淺議如何做好檔案管理工作

攀煤公司大寶頂礦袁俐

檔案是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。一個企業的檔案記載著這個企業各方面的重要歷史資料，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手材料，是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。檔案管理作為企業工作中的一項重要工作，為企業發揮著不可磨滅的作用。

科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度，是一個企業健康發展的需要，是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護企業歷史真實面貌的一項重要工作。而科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應檔案管理新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。要做好檔案管理工作，就必須立足于現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，逐步完善檔案管理工作，使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

一、當前企業檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識不強

在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，使檔案管理工作的重要性進一步淡化。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。檔案管理人員在檔案管理工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，導致檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。因此不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，使整個企業的檔案意識進一步弱化。對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。其實，檔案管理工作對企業的各項工作的開展、對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。
　　（二）檔案管理制度不健全
　　當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。各企業均應建立綜合檔案室,以便對整個企業的檔案進行統一管理,由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對企業基層部門進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些基層部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。例如借出的檔案不履行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作自己有利的證據，這樣嚴重損害了企業檔案的真實性和利用價值。
　　（三）檔案硬件投入及經費不足
　　近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的企業較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有二點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。雖有微機和檔案網絡,但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

（四）檔案專業人員業務素質不高
　　目前企業檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形勢下的企業檔案事業發展，檔案管理人員的素質影響企業檔案管理水平。

二、檔案工作存在問題的解決對策 

（1）      提高對企業檔案管理的認識

1 檔案管理人員要提高對檔案管理的認識

檔案管理人員要提高對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對自已進行《檔案法》和國家有關檔案規章制度的宣傳教育，使自已充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高檔案管理效率創造條件。

2 提高領導對檔案管理工作的重視　
一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；如果領導不重視，許多具體的工作都會困難重重。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入領導的議事日程，是時代發展的需要，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。如果只是一味的指責、埋怨領導不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。那么應如何發揮主觀能動性，去爭取領導重視檔案工作呢？具體應做到以下幾點工作：
　　1)愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。
　　2)積極宣傳，使領導增強檔案意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位里不是生產一線，可有可無，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，次數多了，自然會在領導的腦海里留下痕跡，產生作用。尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中力圖仿效。要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導和啟發領導重視檔案工作。要努力服務，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發揮其作用，從而更好地為單位的發展服務。

3) 把檔案工作列入領導工作日程

要建立一個檔案管理組織的領導體系，抓好組織建設，完善管理制度,做到“統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流” 加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到單位負責人的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和公司檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到五個統一。 

3 增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識 

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動；二是在本單位的半年、年終工作會議上，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講；三是檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性；四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。

（二）規范企業檔案管理機制,強化工作責任
建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀、借閱等各個環節工作程序要做出明確規定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規范化的軌道行進。在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。

（三）實現企業檔案管理現代化

搞好檔案的電子信息化建設，促進檔案資源的充分利用，運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新，要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率，并且借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難；管理方法手段的落后直接影響檔案的質量。只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。
1 加強現代化管理意識

檔案管理是一門專業性很強的工作，首先管理人員要加強現代化的檔案管理意識,既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

2 掌握現代化管理技能，提高綜合素質

以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能適應新時期的企業檔案管理工作。
3 利用現代化技術，整理檔案

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。

(四)加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育

1 檔案管理人員應當重視觀念更新
檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，檔案管理人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。
2 檔案管理人員應當練就過硬的業務技能
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的檔案管理人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案管理人員成為一名掌握科學先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3 檔案管理人員應當拓寬視野、豐富知識

當今社會和經濟生活處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，檔案管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，作為檔案工作主體的檔案管理人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要，檔案管理人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進檔案管理人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業務素質和工作能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班，舉辦檔案管理培訓班 ，新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，檔案信息化是檔案現代化的必經之路，要想指導檔案管理充分發揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統軟件的功能。三是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學活動。四是加大檔案工作規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。

4 檔案管理人員應當加強繼續教育

為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，特別要對檔案人員加強繼續教育。相對于正規學校教育而言，繼續教育具有更直接的目的性、現實性和和時效性。繼續教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行。堅持"學用結合、按需施教、重視實效"的方針，切實遵守學以致用的原則。第一，檔案專業知識。繼續教育能給檔案管理人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案管理人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學科知識。檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，為此，繼續教育肩負著更為重要的職責。 
檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，根據發展需要，可編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數據匯編》、等資料，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更完備的資料。 
企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案管理工作再上新臺階。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，不斷地提升一個企業的管理水平。做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現科學規范的檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。