房地產檔案 , 是房地產行政管理部門在實施房地產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等過程中，形成的具有保存價值的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理的真實記錄和重要依據。如何做好新形勢下房地產檔案的管理與服務工作，是目前一項亟待研究解決的重大課題。
一、注重檔案質量，做好房地產檔案管理的基礎工作
房地產開發，從項目的提出、設計施工到竣工銷售、交付使用，是一項由多行業、多部門密切配合的綜合性較強的經濟活動。不同的階段有著不同的內容，各項工作必須嚴格遵循先后次序要求，整個過程要經過少則幾個月、多則幾年的時間。在這個過程中，房地產檔案形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像等真實記錄，既是城市建設與管理不可缺少的重要組成部分，又是維護國家、集體、個人利益的重要依據。因此，在新的形勢下，必須切實加強房地產檔案工作的質量意識，在每一個工作環節上，認真實施質量控制。
（一）全員重視，保證檔案管理的全面、系統與準確
房地產檔案全面質量管理，要求有關人員，包括各級領導和部門工作人員要密切配合，樹立“檔案質量，人人有責”的觀念，嚴格按照有關標準，認真完成從選址立項、規劃設計、施工到竣工驗收等環節上所形成的真實記錄和歸檔材料，保證收集資料的全面、系統與準確。
（二）把房地產檔案的質量管理延伸到建設施工單位
房地產檔案是對建設工程竣工驗收、交付使用的必要管理，主要內容分為規劃文件材料、基建文件材料、施工技術文件材料、工程竣工圖紙、工程竣工測量材料、聲像及銷售經營材料等，記錄了整個工程從項目開始到交付使用的全部過程。對此，國家建設部、國家檔案局等把“合格、完整的竣工資料”定為建設工程竣工驗收的主要條件之一。
（三）推進房地產檔案工作的現代化、標準化
為適應知識信息時代的需求，應當高度重視和著力推進計算機等先進技術的廣泛應用，根據計算機技術的特點和要求，改革原有的工作方式，推進房地產檔案工作的現代化。同時要完善房地產檔案工作標準體系，有國家標準的按國家標準執行，暫時還沒有國家標準的可參照國際標準執行，認真做好房地產檔案資料的著錄、標引、數據錄入等基礎性工作，為房地產檔案信息實現資源共享，服務社會打好基礎。
二、注重隊伍素質，提升房地產檔案管理的質量和服務水平
房地產檔案隊伍的素質對房地產檔案管理質量起著關鍵的作用 , 必須在提高房地產檔案工作人員素質方面下大力氣，由單一型向復合型、應用型人才轉變 , 由單一房地產檔案管理型向市場信息、情報工作一體化的發展方向轉變。提高房地產檔案人員的綜合素質，關鍵在于不斷培養教育、不斷更新知識。
一是高效獲取和提供房地產檔案信息。全面主動地收集房地產檔案信息 ；依靠館藏檔案信息內部渠道和外部社會渠道，采取靈活多樣的方法，廣泛獲取房地產檔案信息。
二是正確處置房地產檔案信息。主要是評價房地產檔案人員對獲取信息的內容優劣，剔除冗余信息和不良信息，吸收有益信息，進行有效編置。
三是創造性開發利用檔案信息 ：(1) 緊跟市場需求，善于在變化中發展和捕捉隱性的、潛在的房地產新信息，不斷豐富和更新房地產檔案信息源 ；(2) 隨時、隨地觀察思考周圍環境和房地產市場變化，在同外部世界聯系的過程中借鑒、校正和使用房地產檔案信息 ；(3) 對已知的房地產檔案工作信息在分析綜合的基礎上，精心編研出符合市場發展規律的新信息，使房地產檔案工作在服務經濟建設中發揮出更大的作用。
四是自主學習房地產檔案的科技知識。
五是檔案業務規范。主要是遵守國家和行業的各項規章制度和行業標準，將自身的業務規范化。提高房地產檔案人員綜合素質是一項長期性工作，需要實施強有力的領導。
首先，要具備先進的思想意識，充分認識到提高房地產檔案隊伍綜合素質的重大意義，自覺掌握必需的科技信息技能，提高駕馭科技信息的本領。大力倡導房地產檔案人員學電腦、使用計算機網絡，營造濃厚的信息素養氛圍。
其次，要創造良好的軟、硬環境。應統籌規劃，為房地產檔案人員綜合素質培養提供必需的器材和場地，逐步改善房地產檔案工作的辦公自動化條件。
再次，要完善和落實規章制度。
一是網絡使用和管理制度。要引導檔案人員充分認識網絡資源的價值，明確使用規定，鼓勵他們積極運用現有網絡開展檔案工作 ；要建立崗位責任制，加強房地產檔案信息網絡的維護，保證網絡暢通安全。二是設備更新制度。要對房地產檔案工作信息設備的房地產信息化，更新換代制定一套規定，在不斷使用和學習新設備中，提高房地產檔案信息資源的開發利用和服務水平。
三、注重服務效益，充分發揮房地產檔案在現代化建設中的作用
（一）樹立以利用為中心，以效益為重點的業務指導思想
房地產檔案工作的根本目標就是面向三個文明建設，增強利用功能，優化服務質量，提高工作效益。服務質量的好壞、利用效益的優劣，是檢驗房地產檔案工作好壞的根本標準。因此，必須針對改革開放和經濟建設的新形勢對房地產檔案利用的需要，積極探索，大膽實踐，不斷提高開發利用的水平。如望月湖二期住宅工程，是由長沙市房管局下屬單位民用建筑設計院負責設計的，在與建設單位充分商討的基礎上，按照建設單位的要求為建設單位繪制出了施工圖，建設單位相當滿意。在交付基礎施工圖之前，有關建筑技術人員提議，對望月湖 1、2、4、5 號房需稍作變動。為此，規劃設計人員及時到市房地產檔案館查閱了原施工圖紙，認為方案是可行的，四幢住宅共增加建筑面積 326.5平方米，既節約了造價，又節省了土地，可使建設單位增加收入 200 多萬元。
（二）努力開辟多途徑、多渠道的服務工作
在做好房地產檔案開放的同時，及時了解生產、技術、科研和各項工作的需要，積極主動地開展跟蹤服務。長沙市房地產檔案館在做好房地房地產信息化產檔案收集、整理、歸檔的同時，積極地對房地產檔案中的各類信息加以提取、整理，使信息由零散橫向的點，轉變為系統縱向的鏈。該館編研的《名人故居》、《房地產開發概況》、《星城掠影》等反映長沙市房地產改革發展情況的編研材料，對推動長沙市房地產的建設發展發揮積極的作用。
（三）優化服務質量，提高服務效率
近幾年來，隨著房地產業的蓬勃發展，檔案的利用率越來越高，服務范圍也越來越廣，有登記發證、落實政策、房管政策、交易評估、司法仲裁、規劃建設、舊城改造、房地征稅等。房地產檔案管理工作者應當千方百計地為利用者提供優質服務，對利用方式、服務手段以及工作制度不斷改進，以適應新形勢的需要。
一是要充分利用現有館 ( 室 ) 藏的房地產檔案資源優勢開展檔案編研，參與技術咨詢、科研與設計等工作，提高房地產檔案信息開發的質量、層次和效益。
二是要研究利用工作的特點和規律，了解利用效果。要認真做好利用情況的登記，對登記進行統計分析，有利于掌握利用工作的規律，改進各項業務工作，促進房地產檔案管理水平的提高。
三是要正確處理好檔案利用與保密的關系，具體落實閱覽制度、外借制度、復印制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循。同時要加強監督措施。要做到三勤 ：一要宣傳勤，利用房地產檔案的制度與規定，與之勤交談，掌握其利用目的與動機 ；二要眼勤，勤觀察動態，皆置于自己的視線之中 ；三要手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實，要在利用者離去之前，仔細檢查被翻閱過的案卷，發現問題及時查處，并在登記簿上備注說明，對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。
（四）探索房地產檔案利用社會化、市場化的路子
廣泛了解經濟、科技領域對房地產檔案信息的需要，大力挖掘房地產檔案中的有效內容，疏通房地產檔案與用戶的聯系渠道，促使房地產科技檔案利用與技術市場接軌，促進技術成果的轉讓、應用和推廣，推動房地產檔案利用，創造更好的社會效益和經濟效益。
