對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)施規(guī)范化信息化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

攀煤集團(tuán)公司 王軍莉

企業(yè)檔案是企業(yè)高效管理的基礎(chǔ)和重要的無形資產(chǎn)，也是國家檔案的重要組成部分。檔案是整個(gè)企業(yè)的重量組成部分，建立健全企業(yè)檔案，開展企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理，是適應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢的必然要求，也是企業(yè)發(fā)展壯大的客觀需要。為建立健全企業(yè)檔案工作，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，現(xiàn)就企業(yè)檔案工作規(guī)范化、信息化管理談?wù)勅缦聨c(diǎn)認(rèn)識(shí)：

一、企業(yè)檔案應(yīng)堅(jiān)持的基本原則

企業(yè)各部門形成的檔案遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整性，檔案信息利用的最優(yōu)化；檔案的整理要遵循適用性原則，針對(duì)不同類型的檔案，分別區(qū)分類別，確保整理的規(guī)范化有序；電子文件必須要遵循備份制原則，與紙質(zhì)文件建立相應(yīng)的有機(jī)聯(lián)系，確保動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確和安全；檔案借閱要堅(jiān)持原則，堅(jiān)持誰借誰負(fù)責(zé)保管和歸還的原則，借閱時(shí)必須要有領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可借閱。

二、企業(yè)檔案工作規(guī)范化、信息化管理的要求

（1）加強(qiáng)企業(yè)檔案的收集，著力在提高檔案管理的規(guī)范化上下功夫，要嚴(yán)格按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，對(duì)企業(yè)檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等健全制度，結(jié)合企業(yè)自身的管理狀況，認(rèn)真遵循執(zhí)行。要正確界定各類文件材料的歸檔范圍，全面收集企業(yè)工作中形成的各種門類和載體的文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、安全耐久。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的規(guī)范化整理與編目，使企業(yè)檔案管理科學(xué)，利用便捷。

（2）積極推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌安排、同步實(shí)施；把電子文件的管理納入業(yè)務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容，電子文件要實(shí)行脫機(jī)備份，要與紙質(zhì)文件建立相應(yīng)的有機(jī)聯(lián)系，確保電子文件數(shù)據(jù)的齊全完整和信息安全；還要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案動(dòng)態(tài)電子信息的管理，確保動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確和安全；同時(shí)，加快企業(yè)檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)整合和有效利用。

（3）做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作。積極開展企業(yè)檔案信息資源的編研工作、編寫大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、科技成果簡介等，使企業(yè)檔案更好為企業(yè)服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展提供準(zhǔn)確的信息。

（4）建立健全檔案工作，開展企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理，對(duì)企業(yè)提升整體管理水平，維護(hù)企業(yè)和職工合法權(quán)益，規(guī)避市場風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。企業(yè)經(jīng)營者要站在全局和對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的重要性，切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，牢固樹立檔案意識(shí)，完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，努力做好企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案人員的知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求從事檔案工作的人員，必須有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)技能，還要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。隨著當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識(shí)過于老化單一，面對(duì)新情況，新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應(yīng)新形勢，把學(xué)習(xí)作為工作生活中的第一需要，做到努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，不僅要熟悉本職工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且適應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，多研究，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型的轉(zhuǎn)變。

總之，檔案管理工作是一項(xiàng)長期而又艱苦的工作，檔案是企業(yè)的重要組成部分，也是企業(yè)不可缺少的部分，企業(yè)檔案實(shí)施規(guī)范化、信息化管理，企業(yè)才會(huì)朝著更快更高的目標(biāo)邁進(jìn)！