基層科技檔案機構的收集

基層科技檔案機構的收集，是整個科技檔案工作的起點或基礎，也是科技檔案收集工作中最繁重、最活躍的部分。為此，基層科技檔案機構必須講究收集的方法，以加強這項工作的科學性和有效性。

1 基層科技檔案機構的收集渠道

科技檔案的收集渠道，是指科技檔案的來源通道。由于科技生產活動是按專業分別進行的，每個專業內的科技生產活動又是在分工協作的基礎上完成的，為了保證收集工作有效、順利地進行，科技檔案部門應認真研究并努力疏通科技檔案的收集渠道，以便對科技檔案進行定向、定內容收集。

1.接收科技部門歸檔的成套科技檔案

這是基層科技檔案機構收集科技檔案的主渠道。在一般情況下，科技部門每進行一項科技生產活動，比如一種新產品的開發、一項新工程項目的建設等，在科技生產活動結束或告一段落之后，都要按照歸檔制度的規定，把所形成的、具有保存價值的全部文件，經過整理向基層科技檔案機構歸檔。其中包括：

（1）科技生產活動正常結束，取得成果的全套文件；

（2）科技生產活動因故中斷，截止中斷時已形成的全部文件；

（3）與外單位協作，按協議由協作單位移交來的全套文件。

2.向科技部門或科技人員收集零散科技檔案

所謂零散科技檔案，是相對于成套科技檔案而言的，是不成套的。產生零散科技檔案有正常和非正常兩種情況。

（1）正常情況。這是對已歸檔的成套科技檔案的零星補充。某些科技生產活動由于其實體對象的存在，持續的時間會相應地拉長，這樣就會有零散的科技檔案源源不斷地產生。最典型的是基本建設活動和設備儀器的管理活動。以基本建設活動為例，從工程設計開始，到工程施工、竣工驗收為止，形成了成套的基建檔案。但嚴格起來說，基本建設活動并沒有最終完結，因為圍繞基本建設活動的產物——建筑物或構筑物，人們還會進行使用、管理、維護甚至改建、擴建等，在此過程中自然也會形成相應的科技檔案，與已經形成的成套基建檔案相比，它是零散的，同時也是必不可少的補充。因此，這種產生零散科技檔案的情況，是由某些科技生產活動的特殊性所決定的，是正常的，也是不可避免的。

（2）非正常情況。這是由于有關的規章制度不健全，應該集中保存的科技檔案沒有完全集中起來，有一部分還散落在科技部門或科技人員手中，于是就要開展收集零散科技檔案的工作。還有一種情況是由于保管不當或使用不當，損壞或丟失了一些科技檔案，也需要零星補充。

無論是正常情況，還是非正常情況，基層科技檔案機構收集零散科技檔案都是一條不可忽視的渠道。

3.向本單位人員征集非職務科研成果檔案

本單位人員非職務活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產權的角度看，也應歸個人所有的。如果其所在單位認為其中某些科技文件有保存價值時，可以與之協商約定，經同意后，征集或代管其形成的原件或復制件，并給予必要的精神或物質獎勵。

4.收集外單位轉讓或移交的科技檔案

對于企事業單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。因此，基層科技檔案機構在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。比如在基本建設活動中，建設單位必須向原勘察測繪單位、設計單位和施工單位等收集有關的圖樣或文字文件；又如在技術貿易過程中，技術成果的受讓方常常需要技術成果的轉讓方提供或補充科技文件；再如在企業產權變動過程中，按照一定的原則接受相關企業的科技檔案已成為現實。收集外單位轉讓或移交來的科技檔案，有以下三種情況必須區別對待。

（1）按有關政策規定或事先簽訂的合同、協議接收科技檔案。

（2）向外單位購買科技檔案，以彌補本單位難以收集到的科技檔案。

（3）接受外單位或個人贈送科技檔案。

2 基層科技檔案機構的收集方法

科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。基層科技檔案機構圍繞這個目標，再根據不同的收集渠道，應采用靈活多樣的收集方法。

1.疏導激勵法

科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據人的心理活動規律，加以疏導和激勵。其類型主要有以下三種。

（1）目標激勵。這是通過宣傳教育，使科技人員認識到科技檔案既是科技生產活動的一種重要成果，又是科技資源儲備的一種形式；保存好科技檔案，對單位、國家乃至整個人類都是十分必要的。同時，還要使每一個科技人員都清楚，自己在科技文件工作中應有哪些職責，都有什么重要意義等。從而激發科技人員自覺地做好科技文件工作，以保證科技檔案的質量。

（2）反饋激勵。這是通過提高科技檔案管理水平和創造最佳的利用效果，來證明科技檔案集中到科技檔案部門的優越性，從而激勵科技人員自覺地向科技檔案部門移交科技檔案。實踐證明，要使科技人員自覺地把辦理完畢并具有保存價值的科技文件及時、完整地歸檔，在很大程度上取決于他們對科技檔案管理的評價。如果他們認為科技檔案放在檔案室里不如留在自己手中方便和安全，他們就會拖拖拉拉，甚至會“埋伏”一些重要的科技檔案。為此，科技檔案部門要經常性地向科技人員反饋科技檔案管理狀況以及利用科技檔案取得效益的典型案例等信息，促使科技人員產生積極、主動移交科技檔案的心理活動與行為。

（3）強化激勵。這是通過表揚獎勵或批評鞭策的手段，鼓勵先進，推動落后的一種方法。表揚獎勵是一種正強化激勵，促使科技人員做得更好；批評直至必要的處分是一種負強化激勵，促使科技人員改進工作。

2.監督控制法

這種方式主要適用于接收歸檔的那種收集方式。在此過程中，除了要調動科技人員的積極性之外，更應當在收集工作中實行嚴格的監督控制。這也從一個方面說明了科技檔案部門超前管理的必要性。

（1）完善與落實科技生產活動的規程規范。如前所述，科技生產活動必須有明確的、完善的規程規范，只有在科技生產活動中貫徹執行了這種規程規范，所形成的科技檔案才能是完整的、準確的。因此，科技檔案的收集工作應努力在完善與落實有關規程規范上下功夫。

（2）參加各種驗收活動。每一項科技生產活動的全過程中，總有一、二次驗收活動，常見的有新產品驗收、新建工程的驗收、研究課題的鑒定驗收、設備的開箱驗收等。這種驗收活動總是在一項科技生產活動結束或告一段落之后進行的，既要驗收硬成果，又要驗收軟成果，有的甚至只驗收軟成果，如基礎理論研究活動等。科技檔案部門參加這種驗收活動，主要職責是驗收軟成果。有的通過驗收活動就直接把科技檔案接收下來了；有的雖不馬上接收，但也檢查了科技檔案的完整、準確情況，發現問題要求改正，為今后接收這些科技檔案打下了基礎。

（3）建立健全歸檔制度。

3.滯后補充法

這是指科技檔案進入檔案部門之后，發現不完整、不準確的情況，所進行的補充與糾正。這通常是收集零散的科技檔案時采用的方法。

（1）跟蹤收集法。這是一種發現線索、跟蹤收集的方法。發現線索，既可以是發現庫藏科技檔案存在哪些不完整和不準確的問題，然后分析從哪些方面去彌補；也可以是直接發現散失在外的科技檔案的線索。跟蹤收集，即根據線索的分布狀況，分為對內收集和向外收集兩種。對內收集，指的是跟蹤本單位內部科技人員把散失在本單位科技部門和科技人員手中的應屬歸檔范圍的科技文件收集起來。向外收集，是指向外單位跟蹤收集需要補充的科技檔案。

（2）測繪補充法。這種方法通常用于補充產品、設備和基建檔案中散失或損毀的、比較重要的、而且通過其它方法也無法補充的科技檔案。例如測繪產品或設備的零部件圖、測繪工程構造和地下管線分布圖等。

3 實行多種收集方式相結合

為保證科技檔案收集的質量，提高收集工作的效率，收集時應實行多種收集方式的“結合”。

1.科技專業檔案館的收集

科技檔案部門要同本單位計劃管理部門緊密配合，準確掌握科技生產活動的具體安排，并根據科技生產活動計劃制定歸檔計劃，把它納入計劃管理。如每年年初，科技檔案部門主動了解該年度本單位科技活動的計劃內容，掌握本年度的計劃項目及其工作進度，明確計劃項目應該形成的科技文件的內容與時間，并將有關科技文件的歸檔作為該活動完成計劃任務的一個標志和科技項目考核的一項內容，也便于科技檔案部門及時主動地做好科技文件歸檔工作的監督指導工作。

2.接收歸檔與現場收集相結合

除了以接收科技文件歸檔為主外，基層科技檔案機構還應深入到科室、車間、施工現場等形成科技文件的第一線，主動做好科技檔案的收集工作。對于歸檔制度比較健全、執行比較嚴格的單位來說，現場收集處于輔助地位。而對于那些歸檔制度不夠健全，或者雖有歸檔制度而執行不夠嚴格的單位來說，現場收集則處于重要的地位。

3.隨時收集與集中收集相結合

隨時收集方式能夠根據發現的問題靈活簡便地做好收集工作，該方式尤其適用于零散科技文件、人員調動時應移交歸檔的文件、工作項目中斷或發生變化時清理的文件、出國人員帶回的應歸檔保存的科技文件等收集場合。在隨時收集的過程中，科技檔案部門特別要重視突擊形式的集中收集。如結合企業整頓、安全檢查等工作，突擊集中收集有關的科技文件。這兩種方式的結合，可以更好地促進科技檔案的收集。

4.實測補制與科技任務相結合

實測補制，即實地測量、補充繪制，也是科技檔案補充收集的重要形式。但由于這種方法牽涉面大、成本高，應與相關的科技任務結合起來進行。如對設備檔案進行實測補制，可以結合設備大修等活動進行；又如對基建檔案的實測補制，可以結合該建筑物的維修等工作一起完成。