房地產檔案特性及其現代化舉措范文

一、新形勢下房地產檔案的特點

（1）法律憑據性。房產檔案是政府職能部門依照法律規定，代表國家對房地產所有權及相關權利進行登記、確認和規范的管理活動中所形成的，是房地產行政管理法定職責的體現物，能夠合法地證明權利人與房屋土地之間權利關系的原始憑證，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。（2）動態性。房地產檔案與其它門類檔案相比，其鮮明的特點在于它的動態性。主要有兩方面的原因：一方面是房地產本身發生了變化，例如舊城改造、城市規劃、房屋拆除產權滅失等；另一方面是房屋外部條件的變化引起房地產的變化，包括房地產買賣、交換、贈與、繼承、劃撥、轉讓、分割、合并、裁決等原因致使權屬轉移變更。房地產檔案的動態性決定了必須對房地產檔案實行動態管理，以保證房地產權利現狀的一致性和現勢性。（3）區域性。法律明確規定一個行政區劃的房地產發證機關只能有一家。房地產檔案管理的基本原則是屬地管理。而每一宗房地產權屬狀況的記錄和管理都是唯一的，在一個地區中的房地產檔案處于獨占和壟斷地位，房地產檔案管理是否科學合理，將直接影響到該地區房地產市場的管理秩序和發展進程。

二、房地產檔案管理現代化的含義和優點

房地產檔案管理現代化的含義：房地產檔案管理運用現代科學技術手段和方法，達到優化的過程。隨著科學技術的發展，以計算機技術為核心的現代信息處理技術正在深入到房地產檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統手段正在發生變化，逐漸向采用現代先進技術手段過渡。隨著計算機技術應用的不斷深入，房地產檔案管理無紙化將成為可能，這就是電子檔案的面世。電子檔案有其特性：數字化的信息形態，對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性又決定了電子檔案長期保存的困難性；在整理和開發利用中的嚴重不安全性。

因此必須同時借助于新型介質和現代信息處理而形成的檔案如機讀檔案、音像檔案等，并對它們的歸檔、整理、編目、保管和利用，也須采用相應的現代化技術。

三、加強房地產檔案管理的具體措施

（1）要建立完善的檔案信息化管理系統。隨著計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等在檔案管理中越來越廣泛地加以應用，利用計算機、縮微機、掃描儀、互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，不僅方便快捷地進行檔案錄用、檢索、匯總，更能做到收集文件完整齊全、系統科學、優質精煉、及時迅速。（2）強化房地產檔案的信息化管理。具備了完善的檔案信息化管理系統以后，還要強化信息化的管理。在檔案的建立、檔案的管理、交易及審批、綜合調查、統計匯總、數據的變換、系統的維護等方面加強管理。使檔案變化與房地產的變更信息相一致，能準確、全面地反映出房產的各種相關的統計數據及信息，力爭設計出不同的版本，使信息交換得以全方位發展。要建設有關的基礎數據庫和區域網，開發有關房地產交易、記錄及有關業務方面的應用軟件，以便實現資料能存取統一，隨時查閱。（3）加強不同形式、不同種類檔案的收集工作。舊的檔案管理模式往往是文書檔案多而專門檔案、信息化檔案較少，從而導致檔案散亂，因檔案問題而導致的糾紛不斷發生。因此，要對房地產檔案內容門類不齊全、結構不合理、成份不充實，難以滿足企業的需求的問題進行加強整頓。這就要求，對現有的房地產檔案進行及時的調整和接收尤其對于各房地產企業存在的不同形式、不同類型的檔案。在收集此類檔案時，要注明這些檔案反映的時間、工程、地點。（4）檔案收集工作要實現規范化、科學化。檔案收集工作方面的歸檔原則、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等都要有詳細的說明。例如：商品房銷售明碼標價書；商品房認購書；住房公積金專項政策性貸款申請審批表；處理合同糾紛的民事調解書、判決書；房地產權證復印件；權屬人身份證復印件；歸檔的文件材料必須做到完整、準確、系統，字跡工整清晰，簽字等手續完備，便于長期保存。房產檔案，以簽訂《商品房買賣合同》時間為準，區分所屬年度；房產檔案整理的要求，與企業管理檔案整理要求基本相同；房產檔案的編號，按公司制定的《檔案分類編號方案》執行等等，從而使檔案收集工作有章可循，有法可依，并逐步走上規范化、科學化的軌道。

總之，作為一名房地產檔案管理人員，只有不斷提高認識，加強業務學習，充分利用現代化的管理手段，才能提高自身的管理水平，才能使房地產檔案管理工作更好地為城市建設服務。