高校二級學院系檔案管理科學發展的必然之路。

二、以檔案規章制度建設為抓手促進二級學院檔案管理規范化

制度化是一個單位工作步入規范化、科學化的前提，建立健全二級學院檔案管理規章制度是保障二級學院系檔案管理規范化的核心。在檔案工作隊伍網絡比較完善的高校，每一個二級學院通常會有一位檔案工作負責人，一般由學院的行政副院長或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負責人和兼職檔案員的崗位職責中大多只是簡單地言明負責學院檔案工作，通常連當事人自己都不太清楚究竟具體應該做些什么工作？學校每年對每位職工進行工作考核時也往往沒有將其兼任的檔案工作職責列入考核的范疇，學院檔案工作長期以來形同虛設，各學院檔案管理各行其是。經過實踐與學習，我們認為要做好二級學院的檔案工作，首先應該抓檔案制度建設，建立健全二級學院檔案管理規章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級學院檔案科學管理的重要條件。二級學院檔案既要有國家檔案局和高校檔案館要求的規范性，又要突出本學院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學特色提供堅實的支撐。具體來說，二級學院檔案管理規章制度主要包括：二級學院檔案管理辦法、二級學院檔案分類方案、二級學院檔案歸檔范圍與保管期限表、學院檔案室管理規定、專兼職檔案員的檔案職責等。制定二級學院檔案管理規章制度時要避免簡單地照搬高校檔案館的相關規章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等國家及地方檔案管理相關法規制度的前提下，結合本學院的工作實際做具體的補充、細化和完善工作，擬定出適合本學院實際的檔案管理規章制度。

三、創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究

高校二級學院兼職檔案員的專業背景往往多元化且素質參差不齊，大多數沒有接受過正規的檔案管理專業訓練，對檔案及檔案價值的認識不一。針對二級學院檔案管理人員普遍非專職化、專業化特點，結合二級學院行政、黨務、教學和科研工作的特點，并考慮各崗位人員的職責與工作規律，創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究是保障二級學院檔案管理質量的關鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識、能力和素質等直接關系到二級學院檔案管理的質量和管理目標的實現，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因為二級學院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經有序整理匯集而成，因此對二級學院工作人員進行檔案管理培訓時，第一，要拓展培訓對象，最好二級學院系各個崗位的工作人員都能參加培訓，甚至在學院進行幫忙的學生助理也應該納入培訓的范疇；第二，在培訓內容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識外，更重要的是提高其對院系檔案價值的認識，改變大家普遍對檔案認識不足甚至集體無意識狀態，讓全體師生員工意識到，自己就是學校檔案的形成者之一。一個時代一個學院教師學生在教與學、科學研究、服務社會中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個個科研項目和基建項目等檔案上，這些檔案承載著這個時代這個學院發展面貌的真實記錄，是傳承與熔鑄學校精神的重要信息源；第三，定期組織二級學院兼職檔案員及其他工作人員到學校檔案館或省市檔案館參觀學習，開闊其視野，更新、補充和拓寬其知識結構；第四，學校檔案館應加強二級學院檔案培訓模式、培訓內容、人員組織等內容的創新性研究，形成卓有成效的培訓方式及規范的培訓教程；第五，探索制定有效的績效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。

四、充分利用現代信息手段實現二級學院檔案數字化管理

信息技術日趨成熟與辦公網絡化的普及，檔案信息化成為高校二級學院檔案管理的必然趨勢。在高校校園數字化建設的大環境下，第一，應進一步深化學校OA管理系統建設與開發，實現二級學院文件檔案的一體化管理；第二，著力推進二級學院主頁各項信息的采集和學院辦公自動化信息的及時、完整歸檔；第三，建議并引進合適二級學院實際的檔案計算機管理系統對學院檔案信息進行集中管理；第四，將二級學院檔案信息的貯存、檢索和傳遞工作搭建到網絡平臺上，并針對不同用戶授予不同的權限，實現檔案信息共享，從而全面實現二級學院檔案的數字化管理。在構建和完善現代大學制度的過程中，加強二級學院檔案管理工作是提升與拓展高校檔案管理整體水平的途徑，也是強化高校內部管理的一項重要舉措。順應高校發展的形勢，積極探討高校檔案管理中出現的新情況、新問題是高校檔案部門也是當前檔案界一項亟待加強研究的領域，應該引起高校領導足夠的關注與重視。

作者：許存芝 單位：中山大學檔案館