科技檔案整理的意義與原則

整理，是科技檔案進(jìn)入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過(guò)程，即通過(guò)對(duì)科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫(kù)藏體系中的位置，并以編號(hào)的形式將其固定下來(lái)。科技檔案整理的內(nèi)容包括：分類、排架與編號(hào)，其中分類是科技檔案整理的核心。

1 科技檔案整理的過(guò)程

從一項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件形成和運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程來(lái)說(shuō)，它的整理工作是通過(guò)兩個(gè)工作過(guò)程來(lái)完成的。

第一個(gè)過(guò)程，是在科技文件形成、積累以后和歸檔以前，由科技文件的形成者，在科技檔案部門的協(xié)助、指導(dǎo)下所進(jìn)行的整理工作。其主要內(nèi)容是對(duì)文件進(jìn)行鑒別，將文件組成案卷，并且對(duì)案卷進(jìn)行編目。

第二個(gè)過(guò)程，是在科技文件歸檔、轉(zhuǎn)化成科技檔案以后，由科技檔案部門獨(dú)立進(jìn)行的整理工作。其主要內(nèi)容包括：對(duì)歸檔后的案卷進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編制科技檔案號(hào)。這正是本章所要闡述的。

上述兩個(gè)過(guò)程的整理，符合科技文件與科技檔案的自然形成規(guī)律，也符合國(guó)家的有關(guān)要求和規(guī)定。目前在部分基層單位檔案工作實(shí)踐中，由于種種原因，這兩個(gè)過(guò)程的整理都由科技檔案部門來(lái)承擔(dān)了。這是客觀存在著的現(xiàn)實(shí)，但是從科技檔案管理理論的角度看，這兩個(gè)過(guò)程的整理是既有密切聯(lián)系又相互區(qū)別，其具體的工作內(nèi)容和實(shí)際的承擔(dān)者應(yīng)該是不相同的。

2 科技檔案整理的意義

整理工作，是科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。它對(duì)于管理好科技檔案，充分發(fā)揮科技檔案的作用，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用，具有重要的意義。

首先，整理是科技檔案實(shí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)?？萍紮n案的整理，其實(shí)質(zhì)就是對(duì)科技檔案進(jìn)行有序的組織。按照控制論的觀點(diǎn)，管理就是控制，要實(shí)行控制，就要把被控對(duì)象有序地組織起來(lái)。前蘇聯(lián)學(xué)者A.Я. 列夫涅爾說(shuō)：“并不是每個(gè)系統(tǒng)都是可控的?？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的?！睂?duì)于科技檔案的管理，一是要實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案所含知識(shí)內(nèi)容的控制，以利于查找利用；二是要實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案實(shí)體的控制，以利于科技檔案的安全保管。通過(guò)對(duì)科技檔案內(nèi)容特征的系統(tǒng)化，就可以達(dá)到對(duì)科技檔案所含知識(shí)內(nèi)容的控制；通過(guò)對(duì)科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達(dá)到對(duì)科技檔案實(shí)體的控制。由此可見，科技檔案整理是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)。

其次，整理是科技檔案查找利用的前提?？萍紮n案是否經(jīng)過(guò)整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響到對(duì)它的利用。經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，科技檔案就能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用；同樣，也便于用戶了解和查找他們所需要的科技檔案信息。有人認(rèn)為，只要編制完善的檢索工具，檔案整理好壞就不重要了。其實(shí)不然?？萍紮n案整理得好，其組卷和分類的系統(tǒng)就具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的部分任務(wù)；如果科技檔案整理得不好，編制檢索工具就會(huì)遇到種種困難，其檢索效率也會(huì)大大降低。

3 科技檔案整理的原則

1.整理原則的內(nèi)容及含義

整理科技檔案的原則是：遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管、保密和利用。這個(gè)原則包含了兩方面的含義：

（1）整理的指導(dǎo)思想。即在整理科技檔案時(shí)，一定要遵循科技檔案的形成規(guī)律，并保持其聯(lián)系。規(guī)律是事物發(fā)展過(guò)程中的本質(zhì)聯(lián)系和必然趨勢(shì)?？萍紮n案形成規(guī)律，簡(jiǎn)單地講，就是在什么樣的科技生產(chǎn)活動(dòng)中就會(huì)形成什么樣的科技檔案；科技生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)間的聯(lián)系方式和密切程度，必然會(huì)在科技檔案中反映出來(lái)。遵循科技檔案的形成規(guī)律，就是要把不同科技生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技檔案區(qū)別開來(lái)，把互有聯(lián)系的各個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來(lái)。由此可見，遵循規(guī)律與保持聯(lián)系是互為因果的。

（2）整理的目的和要求。即便于保管、保密和利用。整理目的和要求與指導(dǎo)思想之間也存在著內(nèi)在的聯(lián)系，保持哪一方面的聯(lián)系要以最有利于保管、保密和利用為標(biāo)準(zhǔn)。

2.體現(xiàn)整理原則的主要方法

貫徹科技檔案的整理原則，關(guān)鍵在于指導(dǎo)思想與目的、要求的統(tǒng)一，也就是要以便于保管、保密和利用為宗旨，遵循科技檔案的形成規(guī)律，選擇最本質(zhì)、最緊密的聯(lián)系，包括內(nèi)容聯(lián)系和形式聯(lián)系。為此，在具體的整理工作中，特別是在對(duì)科技檔案分類的過(guò)程中，要著重考慮以下幾點(diǎn)：

（1）考慮科技文件形成的具體目的?？萍嘉募男纬桑加刑囟ǖ哪康?，記述著特定的內(nèi)容。有的是為了探尋自然界某一事物或某種現(xiàn)象的發(fā)展規(guī)律而形成的，因此，要體現(xiàn)出它的連貫性，就應(yīng)當(dāng)保持時(shí)間方面的聯(lián)系，如自然觀測(cè)檔案等。有的是為描述某事物的外貌和內(nèi)部結(jié)構(gòu)而形成的，雖然也有形成時(shí)間的先后，但主要的不是時(shí)間上的連貫性，而是要反映事物面貌和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的真實(shí)性，因此，應(yīng)當(dāng)保持事物外貌或內(nèi)部結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，如產(chǎn)品、設(shè)備檔案等。

（2）考慮科技文件形成的歷史階段。一般周期較長(zhǎng)的科技生產(chǎn)活動(dòng)，總是分階段進(jìn)行的。不同階段形成的文件，如工程的設(shè)計(jì)階段和施工階段，科研的準(zhǔn)備階段和實(shí)驗(yàn)階段等形成的文件，它們的內(nèi)容、形式是各不相同的。在整理時(shí)，把不同階段形成的文件區(qū)別開來(lái)，把同一階段形成的文件集中起來(lái)，這也是遵循檔案形成規(guī)律的一種方法。

（3）考慮科技檔案的形成部門。專業(yè)分工、部門分工總是按照客觀規(guī)律進(jìn)行的。不同專業(yè)、不同部門形成的科技檔案總是記述著不同的內(nèi)容，按專業(yè)或部門分類是很自然的。比如，在一個(gè)工業(yè)企業(yè)中，不要把生產(chǎn)技術(shù)管理部門、設(shè)備管理部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等形成的科技檔案相互混淆。

（4）考慮科技檔案的不同形式。不同形式的科技檔案，如底圖、藍(lán)圖、照片、軟盤等，為了達(dá)到便于保管和利用的目的，也要分開整理。如果說(shuō)前面三種情況都是保持科技檔案的內(nèi)容聯(lián)系的話，那么這一點(diǎn)便是保持科技檔案的形式聯(lián)系。這對(duì)于科技檔案的保管、保密和利用也是必要的。

此外，為了保密的需要，對(duì)一部分絕密的科技檔案單獨(dú)整理和保管，這是為了一種特殊需要而采取的特殊處理方法。