收集工作與計劃管理相結合

科技專業檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務。這一宗旨突出了科技專業檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業檔案館與基層科技檔案機構在收集對象及其范圍方面的不同。

1 科技專業檔案館的館藏范圍

館藏范圍，是指檔案館所保存檔案的范圍，即檔案館應保存哪些方面的檔案。只有科學地確定科技專業檔案館的館藏范圍，才能使其收集工作有明確的對象，才能在合理配置科技檔案資源的基礎上，使科技專業檔案館工作與基層科技檔案工作協調發展，使不同專業、不同級別的科技專業檔案館工作協調發展。在確定科技專業檔案館館藏范圍時，應遵循下列原則。

1.價值原則

科技專業檔案館作為永久保存科技檔案的基地，應接收那些需要長久保存的科技檔案。為此，科技專業檔案館對接收的檔案，首先要提出價值的要求。這里所指的價值包括歷史研究價值和現實查考利用價值兩方面。一方面，科技專業檔案館作為專業發展史的研究基地，通過館藏范圍可以將那些反映本專業各個發展階段的、具有典型意義的科技檔案集中在科技專業檔案館中；另一方面，科技專業檔案館還可以從適應現實利用需要的角度出發，接收反映重要或重大科技生產活動或具有普遍的社會利用價值的科技檔案，使科技專業檔案館成為科技信息的利用和咨詢中心。

2.專業原則

科技專業檔案館在確定館藏范圍時，應該根據專業分工的要求，保存本專業重要的科技檔案和其他相關的科技資料，并注意以下三點：一是以反映本專業重要科技生產活動的科技檔案為館藏主體。堅持和強調館藏內容以本專業為重點，是實現對科技專業檔案館宏觀管理和科技檔案資源配置合理性、科學性的重要措施。二是從科技檔案的來源上保證科技專業檔案館的專業特點。科技專業檔案館作為國家某一專業科技資源的保存基地，原則上有必要接收保存其他系統或單位形成的與本專業密切相關的、重要的科技檔案。如地質檔案資料館負責接收其他專業系統形成的地質成果檔案，就是這一原則的體現。三是科技專業檔案館還應保存本專業重要的科技資料。為了有效地貯存和開發利用本專業的科技信息資源，充分發揮館藏功能，科技專業檔案館必然要承擔搜集和保管反映本專業內容的其他重要信息載體，如年鑒、國際交流資料等科技資料或科技出版物的職責。

3.層次原則

我國的科技檔案是按專業實行分級管理的。因此，在確定各科技專業檔案館的進館范圍時，必須遵循分層次管理的原則。首先，為了保證館藏內容的合理分布，各級科技專業檔案館原則上只接收同級專業主管部門及其直屬企事業單位的科技檔案。其次，作為兩個不同的管理層次，科技專業檔案館與基層科技檔案機構相比，在接收成套科技檔案的內容和成分方面應有詳略之別?？萍紝I檔案館以滿足歷史研究和部分現實查考的需要為主；基層科技檔案部門是面向科技第一線的，以滿足本單位科技生產活動的需要為主；因此兩者保存的科技檔案的成套性應該有所區別。而且由于科技檔案進館后，其形成單位可能仍保留著原件，因此對于成套的科技檔案，科技專業檔案館可以根據實際情況，保存最基本和最主要的部分，而不一定需要全部接收。

4.綜合原則

我國的科技專業檔案館都是由各專業主管部門設置的。任何一個科技專業系統，所開展的各項活動都是密切聯系的，在這些活動中除了形成大量的科技檔案外，還會形成一些與科技檔案密切相關的其他檔案成分。為了遵循其形成規律和管理利用規律，并能全面、客觀地反映該專業系統的歷史面貌，科技專業檔案館除接收反映本專業科技生產活動的科技檔案外，還應同時接收反映其他活動的、需要永久保存的檔案。從某種意義上看，科技專業檔案館實際上是一個以一定專業科技檔案為主的綜合性的專業檔案館。

2 科技專業檔案館的收集渠道和方法

1.接收方式的渠道

前已分析，接收方式是一種法定的、無償的、無須協商的收集方式。科技專業檔案館在接收科技檔案進館時，可以綜合運用下列方法。

（1）無償進館?？萍紝I檔案館接收科技檔案，是對國有科技文化財富實行集中統一管理的手段，不是科學技術的轉讓，科技專業檔案館不向檔案的移交單位交費或提供補償。

（2）相關單位主送?？萍紝I檔案館對不同種類乃至不同項目的科技檔案，按照國家和專業主管部門的有關規定，分別確定其主送單位，對科技檔案采取重點接收的進館方法?？萍紮n案與其它檔案不同，凡屬永久保存的科技檔案并不需要全部接收進館，而實行相關單位主送制。比如，一種產品的科技檔案，常常不止一個單位擁有；一項基建工程的檔案也遠不止一個單位擁有。采取相關單位主送制，只需確定一個重點單位主送即可。主送單位報送檔案中不足或缺少的部分，可以根據需要由其他有關單位補送。這樣在豐富館藏的過程中能夠避免科技檔案內容的大量重復，提高館藏的綜合效益。

（3）補送。科技檔案的原移交單位，負責補充報送反映其進館項目發展、變化的科技檔案，以保證館藏科技檔案的完整與準確。如已進館產品的科技檔案的進館要求和手續改型換代、重大工程項目的改擴建以及科研成果的推廣應用等等，都屬于原科技檔案移交單位補送的范圍。具體可采取重大變化隨時補送，一般變化定期補送的辦法。

2.征集和購買的渠道

這是向非國有單位和個人收集必須由科技專業檔案館保存的科技檔案。這種渠道，一般是作為接收方式的補充，通常在遇到下列情況時使用。

（1）了解到某個單位或個人所有的科技檔案，對豐富館藏有很重要的意義。包括具有很重要的提供利用價值和與館藏檔案的配套價值。

（2）按照有關檔案法規的規定，指定由本館收購、征購或代管的科技檔案。

使用征集或購買的渠道，既要合法，又要合算。

3 科技檔案的進館要求和手續

科技檔案進館時，應該嚴格按照下列要求進行，并辦理相應的交接手續。

1.把住質量關

這是對科技專業檔案館收集工作以及對其整個館藏的基本要求?？萍紝I檔案館所藏檔案是各移交單位在其工作活動中形成的，它們的質量狀況是由其移交單位科技檔案工作的狀況所決定。因此為了確保館藏檔案的質量，必須把好接收進館檔案的質量關，協助和指導移交單位認真做好進館檔案的篩選、補充和系統整理工作。對于大宗檔案的進館，科技專業檔案館應派專人到移交單位進行現場預檢，確保進館檔案完整、準確、有序。

2.制定可行的進館方案

科技專業檔案館在接收科技檔案進館以前，應摸清每年有多少個單位的科技檔案需要進館以及每個單位的進館數量、種類、質量、保管狀況和分類整理方法等。在此基礎上，再根據館藏條件和接收能力，具體制定接收進館方案。該方案作為科技專業檔案館接收科技檔案的計劃指導性文件，應具有一定的可行性，要分輕重緩急，有計劃、有步驟、分期分批地做好接收工作，這樣才能避免不顧實際情況與條件而盲目接收的現象發生。否則就會造成接收工作的被動，從而影響收集質量，甚至影響本館其他工作的開展。

3.嚴格檢查驗收

凡是準備進館的科技檔案，不僅在進館前要經過館方的實地檢查，而且在正式接收、辦理交接時，還要再次進行內容和保管質量方面的檢查。內容檢查的方法是根據移交清冊逐項、逐卷、逐件地進行核對以確保其完整無缺；保管質量的檢查包括各種載體的質量、信息記錄的質量、有無受到霉菌或害蟲侵害的痕跡，以確保其能夠長久保存。在檢查驗收過程中，應做好驗收記錄，并作出評價，并記載檢查過程中發現的具體問題和處理意見。

4.辦理交接手續

為了使科技專業檔案館掌握相關科技檔案的情況，在交接時，移交單位除準備一式兩份的移交清冊外，還需準備有關科技生產活動及其科技檔案狀況說明的考證材料，這對于科學管理和開發利用科技檔案有重要的參考作用。檢查驗收以后，科技專業檔案館與移交單位要在移交清冊和驗收記錄上簽字，交接雙方各留一份備查。