一、社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化的重要價(jià)值

1.有利于社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)開(kāi)展具體的矯正工作。首先，完整、準(zhǔn)確的檔案是制訂個(gè)案矯正方案的基礎(chǔ)。個(gè)案矯正方案是社區(qū)矯正工作者根據(jù)矯正對(duì)象個(gè)性差異和個(gè)體需要擬定并予以實(shí)施的，旨在矯正其不良心理及行為惡習(xí)的，具有計(jì)劃性和協(xié)議性的服務(wù)方案。社區(qū)矯正工作者運(yùn)用犯罪學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)和社會(huì)學(xué)等知識(shí)，通過(guò)訪談、測(cè)試等手段，分析社區(qū)矯正人員的犯罪原因、危險(xiǎn)程度、矯正需求等個(gè)性特點(diǎn)，進(jìn)而制訂科學(xué)的矯正方案。這就要求社區(qū)矯正工作者在接收和矯治時(shí)，注重收集、整理社區(qū)矯正人員個(gè)人層面、環(huán)境層面、個(gè)人與環(huán)境交互作用層面的資料，以求客觀、全面地了解他們的特點(diǎn)。其次，完善、準(zhǔn)確的檔案是開(kāi)展考核獎(jiǎng)懲的基礎(chǔ)。考核獎(jiǎng)懲是指社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)社區(qū)矯正人員的矯正態(tài)度、行為表現(xiàn)等進(jìn)行綜合的考察與評(píng)定，并做出相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰的管理措施。客觀、公正的考核獎(jiǎng)懲有利于調(diào)動(dòng)社區(qū)矯正人員改造的積極性，促進(jìn)他們分化和轉(zhuǎn)化。這就要求如實(shí)記錄社區(qū)矯正人員的思想、行為表現(xiàn)，避免主觀臆斷，為準(zhǔn)確地考核獎(jiǎng)懲提供素材。2.有利于社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)總結(jié)科學(xué)的矯治規(guī)律。社區(qū)矯正檔案是對(duì)社區(qū)矯正人員矯正活動(dòng)的歷史記錄以及矯正效果的綜合反映。它客觀地反映了社區(qū)矯正工作的發(fā)展軌跡。完整、準(zhǔn)確的檔案能夠直接為社區(qū)矯正工作者教育矯正提供原始資料，可以為社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)研究不同類(lèi)型、不同階段社區(qū)矯正人員改造的特點(diǎn)和規(guī)律提供重要依據(jù)，還可以為國(guó)家有關(guān)部門(mén)制定社區(qū)矯正的法律、政策提供原始性素材。同時(shí)，社區(qū)矯正工作者在總結(jié)和提煉社區(qū)矯正的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律時(shí)，也能夠促進(jìn)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升。

二、社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化的內(nèi)容體系

為了提高規(guī)范化程度，檔案管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持準(zhǔn)確、齊全、科學(xué)、保密的原則，其內(nèi)容體系應(yīng)當(dāng)包括以下幾方面。1.科學(xué)建立。科學(xué)建立是指社區(qū)矯正工作者在建立檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持規(guī)范、科學(xué)的原則。根據(jù)《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》第六條、第十條規(guī)定，在社區(qū)矯正人員報(bào)到時(shí)，縣級(jí)司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)為其登記接收手續(xù)，建立社區(qū)矯正執(zhí)行檔案，司法所建立社區(qū)矯正工作檔案。結(jié)合《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》以及各地區(qū)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，執(zhí)行檔案包括：人民法院、監(jiān)獄機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)送達(dá)的法律文書(shū)；社區(qū)矯正人員登記表；外出請(qǐng)假、遷居等監(jiān)管審批表；警告、收監(jiān)執(zhí)行、解除矯正等的相關(guān)法律文書(shū)；社區(qū)矯正人員原判人民法院、原關(guān)押監(jiān)所提供的其他應(yīng)當(dāng)歸檔的重要材料。工作檔案包括：社區(qū)矯正宣告書(shū)；監(jiān)督幫教協(xié)議書(shū)；矯正方案；考核獎(jiǎng)懲材料；外出請(qǐng)假、遷居等的審批備案手續(xù)；社區(qū)矯正活動(dòng)記錄（包括學(xué)習(xí)教育記載、心理矯正記載、社區(qū)服務(wù)記錄、日常報(bào)到記錄、談話記錄等）；矯正小結(jié)；社區(qū)矯正期滿(mǎn)鑒定表；社區(qū)矯正期滿(mǎn)宣告書(shū)；解除管制通知書(shū)、假釋考驗(yàn)期滿(mǎn)證明書(shū)；緩刑期滿(mǎn)證明書(shū)；其他應(yīng)當(dāng)歸檔的重要材料。社區(qū)矯正工作者建立檔案時(shí)應(yīng)注意兩個(gè)方面：第一，認(rèn)真審查。資料來(lái)源的多樣性導(dǎo)致一些資料是虛假的，特別是社區(qū)矯正人員自身陳述，這要求社區(qū)矯正工作者進(jìn)行審查和核實(shí)，將虛假、無(wú)用的資料去除，以保證檔案資料的準(zhǔn)確性和有效性。社區(qū)矯正工作者可以利用經(jīng)驗(yàn)和常識(shí)判斷資料的真?zhèn)危谡莆召Y料比較豐富的條件下，也可以通過(guò)對(duì)比分析進(jìn)行審核。第二，及時(shí)整理。初次建立檔案時(shí)，由于部分材料零亂、不規(guī)范，要求社區(qū)矯正工作者進(jìn)行分類(lèi)、修補(bǔ)。首先，要做到一人一檔，目錄清晰，登記無(wú)誤，材料的內(nèi)容、形成時(shí)間和頁(yè)數(shù)等要一致。其次，要進(jìn)行加工處理，對(duì)破損嚴(yán)重、小于規(guī)格的材料進(jìn)行裱糊，對(duì)破邊、破頁(yè)、破洞的進(jìn)行粘補(bǔ)。檔案整理不僅使社區(qū)矯正工作者熟悉資料，而且能夠加深對(duì)社區(qū)矯正人員的認(rèn)識(shí)。2.合理保管。合理保管是指對(duì)社區(qū)矯正檔案的放置、保存、查詢(xún)、使用等方面進(jìn)行管理。社區(qū)矯正檔案應(yīng)由司法所指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，并專(zhuān)柜存放，不得隨意放置。存放處應(yīng)該符合國(guó)家檔案管理的一般要求，具備保密、防遺失、防潮、防蟲(chóng)、防霉等條件。檔案實(shí)行微機(jī)化管理的應(yīng)該遵守系統(tǒng)安全措施，不得與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)連接，有效地保證檔案的安全。檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，對(duì)于損壞的要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。查閱社區(qū)矯正檔案，必須履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查檔，必須經(jīng)保管人同意。外來(lái)人員查閱，必須持單位介紹信和本人有效證件（身份證、工作證），經(jīng)司法局（所）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)查閱，并填寫(xiě)“社區(qū)矯正人員檔案查閱登記表”備查。查檔人員不得改變檔案原樣，如需摘抄、復(fù)印材料的，須經(jīng)司法局（所）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。無(wú)關(guān)人員一律不得查閱檔案，也不得用電話查詢(xún)檔案。3.及時(shí)移交。及時(shí)移交是指在矯正過(guò)程中，社區(qū)矯正工作者或社區(qū)矯正人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)及時(shí)將檔案進(jìn)行移交的活動(dòng)。它能夠保證矯正工作的正常進(jìn)行。及時(shí)移交的具體情況主要有：保管人因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不再?gòu)氖麓隧?xiàng)工作的，應(yīng)提前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。社區(qū)矯正人員遷居、異地委托管理等導(dǎo)致地址變更時(shí)，保管人應(yīng)及時(shí)將檔案移交變更地的司法所。社區(qū)矯正人員重新犯罪、收監(jiān)執(zhí)行的，檔案應(yīng)移交偵查機(jī)關(guān)、監(jiān)獄機(jī)關(guān)。移交雙方均應(yīng)做好交接登記手續(xù)。社區(qū)矯正人員解除矯正后，司法所將執(zhí)行檔案副檔以及工作檔案移交縣（市、區(qū)）司法局統(tǒng)一保管。

三、社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化的實(shí)踐路徑

鑒于我國(guó)社區(qū)矯正制度正處于探索和完善階段，有關(guān)管理制度不健全，以及部分社區(qū)矯正工作者檔案管理意識(shí)不到位，專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)不高等因素制約，目前檔案管理的規(guī)范化程度不高，主要表現(xiàn)在接收過(guò)程中相關(guān)法律文書(shū)不及時(shí)、不完整的現(xiàn)象，矯治過(guò)程中檔案管理不規(guī)范，例如：檔案編號(hào)不統(tǒng)一，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案盒、檔案柜和檔案室，司法所違規(guī)將檔案交給社區(qū)管理，發(fā)生變更時(shí)移交不及時(shí)，等等。這些都直接影響了檔案在矯正工作中的功能。推進(jìn)社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化的具體路徑有以下幾點(diǎn)。1.統(tǒng)一檔案管理制度。統(tǒng)一的檔案管理制度是促進(jìn)規(guī)范化的前提。社區(qū)矯正工作開(kāi)展以來(lái)，各地區(qū)司法行政機(jī)關(guān)十分重視檔案管理，浙江、青海、湖北等省市出臺(tái)了本省社區(qū)矯正人員檔案管理規(guī)定，對(duì)加強(qiáng)檔案管理起到了規(guī)范性作用。這些規(guī)定在內(nèi)容上有所差異，具有地方特色。然而，國(guó)家層面的社區(qū)矯正檔案管理制度缺失。這導(dǎo)致各省市在檔案管理上不一致，影響了刑罰執(zhí)行的統(tǒng)一性。我國(guó)是一個(gè)單一制國(guó)家，建立統(tǒng)一的法律和制度是其內(nèi)在要求。因此，司法部應(yīng)當(dāng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，盡快出臺(tái)社區(qū)矯正檔案管理的規(guī)章制度，以保證檔案管理工作的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化。2.提高管理人員能力。提高檔案管理人員的能力是促進(jìn)規(guī)范化的關(guān)鍵。檔案管理的規(guī)范化在一定程度上取決于管理人員的能力和素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，繁瑣且持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，這就要求管理人員保持認(rèn)真態(tài)度和耐心。在日常工作中，管理人員應(yīng)當(dāng)做到口勤、腳勤，主動(dòng)與形成材料的有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，保持信息暢通，使檔案內(nèi)容及時(shí)得到補(bǔ)充、更新。但從目前人員配備來(lái)看，一些司法所力量薄弱，人數(shù)不足，甚至只有一人，加之任務(wù)繁重，精力不足，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作重視不夠。同時(shí)，社區(qū)矯正在我國(guó)處于探索階段，一些工作者沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)訓(xùn)練，不具備社區(qū)矯正工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，造成檔案管理停留在材料的收集、整理和裝訂，缺乏從檔案中尋找矯治方法和規(guī)律的能力。因此，一方面，國(guó)家應(yīng)增加司法所的編制，以保證社區(qū)矯正工作的有效執(zhí)行；另一方面，社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大在職培訓(xùn)力度，以提高管理技能。培訓(xùn)方式可以聘請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家、學(xué)者對(duì)社區(qū)矯正工作者進(jìn)行集中培訓(xùn)，或者利用高等院校、科研機(jī)構(gòu)、學(xué)會(huì)等單位的相關(guān)人才對(duì)他們進(jìn)行幫教，也可以定期組織外出學(xué)習(xí)、考察。此外，在招聘、錄用時(shí)，司法行政機(jī)關(guān)可以對(duì)與社區(qū)矯正相關(guān)專(zhuān)業(yè)的或具有一定經(jīng)驗(yàn)的人員給予適當(dāng)?shù)恼邇A斜。3.加大管理費(fèi)用投入。充足的管理費(fèi)用是促進(jìn)規(guī)范化的保障。社區(qū)矯正本身蘊(yùn)含刑罰經(jīng)濟(jì)的理念，特別在降低國(guó)家行刑成本方面優(yōu)勢(shì)明顯，但不容置疑，作為刑罰執(zhí)行的重要組成部分，國(guó)家應(yīng)當(dāng)建立社區(qū)矯正工作經(jīng)費(fèi)保障制度。在財(cái)政預(yù)算中，與檔案管理有關(guān)的檔案柜、檔案室以及電腦等設(shè)備屬于基本設(shè)施，應(yīng)當(dāng)給予保障。同時(shí)，電子檔案和信息化管理是社區(qū)矯正發(fā)展的趨勢(shì)。這要求加大檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。從社區(qū)矯正管理經(jīng)費(fèi)保障的情況來(lái)看，盡管各地進(jìn)行了努力和探索，一些地方有了相對(duì)充足的經(jīng)費(fèi)保障，但是，正式的、多層次的經(jīng)費(fèi)保障體制尚未建立，一些地方的社區(qū)矯正工作仍缺乏必要的經(jīng)費(fèi)保障。因此，我國(guó)應(yīng)盡快建立以政府劃撥資金為主，社會(huì)捐助資金為輔的經(jīng)費(fèi)保障體制，加大對(duì)檔案管理等基礎(chǔ)性工作的投入，以保證社區(qū)矯正工作的有效開(kāi)展。

作者：朱曉杰 張凱 單位：河北科技學(xué)院 中央司法警官學(xué)院