1強化收集是企業基層單位檔案工作的基礎
在檔案管理工作中,檔案收集是檔案工作的基礎和起點,也是擴大檔案存貯規模、豐富館藏的重要手段。檔案收集工作的質量直接影響著其他環節的工作質量,如果收集不準確,就可能產生利用的“負效益”,不完整、不系統就會影響利用的有效性,就會給以后的保管、鑒定、統計和利用等工作造成困難。檔案收集工作要求數量充分、質量優化、門類齊全、結構合理,所以,檔案管理人員必須調查研究掌握本單位文件的形成規律和特點,切實提出接收檔案的內容和質量要求,把好檔案收集的質量關,做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔的監督、指導工作。同時要從源頭抓起,將文件材料的形成、積累和歸檔要求納入基層單位各部門的工作職責和有關人員的崗位職責,將企業各項工作形成的具有保存價值的文件材料,特別是反映企業發展、資產運作和與員工有關的文件材料列入歸檔范圍,確保企業不同種類、不同載體的文件材料應歸盡歸、應收盡收。
2提高企業基層單位檔案人員的素質是做好檔工作的保障
檔案人員需要定期參加檔案系統的知識更新學習與繼續教育培訓,通過學習掌握檔案及其管理工作的基本理念,熟悉工作的原理、特點、工作原則和工作要求;掌握各門類檔案管理的基本方法和技能;掌握相關的防治技術及對破損檔案的修復技術。只有檔案人員具備了扎實的知識功底和專業技能,才能游刃有余地開展好專業技術檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索,從而完成利用、統計、保護、修復、除塵、防蟲等管理工作。
3依法規范管理是做好基層單位檔案工作的保證
檔案管理是科學管理,必須依靠制度來規范,要把檔案工作的制度、規范和標準體系建設作為企業基層單位檔案管理的重要內容,通過制度建設和監督實施達到檔案管理規范化的要求。首先,按照國家有關檔案的法律、法規和規章以及企業檔案管理的有關規定和要求,結合企業特點,制定和完善檔案管理的工作制度,提出并不斷探索檔案的管理辦法,明確檔案的管理范圍、管理原則和管理方法,使基層單位的檔案管理工作做到有章可循。同時應進一步完善崗位工作標準,對檔案工作人員的主要工作職責與權限、工作內容、工作要求和評價基準作出規定,使基層單位的檔案工作進一步制度化、程序化和規范化。還有,要認真貫徹落實《企業檔案工作規范》和《四川省檔案工作規范化管理辦法》,以規范化管理為抓手,從檔案工作的組織體系、制度建設、基礎業務、設施設備等方面對照檢查,查漏補缺、完善措施、改善硬件條件,推動企業檔案工作規范化管理不斷上新臺階。
4加大檔案的開發力度是做好基層檔案工作的價值體現
企業的檔案既要保管好,也要利用好。企業檔案部門要緊緊圍繞企業的全局工作,把開發利用檔案的信息資源、助推企業科學發展作為企業檔案工作的出發點和落腳點,促進企業檔案資源從科學技術和管理升華為企業核心價值與凝聚成企業先進文化,善于多角度、深層次地開發和集成檔案,通過資源整合,為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。要把檔案服務做到企業領導、管理人員、技術人員和生產者的身邊,把檔案服務滲透到企業的各個職能部門、業務環節之中,使企業檔案真正成為企業的知識庫、智囊庫和文化庫。同時,還要做好檔案利用中的監督工作。檔案利用的監督工作是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,只有有效地發現并制止檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,才能做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全,維護企業的自身利益。
5結語
檔案工作是企業生產經營、規范管理和持續發展的重要基礎性工作,企業檔案工作現在已不僅限于對檔案自身的管理,而是要立足于通過加強檔案管理來提升企業的整體管理水平。所以,必須加強基層單位檔案工作的科學管理,確保檔案收集齊全、整理規范、保管安全,提高利用率,從而使檔案信息能更好地為企業的生產管理、設備維護和技術改造服務。
作者:喬雷