基層單位檔案交接工作之我見(jiàn)

市東區(qū)檔案局 張川梅

檔案交接工作是檔案管理工作中一個(gè)重要的工作環(huán)節(jié)，交接工作的質(zhì)量高低，直接影響著檔案工作的質(zhì)量和數(shù)量，充分體現(xiàn)了檔案管理工作水平的高低，同時(shí)也是明確檔案工作法律責(zé)任的一項(xiàng)嚴(yán)肅性工作。《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。”然而在近幾年的實(shí)際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻嚴(yán)重忽視了這一工作，出現(xiàn)了許多不規(guī)范做法，嚴(yán)重地威脅著檔案的安全與完整。

一、檔案交接工作中存在的問(wèn)題

1、檔案交接意識(shí)不強(qiáng)，檔案交接存在盲點(diǎn)

在基層單位，檔案管理工作一般由檔案人員兼任。近年來(lái)，基層單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的工作變動(dòng)非常頻繁，甚至有的一年幾換，而基層單位普遍對(duì)檔案交接工作認(rèn)識(shí)不夠，意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案交接的重要性，沒(méi)有意識(shí)到做好檔案交接工作是自己應(yīng)盡的工作職責(zé)，膚淺的認(rèn)為檔案交接可有可無(wú)，交接也只是檔案室一串鑰匙的交接，經(jīng)常發(fā)生前任檔案員離職，新檔案員到職，檔案交接手續(xù)卻沒(méi)有辦妥，或根本不辦交接手續(xù)。

2、檔案交接手續(xù)不齊全，檔案管理存在漏洞

檔案具有較高的專(zhuān)業(yè)性、保密性和利用性，這決定了檔案交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作。因此在交接的時(shí)候必須嚴(yán)格按照既定的規(guī)章程序來(lái)辦理。但在實(shí)際工作中普遍存在移交手續(xù)沒(méi)有按照程序辦理的情況，該清理的未清理，該檢查的不檢查，該簽的字未簽，沒(méi)有形成任何文字交接憑據(jù)，沒(méi)有任何工作交待，忽視了檔案交接工作的基本要求，今后，如果一但發(fā)現(xiàn)檔案有丟失的情況很難確定由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，給檔案管理帶來(lái)很大漏洞。

3、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，檔案監(jiān)管不力。

一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接工作很少過(guò)問(wèn)，就連檔案監(jiān)交之時(shí)也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

4、檔案交接制度不健全，檔案工作前后脫節(jié)

由于檔案交接意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有相應(yīng)的交接制度約束或有制度但沒(méi)有按制度和程序執(zhí)行，造成檔案交接隨意性較大，更沒(méi)有前任檔案員對(duì)新檔案人員的“傳、幫、帶“，新檔案人員對(duì)檔案的法律法規(guī)、工作任務(wù)、要求、文件材料歸檔等管理規(guī)定一無(wú)所知，以致造成做檔案工作無(wú)從入手，無(wú)法開(kāi)展，有的干脆管好鑰匙，對(duì)檔案工作束之高閣，不問(wèn)不管，檔案工作前后脫節(jié)。

二、對(duì)策和措施

檔案工作是一項(xiàng)極其重要的基層基礎(chǔ)工作，是服務(wù)現(xiàn)實(shí)基層工作的根本基石。做好檔案交接工作，不僅是明確檔案工作者的責(zé)任，維護(hù)檔案完整齊全，便于安全管理及開(kāi)發(fā)利用，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案工作者的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行：

1、加強(qiáng)檔案交接的宣傳教育工作，增強(qiáng)基層單位的檔案意識(shí)。

在檔案管理工作中從事檔案管理的人員是關(guān)鍵，這就需要大力加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)和有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過(guò)程中，除重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)，培養(yǎng)檔案管理干部隊(duì)伍的創(chuàng)新意識(shí)和敬業(yè)精神的同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員檔案交接的思想政治素質(zhì)提高的培訓(xùn)。同時(shí)，通過(guò)辦培訓(xùn)班、辦專(zhuān)欄、新聞媒體等多種形式加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳，讓基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)檔案交接的重要性有深刻認(rèn)識(shí)。使檔案管理人員端正態(tài)度、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理。

2、建章立制，規(guī)范管理，把檔案交接納入日常工作。

檔案交接工作應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理檔案工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)糾正和防止不規(guī)范的檔案交接行為，并納入檔案工作考核內(nèi)容。

3、認(rèn)真做好移交準(zhǔn)備，確保檔案交接有備無(wú)患。

檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。
　　對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)，在正式移交之前主要做好六項(xiàng)工作：

(1)對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；

（2）對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問(wèn)明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；

(3)對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；

(4)按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；

(5)撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明；

(6)清理檔案業(yè)務(wù)書(shū)籍及檔案整理工具。

對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好3項(xiàng)工作：

(1)了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；

(2)向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；

(3)必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。

只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

4|、認(rèn)真做好檔案交接監(jiān)管工作，嚴(yán)格檔案交接責(zé)任。

檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是具體負(fù)責(zé)檔案工作的人員的交接，都必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門(mén)派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名、職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

5、認(rèn)真做好檔案交接工作中的“傳、幫、帶”，確保檔案工作持續(xù)開(kāi)展

在檔案交接工作中，不但要做好“硬件”的交接工作，即檔案實(shí)體的交接工作，還應(yīng)做好檔案“軟件”的交接工作，即檔案日常管理和檔案的基本業(yè)務(wù)操作。由于目前基層單位普遍存在檔案工作人員更換特別頻繁的現(xiàn)狀，全靠檔案行政管理部門(mén)個(gè)別培訓(xùn)指導(dǎo)難以實(shí)現(xiàn)，所以需要前任檔案工作人員在離崗前對(duì)接收此項(xiàng)工作的新檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作的“傳、幫、帶”，將檔案法律法規(guī)、工作任務(wù)、要求、文件材料歸檔、軟件的使用等管理規(guī)定和方法傳授給新檔案人員，幫助新檔案人員了解熟悉檔案工作，帶領(lǐng)新檔案人員能順利開(kāi)展檔案工作。使檔案工作不發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象，確保檔案工作的健康連續(xù)性。