我國實行房屋產權登記制度，房產檔案是記錄房屋產權關系中主客體演變過程的歷史紀錄，在房屋產權管理中有著重要作用，所以房地產檔案管理是房地產管理的重要環節。如何管好、用好房地產檔案在理論上仍需多方研究，編制房地產檔案的檔號又是檔案管理中重要一環。檔案檔號即檔案管理部門編制的檔案管理編碼。房地產檔案最顯著的特點是數量多、專業性強、利用頻繁、動態管理要求高，因而在編制檔號上應充分考慮這一特點。本文就房地產檔案的檔號問題作一些探討。
　　一、我市房地產檔案檔號的現狀
　　我市目前房地產檔案管理中，一直以產權證號作為檔號，有其歷史原因：
　　1、房地產檔案數量少時手工管理而形成
　　在1998年房改以前，我市的房地產檔案數量較少，單位產只有18000卷左右，私產600卷左右，主要以手工發證并制作案卷目錄、檢索卡片等方式，因此以產權證號作為檔號管理方便且足以滿足檔案管理的需要。1998年房改以后產生的大批量發證，形成的檔案量很大，一天之內最多可發上千本證，形成相應的檔案，整理非常困難，又無足夠的人力物力來整理檔案，使用了以前以產權證號為檔號的方法，按產權證號順序編號、上架。
　　2、房地產產權產籍軟件及庫房的限制
　　過去我們一直采用建設部的產權產籍軟件，軟件在檔案查找、統計、數據倒排等方面有缺陷，故檔號直接用產權證號，未予變更。99年發新證后，五、六年之內產生了14萬卷檔案，給檔案的查找、統計等管理帶來許多困難，由于檔案人員，又是發證人員，幾乎無專職人員進行管理檔案，而且庫房面積有100m2左右，分為10個小間，遠不能滿足存放檔案的需求，檔案管理勉強能滿足查檔、利用的需要。隨著數量的增加，查檔的查全率、查準率下降，查檔已開始成為產權管理的瓶頸。
　　以產權證號為檔號的編號方法的缺點日益顯現，其主要表現為：一是難以統計，特別是對缺號（空號）不好統計，缺號原因有許多如未編號、變更后并入新檔號，無法掌握；二是查找不方便，由于以產權證號為檔號，析為多份產權后并檔原檔并在何處難以查找；三是檔案在庫中位置不固定，查找時對于該卷檔案位于何處檔案柜并不十分清楚。
　　基于上述原因，作者認為：應按照國家檔案局1995年頒布的檔號編制規則的有關規定，結合房地產檔案的特點，對我市房地產檔案的檔號進行改進。
　　二、我市房地產檔案檔號編制的設想
　　我市房地產檔案館搬入新庫房，約600m2,采購了545 m3的密集架，具有充足的空間，編制了新的產權管理軟件，具有了檔案管理的相應程序，可以按照國家檔案局1995年頒布的檔號編制規則的有關規定，結合房地產檔案的特點，編制檔號，采用區號+排號+組號+節號+案卷號的結構。目前庫內的密集架均分為四等分，根據檔案的多少我們把它們分為D（東區）、X（西區）、R（仁和）三區，每區有15排，每排有8組，每組共5節，而每節內可裝檔50-300卷。如檔號為D0385035，則一目了然知道該檔案在庫內的位置在東區第三排第八組第五節的第35卷，方便查找。
　　（一）編制檔號的優點
　　1、固定檔案在庫內位置，方便查找；
　　2、有利于檔案的清點統計，確定檔案數目；
　　3、符合國家檔案局檔案管理的要求。
　　（二）編號方式
　　編號方式又可分為并檔編號和流水編號兩種方式，這兩種方式各有利弊，分析如下：
　　1、并檔編號的利弊
　　并檔編號方式是以上述檔號為基礎，在產權全部發生變更后，將產生的檔案并入該檔號中，不產生新的檔案。如析產產生的檔案，則部分并入該檔號的檔案中，其余另立新檔，產生相應的檔號。并檔編號的最大特點是產權轉移變更檔案進行并案管理，使動態管理規范化、科學化，以房屋為基礎，在一卷檔案中記錄了該房屋演變的歷史，從建成到轉移及最后注銷全過程。這種方式的優點在于：
　　①對產權變更檔案進行并案管理，產權歷史沿革具有系統性、完整性，來源清晰明了，為房屋產權管理打下良好基礎；
　　②對檔案的查找更加方便。由于以檔案在庫房的位置為檔號，便于迅速、準確查找和利用檔案；
　　③符合人們查檔、利用的心理，一卷檔案準確無誤地包含房屋產權主客體的演變過程，對于產權檔案的有效利用提供了便利。
　　并檔編號方式一直是檔號的主要方式，但這種檔號方式也存在一些缺點：
　　①將來增加的檔案預留位置。要求檔案人員為房地產市場變化要有充分的預見性，預留相應的空間，預留少了不夠裝，易造成庫房利用面積的浪費；
　　②需要較大的人力和物力，因為檔案數量的不斷增加，并檔管理需先提出原檔，并檔后再上架，需要較大的人力、物力；
　　③對工作人員業務素質要求較高。并卷歸檔要求工作人員對產權登記，檔案管理等多種知識全面了解，才能科學地進行管理安排，才能避免頻繁的倒架，或不切實際地空置庫房。
雖然存在這些缺點，但這種編號方式較適合房地產檔案的特點，對產權管理和檔案的利用是最為有效的。
　　2、流水編號方式的利弊
　　流水編號方式在檔號上與上述相同，區別在流水編號方式在產權發生變更時不作并檔處理，所形成的檔案均按順序編檔號上架。這種方式的優點在于：
　　①不進行歸檔并卷，節約人力物力；
　　②不需為新增檔案預留位置，不浪費空間，可以保證庫房的有效利用。
　　弊端在于：
　　①對變更檔案，產權的歷史沿革不夠明晰，不能查一次就清楚明了，需查兩次或多次，無形中也增加了調檔查閱難度；
　　②這種方式需要有良好的微機管理系統的支持，才能迅速、準確、有效的查找；
　　③對變更檔案的歷史沿革問題，可通過填注備考表的形式解決，在備考表上注明原產權號。
　　在房地產權屬管理不斷發展和變化的趨勢下，房屋產權產籍管理也不斷出現新問題，因此應從實際出發，探討最有效的管理模式，適應新形勢的需要，上面幾種編號方式各有所長，應以我市具體情況，共同探討，選擇最符合實際情況的方法，從而更有效利用房地產檔案。筆者認為選擇并檔編號方式適合我市房地產檔案管理的實際情況，從而提高查檔效率，方便利用查檔，更好地為產權產籍管理服務。