國家檔案局于2000年12月6日頒布施行了《歸檔文件整理規則》，這是我國檔案工作改革的一項重大舉措?！稓w檔文件整理規則》已實施兩年多了，就此談一點粗淺的認識和看法。
    一、實施《歸檔文件整理規則》，以“件”取代“卷”，這是檔案工作改革的必然結果，是客觀標準取代主觀標準。制訂和實施《歸檔文件整理規則》，其核心內容就是以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，對傳統的歸檔文件整理方法“立卷”進行改革，推進文件級整理。即以“件”為單位進行整理，取代以“卷”為單位進行整理。既然《歸檔文件整理規則》將“件”作為歸檔文件的整理單位，我們就要準確地界定“件”。在《歸檔文件整理規則》中將“件”分為四種，即一般文件為一件，文件正本與定稿、正文與附件、原件與復印件、轉發文與被轉發文各為一件，報表、名冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。我們在貫徹《歸檔文件整理規則》時，就應注意這種組件范圍應嚴格按照上述規定去確定，不能隨意擴大范圍。而過去的以“卷”為單位進行整理，是我們為了保管和利用的方便，在文件歸檔時靈活運用問題、作者、時間、名稱等特征組合在一起的一組文件，是人們憑經驗對文件進行事后加工整理的產物。
    二、使用《歸檔文件整理規則》進行整理更具確定性，更有利于整理手段的現代化。檔案管理的基本原則要求整理檔案必須遵循檔案文件形成的自然規律，保持文件的有機聯系，不能隨意改變。傳統的整理方法之所以讓人感到標準難以掌握，工作難度大，其根本原因就在于它是定性的整理方法。分類組卷、案卷標題的擬寫等，只能憑個人的經驗來完成，這種整理的方式和結果都是難以把握的，因此組卷的質量及其科學性、合理性就會大打折扣。之所以會出現這種情況，這是因每個人的經驗和判斷能力不同所造成的，所以就會出現歸類交叉、組卷不合理、案卷標題擬寫不規范、保管期限劃分不準確等問題。而使用《歸檔文件整理規則》以“件”為單位進行整理，就不會存在這些問題。因為以“件”為單位，只使用了年度、機構、問題、時間、收發文等這些客觀標準，即使不同人來整理，其結果也不會有很大的出入，基本上能達到一致。而且以“件”為單位進行整理，還便于計算機的輔助管理，因此，我們完全可以由計算機來進行操作，實現整理的現代化。
    三、使用《歸檔文件整理規則》進行整理時，對文件的分類不能生搬硬套，犯一刀切的毛病。以往我們以“卷”為單位進行整理時，大多采用的是按年度——問題——保管期限來分類，采用這種方法分類比較復雜，不容易掌握，而且每個人的經驗和判斷力不同，組卷不合理、案卷標題擬寫不規范、保管期限劃分不準等問題在運用傳統的整理方法的實際工作中就是不可避免的?！稓w檔文件整理規則》則允許歸檔文件整理可能采用“年度—機構（問題）—保管期限”和“保管期限—年度”等兩種方法。在實際工作中，我們采用哪種文件分類方法，要根據自身的實際情況，具體問題具體分析，不能搞一刀切。大的單位，形成的文件數量較多，就可以采用機構（問題）來分類，而小的單位，形成的文件數量較少，內部機構設置簡單，采用年度和保管期限分類方法就可以了。采用《歸檔文件整理規則》所要求的分類方法，不會因人的經驗和判斷力不同出現大的問題，而且此種方法比較容易掌握。
    四、使用《歸檔文件整理規則》進行整理，文件的排列要科學合理。《歸檔文件整理規則》強調了事由原則，規定文件排列在堅持事由原則的前提下，必須結合時間、重要程度來排列。但在實際工作中，這種操作是很困難的。因為事由、重要程度都是主觀標準，事由有大有小，尺度很難把握，而且對重要程度的認識也是因人而異的，所以完全按照事由的原則進行排列其科學性肯定會降低。因此，我們在不破壞歸檔文件成套性的前所下，嚴格按時間排列也就可以了。這種方法，最為簡單，又較科學、合理，易于人工操作，也便于計算機管理。
    五、使用《歸檔文件整理規則》，更應做好檔案提供利用的日常工作。實行新的《歸檔文件整理規則》后，提供給利用者的都是單份文件而不是過去那種一本案卷，便于保管，同時提取大量分散在不同檔案盒中的單份文件，頻繁的抽插取放，很容易造成檔案的混亂和丟失，這就要求我們加強檔案利用的日常管理工作，盡量為檔案利用者提供檔案復印件，原件盡量不外借，讓利用者在檔案室閱覽，用完后立即裝盒歸位，這樣就不容易造成丟失。如要借用檔案原件，必須要嚴格執行檔案借閱手續，并指定檔案員專人負責，限期催還，以免造成丟失。
    六、使用《歸檔文件整理規則》進行整理，我們要盡快實現檔案的計算機全文錄入和檢索。為了配合《歸檔文件整理規則》的實施，各地區和部門開發了相應的計算機軟件。在我們日常工作中，即使使用了這些計算機軟件，也只是達到了文件級管理，在給提供者利用時，只能通過計算機查詢到該文件的存放位置，再到庫房去調取，提供給利用者的還是大量的紙質檔案，由于經常的抽插取放容易造成檔案的混亂、丟失及磨損等問題。如果我們采用了計算機全文錄入，利用者就可以直接通過計算機查看到其要查詢的檔案資料內容，這樣就可以減少檔案原件的調用次數，從而延長了檔案的壽命，使其能更好地為社會經濟建設服務。