管好、用好社保檔案，不僅是建立覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保險體系的重要任務(wù)，更是建設(shè)服務(wù)型政府、推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展、促進(jìn)人才合理流動的重要任務(wù)，管理的標(biāo)準(zhǔn)化、應(yīng)用的數(shù)字化成為對社保檔案的迫切要求。
一、標(biāo)準(zhǔn)化管理的需求
( 一) 社會發(fā)展的需求。在我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，人力資源的社會化趨勢日益明顯，社會保險部門不但要履行社會保險的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員社會化服務(wù)與管理的職能。面對這項(xiàng)系統(tǒng)龐大的社會工程，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的管理體制做支撐，特別是標(biāo)準(zhǔn)化的社保檔案管理，社會保險工作的“社會功能”就難以實(shí)現(xiàn)，它不僅影響到社會保險改革的進(jìn)程，甚至影響到社會的和諧穩(wěn)定。
( 二) 業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。作為最原始的資料，參保對象從參加社會保險到法定年齡退休，中間的變更記錄，要經(jīng)過諸多手續(xù)。如首先要填寫參保卡及登記個人基本信息表，存入個人檔案，其后要不斷續(xù)保繳費(fèi)、計算個人帳戶、利息，調(diào)整繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老待遇標(biāo)準(zhǔn)。還有社保關(guān)系的轉(zhuǎn)移接續(xù)和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，都需要在社保檔案中詳細(xì)記載，同時也是厘定社會保險待遇的依據(jù)。社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，關(guān)系到社會保險部門工作的績效，也直接關(guān)系到參保對象的自身利益。
( 三) 服務(wù)質(zhì)量和工作效率的需求。加強(qiáng)社保檔案資料收集、整理的標(biāo)準(zhǔn)化，就是建立業(yè)務(wù)工作的科學(xué)歸類和條理化管理。對已完成業(yè)務(wù)工作進(jìn)行審視、歸納，從中找出規(guī)律、規(guī)避失誤，為參保對象提供便捷高效的服務(wù)。
二、數(shù)字化應(yīng)用的需求
( 一) 改變應(yīng)用現(xiàn)狀的需求。由于社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，缺少軟硬件投入，人員、經(jīng)費(fèi)不足，存在歸檔不及時、隨意放置甚至遺失現(xiàn)象，致使社保檔案的應(yīng)用大打折扣，直接影響社保檔案的利用價值。
( 二) 理順應(yīng)用渠道的需求。社保檔案涉及面比較廣泛，在我國不同類別社保檔案分別歸屬不同的部門管理，且各部門之間資訊溝通困難，一個人的社保資料分別保存在不同的機(jī)構(gòu)，甚至綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社保檔案資訊，不能有效地綜合開發(fā)社保檔案的信息資源。
( 三) 提速應(yīng)用效率的需求。近兩年隨著社會保險業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會保險機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于缺乏相應(yīng)的軟硬件及專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。大部分社會保險機(jī)構(gòu)仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，直接影響工作的進(jìn)展。
( 四) 提高應(yīng)用水平的需求。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會也不多; 雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，影響了檔案管理工作。
三、實(shí)現(xiàn)社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的途徑
( 一) 提高認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任。加大對社保檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府的重視與支持，加大投入，切實(shí)解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等問題，為建設(shè)和完善社保檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。
( 二) 整合機(jī)構(gòu)，規(guī)范流程。實(shí)行集約型、效能型管理體制，調(diào)整社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)職能配置，建立全新的“五險合一”工作機(jī)制，組建征繳部門、管理部門、支付部門、退休人員社會化管理服務(wù)部門，形成“征繳統(tǒng)一，管理統(tǒng)一，支付分頭化、服務(wù)社會化”的業(yè)務(wù)經(jīng)辦模式，分段對各項(xiàng)社會保險業(yè)務(wù)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。同時，對社會保險業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理和整合，制訂新的經(jīng)辦流程，確定每個環(huán)節(jié)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員，使社會保險業(yè)務(wù)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到分工明確、流程清晰，有利于互相監(jiān)督，有利于參保單位和參保職工辦理各類社會保險業(yè)務(wù)。
( 三) 健全制度，集中管理。全面落實(shí)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定 》，對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。明確檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。立卷歸檔常規(guī)化，遵循統(tǒng)一管理的原則，避免個部門間交叉重復(fù)，實(shí)現(xiàn)集中管理。
( 四) 解放思想，創(chuàng)新模式，嚴(yán)肅紀(jì)律，依法管理。圍繞中心服務(wù)大局，以社保檔案發(fā)揮最大應(yīng)用功能為目標(biāo)，努力開創(chuàng)社保檔案管理的新模式。可實(shí)行資格證及年檢制度，制定軟硬件的具體標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查; 針對借口涂改、偽造檔案材料，私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料按照《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》與知識產(chǎn)權(quán)等一系列法律條文及相關(guān)的章則制度以及中共中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》( 中組發(fā)〔2009〕12 號給予法律、黨紀(jì)、政紀(jì)處分。
四、實(shí)現(xiàn)社保檔案管理數(shù)字化的途徑
( 一) 數(shù)字化的硬件支持。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)所有社保繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、支付，查詢，還能夠通過網(wǎng)絡(luò)，商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。再者及時運(yùn)用最新科技成果、科技手段，把檔案信息的作用充分開發(fā)、利用，才能最大限度地發(fā)揮社保檔案自身的價值。因此，應(yīng)首先為檔案室購置先進(jìn)的微機(jī)，在機(jī)型上盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社保檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。
( 二) 數(shù)字化的軟件開發(fā)。通過著力開發(fā)檔案管理的軟件，使檔案借閱自動化管理，對借用者的情況、借用時間、借閱方向、重點(diǎn)人群等進(jìn)行全面掌握，使數(shù)字檔案軟件能夠支持和實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的市級、省級乃至全國的網(wǎng)上互聯(lián)。
( 三) 數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)路徑。簡單講就是對社保檔案進(jìn)行數(shù)字化、集約化、動態(tài)化管理，形成社保檔案信息數(shù)據(jù)庫。通過電子設(shè)備將原來在紙質(zhì)媒介上的社保檔案，通過掃描和電子化加工存儲在微機(jī)、光盤、磁盤、U 盤等數(shù)字媒介中，用微機(jī)對檔案資料進(jìn)行采集、遴選和不同類別的加工，轉(zhuǎn)化成為數(shù)字形式的電子信息，以微機(jī)、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為依托形成數(shù)字化全息化檔案管理系統(tǒng)。
( 四) 數(shù)字化的開發(fā)利用。社保檔案的數(shù)字化，可為檔案信息的開發(fā)和利用創(chuàng)造更加便利的條件。如: 根據(jù)以往收支情況運(yùn)算基金結(jié)余，為基金保值增值確定定存或購置國債提供決策根據(jù); 對信息庫內(nèi)參保對象的繳費(fèi)構(gòu)成、距退休年齡繳費(fèi)時間和斷保續(xù)保情況做出分析，做出基金征收政策調(diào)整的科學(xué)預(yù)測，預(yù)設(shè)警戒線; 對領(lǐng)取養(yǎng)老待遇人員的年齡結(jié)構(gòu)、繳費(fèi)階段、待遇高低等基本數(shù)據(jù)以及基金收支結(jié)余加以分析，做出養(yǎng)老金標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整政策的前瞻性結(jié)論等。
( 五) 數(shù)字化的安全問題。第一，數(shù)字檔案存儲在磁、光介質(zhì)上，應(yīng)避光、防塵、防變形，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等，保證載體物理上的安全。第二，數(shù)字檔案必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，保證邏輯上的準(zhǔn)確。第三，保存數(shù)字檔案的同時，將與數(shù)字檔案相關(guān)的軟件及整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，使之能夠還原，還要保存原始檔案的電子圖像，以及保存數(shù)字檔案的打印件或縮微件，保證原始性。第四，檢測與維護(hù)經(jīng)常化，定期檢測和拷貝。
