淺談機關檔案管理存在的問題及對策

攀枝花市能源監察支隊 何安娜

機關檔案，是檔案工作的重要組成部分,它詳實地記錄了黨和國家對各項業務工作的方針政策及本機關在具體實施中的各種情況，是機關工作的珍貴參考材料。收集管理機關檔案,為現實和將來提供有價值的歷史依據，是檔案工作人員義不容辭的職責和義務。在全面建設小康社會進程中，重視機關檔案工作、充分發揮機關檔案的功能，對于促進經濟社會發展、維護實現人民群眾利益具有重要意義。但是，機關綜合檔案由于存在著管理分散、人員不穩定、保管條件差、利用率低等多種問題，影響并阻礙了機關檔案管理工作的順利開展。

　　一、當前機關檔案管理中存在的主要問題及原因分析

（一）領導檔案管理意識及重視不夠。一些機關領導對檔案工作重要性認識不夠，不認真執行檔案管理的相關法律法規，導致機關檔案管理人浮于事，工作不力，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，不能充分發揮檔案管理工作應有的作用。

（二）檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。有的機關受辦公條件的限制，沒有檔案專用庫房，保管條件差，有的機關檔案室與辦公室為一體，有的機關的檔案室只能叫雜物保管室，檔案室里檔案沒有多少，雜物、舊物卻堆滿房間；檔案裝具陳舊，仍有沿用木制箱柜的；防盜設施也不具備，這些情況，都不利于檔案的長期安全保管。

　　（三）機構重復設置，造成人力、財力資源的浪費。一些機關的下屬機構都設立了檔案室，設立了專兼職檔案管理人員，這種情況不僅造成了人力、物力資源的浪費，造成檔案分散局面，而且由于人員素質差異，使檔案管理水平參差不齊，不利于檔案的規范化、標準化和長期管理。

　 （四）檔案管理制度不健全。有的機關檔案管理制度不健全，管理混亂；有的機關檔案管理有制度，但沒有相關的配套實施辦法和檢查考核措施或檢查督促考核未認真落實。

（五）檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業素質等方面參差不齊，與時代發展要求懸殊是目前我國檔案專業人員隊伍的普遍現象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在機關中還有表現為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養中，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，一些檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。

　 （六）文件材料收集不及時，不能按時完成立卷歸檔任務。一些機關沒有專職的檔案管理人員，絕大多數檔案室不設專職檔案人員，兼職檔案管理人員一身多任，投入檔案工作的精力有限，無法對檔案進行科學有效的管理，造成文件材料收集不齊全，不能保證檔案的齊全完整。

（七）不利于檔案信息資源的開發利用。由于目前各機關的檔案各自為政，而且，各機關的永久、長期卷要在檔案室保管5-10年后才向檔案館移交，再加上各機關檔案管理人員素質參差不齊等條件限制，不可能對檔案進行系統的編研、收集和開發利用，使檔案信息資源的開發利用局限性很大；機關絕大部分的檔案室可以說基本上沒有開展這項工作，只停留在你查我調的階段；等檔案進館以后，由檔案館再來開展這項業務，有些檔案信息又失去了現實性和適用性，在很大程度上影響了檔案館的發展。

（八）檔案管理水平不高。主要表現為現代化管理手段應用較差。隨著計算機及網絡信息技術在檔案管理中的廣泛運用，管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮機關檔案更大的、應有的技術支撐作用。

　　二、做好機關檔案管理工作的主要對策

（一）依法治檔是搞好機關檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《四川省檔案管理條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等法律法規的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《機關檔案管理規范》，增強機關干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使機關檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法治檔。

（二）領導高度重視是搞好機關檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高發展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。

　　（三）加強制度建設是搞好機關檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度。完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行；完善檔案工作程序，理順機關科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證檔案管理工作的各個環節不脫節。 第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。第三，將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同樣作為機關管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保機關檔案文書資料的完整性和系統性。

　　（四）提高檔案人員素質是搞好機關檔案管理工作的基礎。針對機關檔案人員從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業務生疏等現狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。

　　第一，以人為本，加強機關檔案人才隊伍建設。重視智力引進工作，可采取引進檔案專業人才或通過向社會公開招錄所學專業為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業生充實到機關檔案工作隊伍中來，壯大機關檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養渠道，有重點、有方向地培養造就機關檔案事業發展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發展潛力、志愿獻身檔案事業的同志進行專業培養和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。

　　第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統，樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變為重視利用；三是要改變傳統的靜態管理，由坐等、送交轉變為主動收集。

　　第三，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平、業務能力和管理水平。加強檔案業務培訓，提高檔案人員的業務素質，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規；二要辦好崗位培訓、信息技術培訓、相關標準規范和機關檔案基礎業務知識培訓，加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統方面管理知識和系統工程原理和方法、縮微技術和數碼復印新技術應用等現代管理、現代科技實踐技能和新技術的學習，吸取和總結新經驗，優化知識結構，以達到理論知識和實踐能力有機結合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續教育，建設新檔案管理模式，使全檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下機關檔案工作發展需要；四要多走出去參加培訓或開展學術講座，學習一些院校或發達地區先進的工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。

（五）信息化建設是搞好機關檔案管理工作的途徑。現代信息技術和互聯網技術為檔案開發利用提供了很多新的手段。檔案信息化是我國檔案事業發展“十一五”總體規劃目標的主要任務。為此，應以信息化建設、政務信息公開為核心，加大投入。大力增強機關檔案管理工作的手段和能力。如創造條件購置必要的現代化設施、建立本單位的檔案目錄數據庫、采辦適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和科學化。

（六）開發利用檔案信息資源服務是體現檔案價值的核心。檔案是一種回溯性信息，是對歷史的真實記錄逆向追溯其價值的過程，其核心價值在于信息記載和信息服務。因此，開展機關檔案信息服務是提升大眾檔案意識，發揮效益的關鍵。可通過做好查(借)閱登記、建立用戶聯系制度、設立檔案信息反饋表形式，或開展機關檔案資源專題報告，舉辦實物、圖片、影像資料展覽。以及進行編研等深層次開發，及時編發檔案利用實際社會效益，關注和服務民生等各種方式，拓寬機關檔案資源利用渠道，為機關業務、管理及監管相對人服務，充分體現機關檔案的使用價值及其管理的重要性和依據性，共建和諧機關，共建和諧社會。

二〇〇九年九月一日