企業檔案管理流程-科技檔案-設備檔案管理

一、設備檔案定義

設備檔案是指各種機器設備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。其特點是型號成套，同一型號的設備或儀器的檔案材料是一個有機聯系的整體。

二、設備檔案收集工作

（一）設備檔案收集范圍：主要包括儀器設備購置文件材料、隨機文件材料，設備儀器安裝、使用、維修形成的材料。

注：辦公設備及用品、機動車等的采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車的調撥、保險、事故、轉讓等文件材料歸入文書檔案。

（二）收集方法及要求

1、歸檔的文件材料要求齊全、完整；

2、設備開箱驗收時必須有檔案員在場履行簽字手續，保證文件材料完整、準確、系統；

3、設備檔案在開箱驗收和正式運轉后三個月內，由承擔部門的兼職檔案員負責積累，按材料的性質和結構進行系統整理，組成保管單位，填好目錄，向檔案室移交，并辦理交接手續。

三、設備檔案整理工作

（一）分類

設備檔案分類方法一般采用型號分類法，即同一型號的設備檔案集中在一起，保持其完整成套。

設備比較多的單位可采用性質/工序—型號分類法，例如按照設備性質歸類，如金屬切削設備、鍛壓設備、起重設備等，然后在每一個類別內，以型號為單元劃分檔案類別

（二）組卷

1、設備檔案組卷工作參照基建檔案整理。

2、設備檔案檔號編制：

3、設備檔案題名擬寫

例：東芝satellite L10筆記本電腦使用說明書、合格證等。

第一部分設備名稱：東芝satellite L10筆記本電腦

第二部分科技文件的名稱：使用說明書、合格證等

注：產品檔案案卷題名的編制與設備檔案相同。

4、設備檔案保管期限

設備檔案保管期限劃分參照《設備檔案歸檔范圍及保管期限表》執行。

四、設備檔案歸屬問題

設備檔案隨其實體歸屬。即設備儀器所有權歸哪個單位，其設備檔案就應該屬于哪個單位。