所謂定義，是揭示概念所反映的事物本質的較為簡短而明確的命題。在具體操作上，給某一事物下定義，則是對于事物的本質特征或一個概念的內涵和外延作出的確切而簡要的說明。定義的規則有：（1）應相稱，即定義概念和被定義概念的外延相等；（2）不應循環；（3）一般不應是否定判斷；（4）應清楚確切。對于檔案的定義，有一個認識不斷深入的過程，隨著研究的深入，檔案的定義將越來越接近于其本質，表述也將越來越簡潔而明確。

　　我們在對檔案的基本特性進行分析后，可對檔案定義如下：

　　檔案是將社會活動中直接產生形成的記錄材料，經挑選并集中保存起來作為歷史記載、知識積累，以備查考的記憶工具。

　　1、檔案的形成主體。

　　檔案是人類社會活動的產物，檔案的形成主體應該是社會中的個人和組織。人的檔案行為是人與自然界其他生物相區別的一個重要標志，它是人類脫離完全野蠻狀態而發展起來的特征，是人類文明的表現，也是人的社會化的一個重要標志。只有人類具有將活動中產生和形成的各種原始記錄材料積聚起來以備查考的能力。人是社會性的動物，其社會性的表現之一，是人從一出生便生活在檔案之中，如人出生時會產生出生證明，據此上戶口，形成戶籍檔案，上學后，會產生和形成學籍檔案，工作后會形成人事檔案，成家后會有家庭檔案，在工作中會形成個人檔案和工作檔案，同樣，社會中的組織也是如此。“認真說起來，沒有文字記載，就沒有歷史，也就沒有文明”。（摩爾根：《古代社會》上冊，商務印書館1977年版，第30頁）沒有檔案，社會中的人和組織不僅會失去了身份和歸宿，被社會邊緣化，游離于人類的社會生活之外，更由于缺乏對前人經驗教訓的研究總結，也失去了文明進步的動力，只能在周而復始的生活中輪回。因此，檔案應是人類的一種普遍行為。這是因為“案卷的保存適合于一個人類生而固有的需要，這種需要雖然為無知者所輕視，但是永遠不能把它壓制下去。”（轉引自布倫內克《檔案學》卷首語）當然，造物主也會留下一些原始記錄物，可以幫助我們讀出一些歷史信息，如動物的化石、樹木的年輪等，但這些不是人類活動的產物，而不能被視之為檔案。

　　2、檔案的形成領域。

　　檔案是人的活動的產物，必然產生于人的活動領域之內，而人是社會性的動物，檔案的產生和形成的領域只能是社會生活領域。梁啟超先生曾曰：“人類為生存而活動，亦為活動而生存。活動休止，則人道或幾乎息矣。凡活動，以能活動者為體，以所活動者為相。史也者，綜合彼此參與活動這種種體與其活動所表現之種種相，而成一有結構的敘述者也。是故非活動的事項，例如天象、地形等屬于自然界現象者，皆非史的范圍。”（梁啟超：《中國歷史研究法》，華東師范大學出版社1995年版，第1頁）在社會生活中，每個人都生活在一定社會的社會環境和文化環境中，無時無刻都在接受一定社會文化的教化和薰陶，因此他們的思想、感情、性格、行為等，總是帶有一定社會文化的模式特征。人的許多活動不能僅僅被看著是個人的活動，而是人類社會活動的具體表象。單個的人和組織在活動中所產生和形成的原始記錄材料都有可能具有社會意義，而成為具有保存價值的檔案。

　　3、檔案具有保存價值

　　所謂保存價值，是對人類社會具有進步意義。人或社會組織在社會活動中會產生許多原始記錄材料，但并非都具有保存價值，而被作為檔案保存。檔案的留存是以知識積累為前提的，不具備人類知識增殖的原始記錄材料，均不被視為檔案。即梁啟超先生所言：“史者何？記述人類社會賡續活動之體相，校其總成績，求得因果關系，以為現代一般人活動之資鑒者也。”（同上）他還說：“史跡也者，無論為一個人獨力所造，或一般人協力所造，要之必以社會為范圍，必其活動力之運用貫注能影響及于全社會，最少亦及于社會之一部，然后足以當史之成分。質言之，則史也者，人類全體或大多數之共業所構成，故其性質非單獨的而社會的也。”（第2頁）在人類社會活動中也會產生和形成大量在空間上表現為孤立、局部，在時間上表現為偶然、斷滅的原始記錄材料，則不具備檔案的保存價值。檔案的保存價值，具體地說，應該在空際上具有周遍性，在時際上具有連續性。是以時間為經，以空間為緯，而構成的社會記憶網絡。

　　4、檔案是動態的復合概念

　　人類社會生活是一條川流不息的長河，檔案就是這條長河中激起的浪花，只要人類社會生活不停止，檔案就會不斷的產生和形成，并長久地發揮作用。同時，檔案是對某一社會群體活動材料的匯集，實際上是將個體的、零亂的經驗和知識有意識地匯集成“集體的記憶”，檔案因此具有群體的屬性。